Zwei Wochen im August. Die Zeit um Weihnachten. Die Ferienwoche im Februar. Was auch immer bei Ihnen die Hauptzeit ist: Die Anträge kommen gemeinsam, und in einem Betrieb, der nicht schließen kann, werden Sie jemandem absagen.

Unangenehm ist, dass die meisten Häuser dafür keine Methode haben. Sie haben ein Postfach nach Eingangsreihenfolge, was durchaus eine Methode ist - nur hat sie niemand gewählt, und sie bevorzugt systematisch die Organisierten, die Selbstbewussten und diejenigen, deren Partnerin den Urlaub schon im Januar geklärt hat.

Die Grenze ist nicht die Kopfzahl

Der Reflex ist eine Obergrenze: nicht mehr als drei Personen pro Woche und Abteilung.

Das ist besser als nichts und meist falsch, denn es zählt Körper, und der Dienstplan braucht Fähigkeiten. Drei Abwesende sind unproblematisch, außer zwei davon sind Ihre einzigen Schlüsselberechtigten, oder Ihre einzige Pflegefachkraft für diese Schicht, oder die einzigen beiden Staplerscheine in der Nacht.

Die Obergrenze muss sich also aus der Abdeckung ergeben und nicht aus einem Prozentsatz:

  • Welche Funktionen in jeder Schicht anwesend sein müssen, egal was ist
  • Wie viele Menschen jede dieser Funktionen heute ausüben können
  • Was davon Woche für Woche wirklich gewährbar bleibt

Machen Sie das einmal, und die Zahl ergibt sich von selbst. Zuverlässig sagt sie Ihnen dabei auch etwas, das Sie nicht wissen wollten, nämlich wie dünn Ihre Abdeckung ist - ein eigenes und wichtigeres Problem.

Wählen Sie eine Methode, und sagen Sie welche

Jede Methode ist in irgendeine Richtung ungerecht. Es geht darum, die Ungerechtigkeit bewusst zu wählen und zu veröffentlichen, denn eine unausgesprochene Regel wird als Bevorzugung erlebt, ob sie eine ist oder nicht.

Wer zuerst kommt. Einfach, transparent, wirkt abstrakt fair. In der Praxis belohnt es, wer am frühesten bucht, und das hängt mit Selbstsicherheit, Betriebszugehörigkeit und damit zusammen, sich nicht mit dem Arbeitgeber der Partnerin abstimmen zu müssen. Außerdem erzeugt es einen Ansturm in dem Moment, in dem das Fenster öffnet.

Rotation. Wer letztes Jahr leer ausging, hat dieses Jahr Vorrang. Über ein Arbeitsleben am fairsten und die einzige Methode, die das Gespräch „du hattest doch letztes Jahr Weihnachten frei" unbeschadet übersteht. Sie verlangt, dass Sie das Ergebnis festgehalten haben, und das ist der Grund, warum die meisten sie nicht nutzen.

Betriebszugehörigkeit. Vorhersehbar und einfach zu verwalten. Demotivierend für Neue, und in einer Branche mit hoher Fluktuation bedeutet es, dass Ihre jüngsten Beschäftigten - die mit der höchsten Abgangswahrscheinlichkeit - am schlechtesten wegkommen.

Losverfahren. Alle reichen bis zu einer Frist ein, strittige Wochen werden gelost. Wirkt willkürlich und ist wirklich unparteiisch, und es beseitigt den Ansturm vollständig. Funktioniert besser als erwartet, wenn man die Rotation als Entscheidungsregel dazunimmt.

Die Hauptzeit teilen. Niemand bekommt die ganzen zwei Wochen; alle bekommen eine davon. Unbeliebt zu verkünden und oft die einzig ehrliche Antwort, wenn die Nachfrage hoch und die Abdeckung dünn ist.

Die meisten brauchbaren Verfahren sind eine Kombination: ein Fenster mit Frist, eine aus der Abdeckung abgeleitete Obergrenze und Rotation als Entscheidungsregel.

Die Mechanik, die es funktionieren lässt

Öffnen Sie ein Fenster und entscheiden Sie alles auf einmal. Diese eine Änderung nimmt den größten Teil des Grolls weg. Anträge werden bis zu einer Frist gesammelt und dann gemeinsam gegen die Obergrenze entschieden. Niemand wird dafür bestraft, gearbeitet zu haben, als die E-Mail kam.

Veröffentlichen Sie die Regeln, bevor das Fenster öffnet, einschließlich Obergrenze, Entscheidungsregel und dem Datum, bis zu dem Sie antworten.

Antworten Sie allen am selben Tag. Genehmigungen nach und nach herauszugeben heißt, dass die Abgelehnten es zuletzt erfahren, und zwar durch Rückschluss.

Halten Sie das Ergebnis fest, nicht nur den Urlaub. Wer gefragt hat, wem abgesagt wurde, und für welche Woche. Ohne das ist Rotation im nächsten Jahr unmöglich, und Sie verhandeln den letzten Sommer aus dem Gedächtnis neu.

Entscheiden Sie den Übertrag gleich mit. Wenn Menschen in der Hauptzeit keinen Urlaub nehmen können, nehmen sie ihn später - und wenn Ihre Regeln das erschweren, bekommen Sie den Dezember-Ansturm, in dem das halbe Team noch eine Woche offen hat und der Plan sie nicht aufnehmen kann.

Wie es in den Branchen aussieht

Hotellerie und Logistik haben die härteste Variante, weil die Nachfrage genau dann Spitzen hat, wenn das Personal am liebsten frei hätte. Hier zählt es am meisten, die Hauptzeit zu teilen und früh deutlich zu sein, und hier hilft Saison- oder Aushilfspersonal wirklich.

Pflege und Gesundheit hat keine Spitze dieser Art, kann aber in keiner einzigen Schicht unter die notwendige Besetzung fallen, die Grenze ist also hart statt saisonal. Rotation passt hier besonders gut, weil die Teams stabil genug sind, damit sie als fair empfunden wird.

Einzelhandel hat die Spitze zu Weihnachten, und die kollidiert in vielen Verträgen mit dem Ende des Urlaubsjahres. Es lohnt zu prüfen, ob Ihr Urlaubsjahr Ihnen hilft oder das Problem erzeugt.

Auf wen Sie achten sollten

Auf die Person, die nie Urlaub in der Hauptzeit beantragt. Das wirkt wie Flexibilität und ist meist eines von drei Dingen: jemand, der aufgehört hat zu fragen, jemand, der sich nichts leisten kann, oder jemand, dessen Abwesenheit sichtbar machen würde, dass niemand sonst diese Arbeit kann.

Alle drei sind ein Gespräch wert, und das dritte ist ein Risiko, das Sie aktiv steuern sollten, statt sich still darauf zu verlassen.