Es gibt eine Frage, die über einen schwierigen Dienstplan mehr erklärt als jede andere, und sie ordentlich zu beantworten dauert etwa eine Stunde.

Für jede Sache, die in jeder Schicht zutreffen muss: Wie viele Menschen können sie zutreffend machen?

Nicht, wie viele im Dienst sind. Wie viele es sein könnten.

Die Dinge, die zutreffen müssen

Jeder Betrieb hat sie, und sie stehen selten an einer Stelle:

  • Eine Pflegefachkraft im Dienst
  • Eine Ersthelferin im Haus
  • Eine schlüsselberechtigte Person zum Öffnen und Abschließen
  • Jemand, der die Nachtabrechnung fahren kann
  • Eine benannte Person für Gefahrstoffe
  • Ein gültiger Staplerschein in der Schicht
  • Eine Verantwortliche für Lebensmittelsicherheit
  • Die Person, auf deren Namen die Konzession läuft
  • Jemand, der eine Erstattung, eine Entlassung, eine Freigabe genehmigen darf

Jede davon ist eine Fähigkeit und keine Person, und der Dienstplan ist in Wahrheit ein Rätsel über Fähigkeiten, das zufällig in Namen ausgedrückt wird.

Die Tiefe zählen

Schreiben Sie zu jeder Fähigkeit zwei Zahlen auf.

Wie viele Menschen sie heute haben. Geschult, zertifiziert, gültig und tatsächlich hier beschäftigt.

Wie viele für eine bestimmte Schicht realistisch verfügbar sind. Ziehen Sie die ab, die nur tagsüber arbeiten, die in Langzeiterkrankung, die bereits gekündigt hat.

Diese zweite Zahl ist Ihre Abdeckungstiefe, und sie ist meist kleiner, als irgendjemand erwartet.

Tiefe eins ist kein Dienstplan. Es ist die Abhängigkeit davon, dass eine einzelne Person nie krank wird, nie Urlaub nimmt und nie kündigt. Es heißt, dass Sie einen Urlaubsantrag nicht ehrlich genehmigen können, und alle Beteiligten wissen das.

Tiefe zwei fühlt sich sicher an und ist es nicht. Zwei Personen, die eine erforderliche Fähigkeit über sieben Tage abdecken, tragen jede mehr davon, als der Plan zugibt; sie können nicht beide frei haben, und eine einzige Kündigung wirft Sie auf eins zurück - meist in derselben Woche, in der Sie davon erfahren.

Tiefe drei ist ungefähr der Punkt, an dem eine Fähigkeit aufhört, den Plan zu bestimmen, und anfängt, in ihn hineinzupassen. Das ist die Zahl, die für alles anzustreben ist, was in jeder einzelnen Schicht gebraucht wird.

Prüfen Sie die Verteilung, nicht nur die Summe

Sechs geschulte Personen bedeuten nichts, wenn fünf davon montags bis freitags arbeiten.

Legen Sie die Fähigkeit über das Schichtmuster - Früh, Spät, Nacht, Wochenende - und suchen Sie das Feld mit einer Eins. Die Sonntagnacht mit einer einzigen qualifizierten Person ist die Stelle, an der Ihr Plan tatsächlich bricht, und eine Überschrift wie „wir haben reichlich Ersthelfer" verdeckt das vollständig.

Zertifikate laufen ab, und ein Ablauf ist eine Abdeckungsklippe

Das ist die vollständig vermeidbare Variante des Problems, die die Leute trotzdem erwischt.

Ein Schein, ein Zertifikat oder eine Pflichtschulung hat ein Datum. An diesem Tag sinkt Ihre Tiefe um eins, und zwar lautlos, sofern niemand es verfolgt. Weil Zertifikate oft in Chargen erworben werden - drei Personen gemeinsam geschult, als der Standort eröffnete -, laufen sie auch in Chargen ab, und aus einer beherrschbaren Verlängerung wird ein Abdeckungsnotfall.

Zwei Dinge lösen das: eine Liste jedes erforderlichen Nachweises mit Ablaufdatum und Person, und die Gewohnheit, Verlängerungen bewusst zu staffeln, damit sie aufhören sich zu häufen.

Der Ausfallpunkt, den niemand zertifiziert hat

Der schwierigste steht auf keiner Liste, weil er Wissen ist und keine Qualifikation.

Die Person, die den Kniff für die Maschine kennt, die klemmt. Die weiß, welche Bewohnerin von Fremden keine Medikamente nimmt. Die die Handynummer des Alarmtechnikers hat, oder weiß, welcher Stammgast den Tisch am Fenster bekommt, oder warum die Dienstagslieferung immer zu knapp ist.

Dieses Wissen ist echte Fähigkeit und für jede Qualifikationsmatrix unsichtbar. Die Prüfung dafür ist einfach: Was passiert mit dieser Schicht, wenn diese Person nicht kommt? Lautet die Antwort „sie wird merklich schlechter, und zwar so, dass wir es einer Aushilfe nicht erklären können", haben Sie einen gefunden.

Die Lösung ist dieselbe wie bei den zertifizierten - in einen zweiten Kopf bringen -, aber sie muss bewusst geschehen, denn niemand plant die Übergabe von etwas, von dem er nicht weiß, dass er es als Einziger hat.

Was das kostet und was es bringt

Polyvalenz kostet ein paar Schichten Mitlaufen und etwas Papier. Das ist die ganze Rechnung.

Was sie bringt:

  • Urlaubsanträge, die Sie ohne Verhandlung genehmigen können
  • Ausfälle, die Sie von innen decken statt kurzfristig über eine Zeitarbeitsfirma
  • Einen Plan, der sich an die Nachfragekurve anpassen kann statt daran, wer zufällig qualifiziert ist
  • Eine Kündigung, die eine Vakanz ist und keine Krise

Und bei der Kündigung zeigt sich der Ertrag wirklich. In einem Betrieb mit Tiefe eins bei drei Fähigkeiten ist der Verlust der falschen Person ein echter Notfall. Bei Tiefe drei ist es eine Aufgabe für die Personalgewinnung.

Die Varianten je Branche

Pflege und Gesundheit - am stärksten eingeschränkt, weil die notwendige Besetzung reguliert und nicht verhandelbar ist. Die Tiefe bei den Fachkraftrollen bestimmt mehr als alles andere, ob ein Haus seinen Dienstplan selbst schreibt oder ob eine Zeitarbeitsfirma ihn schreibt.

Logistik - Scheine und Gerätefreigaben, konzentriert auf bestimmte Schichten. Der klassische Fehlfall ist eine Nachtschicht mit einer einzigen berechtigten Person für eine Maschine, von der die ganze Schicht abhängt.

Einzelhandel und Hotellerie - Schlüsselberechtigung, Kassenvollmacht, Öffnen und Schließen. Unspektakuläre Fähigkeiten, die still bestimmen, wer frei haben kann, und die häufig genau die Menschen haben, denen Sie am liebsten ein Wochenende geben würden.

Reinigung - objektbezogene Zugänge und Einweisungen, die sich wie ein Zertifikat verhalten: Die Vertretung, die Sie schicken, muss jemand sein, den das Objekt tatsächlich hereinlässt.

Fangen Sie mit einer Zahl an

Wenn Sie sonst nichts tun: Listen Sie die Fähigkeiten auf, die in jeder Schicht anwesend sein müssen, und schreiben Sie die Zahl der verfügbaren Personen daneben.

Jede Zeile mit einer Eins ist Ihr nächstes Problem, und Sie wissen jetzt davon, bevor es eintritt, statt um sechs Uhr an einem Sonntagmorgen.