Der Standardrat lautet, den Dienstplan zwei Wochen im Voraus zu veröffentlichen. Das ist ein guter Rat und nahezu nutzlos, denn wer ihn am nötigsten hat, sieht nicht zwei Wochen weit und weiß das.

Nehmen wir die Einschränkung also ernst und kommen wir zu etwas Brauchbarerem.

Warum die Vorlaufzeit so viel Aufmerksamkeit verdient

Daniel Schneider und Kristen Harknett haben ein Panel von Beschäftigten im Stundenlohn aus Handel und Gastronomie verfolgt und festgestellt, dass kurze Vorlaufzeiten und Abrufschichten die Fluktuation stark und robust vorhersagen - und dass die Wirkung über den Konflikt zwischen Arbeit und Privatleben und über Unzufriedenheit läuft. Das ist also nichts Rätselhaftes: Menschen verlassen Stellen, die es unmöglich machen, den Rest ihres Lebens zu organisieren.

Betriebswirtschaftlich zählt das, weil Ersatz einen erheblichen Teil eines Jahresgehalts kostet, sobald man Suche, Einarbeitung, die bezahlte Vertretung während der Vakanz und die Leistung einer noch lernenden Person zusammenrechnet.

Und anders als fast jeder andere Bindungshebel kostet Vorlauf kein Geld. Es gibt keine Budgetzeile. Es ist Disziplin und keine Ausgabe, und genau deshalb sieht man ihn sich zuerst an.

Der Kniff: früh ein Gerüst veröffentlichen, die Ränder flexibel halten

Der Grund, warum nicht früh veröffentlicht wird, ist, dass man den ganzen Plan veröffentlichen will - jeden Namen in jedem Feld - und ein Teil davon wirklich noch nicht bekannt ist.

Ein Dienstplan ist aber nicht gleichmäßig unsicher. Teilen Sie ihn:

Was Sie vier Wochen vorher schon wissen

  • Die Grundbesetzung, die unabhängig von der Nachfrage existiert: die Pflegefachkraft in jeder Schicht, jemand an der Rezeption, wer aufschließt
  • Feste persönliche Muster: die Person, die nie montags arbeitet, die zwei, die sich eine Stelle teilen
  • Genehmigter Urlaub, Schulungstage, bereits vereinbarte Termine
  • Vertragliche Mindeststunden bei fester Stundenzahl

Was Sie wirklich nicht wissen können

  • Die Aufstockung über die Grundbesetzung hinaus, die von der Nachfrage abhängt
  • Die Vertretung für einen Ausfall, der noch nicht passiert ist

In den meisten Betrieben sind das erste 60 bis 80 % der Stunden. Und es ist der Teil, der für das Leben der Menschen am meisten zählt, denn die Fragen, die sie beantwortet brauchen, lauten „arbeite ich am nächsten Samstag" und „welche Tage habe ich frei", nicht „geht meine Schicht von 11 bis 19 oder von 12 bis 20 Uhr".

Veröffentlichen Sie ihn also. Sagen Sie klar, dass der Rest später ergänzt wird, und bis wann.

Was „Vorlauf" für die Person bedeutet, die ihn bekommt

Hier lohnt Genauigkeit, denn an dieser Stelle versickern gute Absichten.

Die Form zu kennen ist fast so viel wert wie das Detail. Vier Wochen vorher zu wissen, dass man in dieser Woche Frühdienst hat, donnerstags und sonntags frei ist und wahrscheinlich um acht anfängt, erlaubt einen Zahnarzttermin, die Kinderbetreuung und eine Zusage. Die genaue Minute später zu erfahren ist deutlich weniger dramatisch.

Ein Vorlauf, den Sie zurücknehmen, ist weniger wert als gar keiner. Ein früh veröffentlichter und dann mehrfach geänderter Plan bringt Menschen bei, ihm nicht zu trauen, und Sie haben den Aufwand für nichts gehabt. Wenn Sie ihn nicht halten können, veröffentlichen Sie weniger davon, statt ihn „vorläufig" zu veröffentlichen.

Gemessen wird die kurzfristige Änderung, nicht der Durchschnitt. Eine Schicht, die mit einem Tag Vorlauf verschoben wird, richtet im Monat einer Person mehr an als ein Plan, der eine Woche zu spät kam.

Wie es in den Branchen aussieht

Pflege und Gesundheit - die Grundbesetzung ist ungewöhnlich hoch, weil die notwendige Besetzung von Bewohnerinnen und Pflegegraden abhängt und nicht von stündlich schwankender Nachfrage. Pflegepläne ließen sich oft einen Monat im Voraus veröffentlichen und werden es häufig nicht, meist aus Gewohnheit. Die Unsicherheit sind hier Ausfälle und Vakanzen, nicht die Nachfrage.

Logistik und Lager - eine stabile Grundlast mit einer Spitze darüber. Die Grundlast kann Wochen vorher raus. Die Spitze braucht einen anderen Mechanismus, und so zu tun, als gehöre sie in denselben Plan, ist der Grund, warum das Ganze zu spät kommt.

Einzelhandel - tatsächlich schwerer, weil Aktionen und Anlieferungen sich verschieben. Aber sehen Sie sich an, woher die Unruhe kommt: Ein großer Teil dieser Bewegung ist intern, und der Redaktionsschluss, der frühes Veröffentlichen erlaubt, ist derselbe, der das Hin und Her beendet.

Reinigung - der Objektplan ist der planbarste Dienstplan dieser Liste. Was sich bewegt, sind Fahrten, Vertretungen und Zugänge. Veröffentlichen Sie die Zuteilung früh und behandeln Sie die Änderungen getrennt.

Gastronomie und Hotellerie - die Grundlast ist berechenbarer, als sie sich anfühlt. Jemand muss öffnen, jemand muss schließen, Frühstück ist jeden Tag. Unsicher ist die Aufstockung über die Wochenendspitze, und die ist eine Minderheit der Stunden.

Eine Faustregel

Wählen Sie einen Horizont, den Sie wirklich halten können, und veröffentlichen Sie in diesem Horizont den zugesagten Teil, jede Woche, ausnahmslos. Ergänzen Sie den flexiblen Teil, sobald er feststeht.

Vier Wochen eines Plans, den Sie einhalten, sind mehr wert als zwei Wochen eines Plans, den Sie umschreiben. Die Zahl, die alle nennen, ist zwei Wochen; was Menschen wirklich brauchen, ist, dass das, was Sie ihnen gesagt haben, noch gilt.