Zeitarbeit ist kein Scheitern. Jemand meldet sich um sechs Uhr krank, die Schicht muss laufen, und ein Anruf löst es. Dafür ist sie da.

Das Problem beginnt, wenn die Ausnahme zur Methode wird, und der Grund, warum das schleichend passiert, ist, dass nur ein Teil der Kosten auf der Rechnung steht.

Was nicht auf der Rechnung steht

Einweisung, in jeder Schicht. Jemand, der den Betrieb kennt, muss der Aushilfe zeigen, wo was ist, wie das System läuft, wie der Ablauf ist. Das ist Zeit Ihrer Stammbelegschaft, jedes Mal, und sie geht aus genau der Schicht ab, die Sie decken wollten.

Die Lernkurve, die nie zu Ende geht. Wer regelmäßig da ist, braucht zwei Wochen, um wirklich schnell zu werden. Wer einmal kommt, startet unten auf dieser Kurve und geht, bevor er sie erklimmt. Kommt er wieder, fängt er ein gutes Stück weiter unten neu an.

Anleitung. Mehr Kontrolle, mehr Fragen, mehr Aufmerksamkeit der Schichtleitung für eine Person.

Verlorene Kontinuität. In der Pflege ist das ein Qualitätsmaßstab und keine weiche Kostenposition - dass Bewohnerinnen für die Körperpflege ein fremdes Gesicht sehen, ist eine schlechtere Erfahrung und eine schlechtere pflegerische Übergabe. Im Lager zeigt es sich als Fehler. Im Hotel zeigt es sich in den kleinen Dingen, die niemand aufgeschrieben hat.

Was Ihre Stammbelegschaft daraus schließt. Sie wird erfahren, wie hoch der Satz der Zeitarbeit ist. Wenn jemand neben ihr in derselben Schicht sichtbar mehr bekommt, ist die Wirkung auf die Menschen, die Sie halten wollen, nicht neutral - und sie wird nicht dadurch behoben, dass man bittet, nicht darüber zu sprechen.

Rechnet man das mit, kostet Zeitarbeit meist deutlich mehr, als der Unterschied im Satz vermuten lässt - und die Lücke ist genau dort am größten, wo Sie sie am meisten nutzen: in unbekannten Schichten mit kurzem Vorlauf.

Zeitarbeitskosten sind ein nachlaufender Indikator für die Qualität des Dienstplans

Das ist die nützlichere Sicht. Jede Buchung existiert, weil eine Lücke existierte. Zu steuern ist also nicht der Aufwand, sondern die Lücken.

Halten Sie zu jeder Buchung den Grund fest, in Kategorien, die an verschiedene Stellen führen:

  • Vakanz - ein Problem der Personalgewinnung
  • Krankheit - ein Problem von Ausfall und Abdeckung
  • Genehmigter Urlaub - ein Planungsproblem, und das ärgerlichste, weil Sie es seit Monaten wussten
  • Nachfragespitze - ein Prognoseproblem
  • Fehlende Qualifikation - ein Problem der Abdeckungstiefe: Sie hatten Köpfe, aber nicht die Fähigkeit

Vier Wochen davon verwandeln eine einzelne alarmierende Zahl in vier verschiedene Probleme mit vier verschiedenen Zuständigen. In den meisten Betrieben dominiert eine Kategorie, und es ist selten die vermutete. Besonders urlaubsbedingte Buchungen sind häufig und vollständig vermeidbar - diese Lücke war im Plan sichtbar, bevor der Urlaub überhaupt genehmigt wurde.

Die strukturelle Falle

Ab einem bestimmten Punkt hört Zeitarbeit auf, eine Antwort auf Lücken zu sein, und beginnt, welche zu erzeugen.

Wo ein großer Anteil der Stunden von außen kommt, sinkt die Kontinuität, die Stammbelegschaft trägt mehr Einweisung und Anleitung, und die Arbeit wird schlechter - was die Fluktuation antreibt, die die Vakanzen erzeugt, die die Zeitarbeit nötig machen. Es erschwert außerdem die Gewinnung von Festangestellten ganz direkt: Wenn der Satz der Zeitarbeit höher ist und die Schichten wählbar sind, muss das Argument für einen festen Vertrag mit etwas anderem als Geld geführt werden.

Die Schwelle, ab der das beißt, liegt niedriger als erwartet, und sie wird lange gespürt, bevor sie in einem Budget auftaucht.

Die unterschätzte Zwischenlösung

Zwischen „fester Vertrag" und „Zeitarbeit" liegt eine eigene Aushilfsbelegschaft - Ihr Pool aus geringfügig oder flexibel Beschäftigten, die Ihre Standorte kennen, bereits eingewiesen sind und keine Vermittlungsmarge tragen.

Es ist die billigste Abdeckung, die Sie kaufen können, und die meisten Betriebe führen sie schlecht oder gar nicht. Was sie funktionieren lässt:

Eine echte Einweisung, einmal. Es ist Ihr Personal. Schulen Sie es richtig, und es ist ab der ersten Schicht nützlich statt ab der dritten.

Fairer Zugang zu Schichten. Freie Schichten werden dem gesamten infrage kommenden Pool auf einmal angeboten und nicht in einer Reihenfolge herumtelefoniert, die die Leute bemerken und übelnehmen. Diese eine Änderung tut für die Verlässlichkeit eines Pools mehr als jede andere.

Eine klare Erwartung in beide Richtungen. Was Sie anbieten, was sie annehmen, wie viel Vorlauf jede Seite gibt. Unklarheit hier ist der Grund, warum solche Pools zu einer Liste von Nummern verkommen, die niemand abhebt.

Halten Sie sie aktuell. Bei Aushilfen laufen Nachweise ab und die Vertrautheit geht verloren. Ein Pool, den Sie vier Monate lang nicht eingeplant haben, ist keine Abdeckung, sondern eine Liste.

Menschen im Ruhestand und Rückkehrerinnen sind die besten Mitglieder, die Sie finden werden - sie kennen den Betrieb, sie kennen die Arbeit, und sie wollen oft genau die Stunden, von denen Sie zu wenige haben.

Womit Sie anfangen

Nehmen Sie den Zeitarbeitsaufwand des letzten Quartals und teilen Sie ihn nach Gründen auf. Nehmen Sie dann die größte Kategorie und fragen Sie, was es gekostet hätte, sie zu vermeiden - eine Schicht aus dem eigenen Pool, eine zusätzlich geschulte Person, drei Wochen Vorlauf im Dienstplan.

In den meisten Betrieben ist dieser Vergleich nicht knapp, und es ist das erste Mal, dass jemand die beiden Zahlen nebeneinandergelegt hat.