Il existe une question qui explique un planning en difficulté mieux que toute autre, et y répondre correctement prend environ une heure.

Pour chaque chose qui doit être vraie sur chaque poste, combien de personnes peuvent la rendre vraie ?

Non pas combien sont en poste. Combien pourraient l'être.

Les choses qui doivent être vraies

Chaque exploitation en a, et elles sont rarement écrites au même endroit :

  • Une infirmière en service
  • Un secouriste sur le site
  • Un porteur de clés pour ouvrir et fermer
  • Quelqu'un capable de faire la clôture de nuit
  • Une personne désignée pour les produits chimiques
  • Un caces en cours de validité sur le poste
  • Un responsable de la sécurité alimentaire
  • La personne au nom de qui est la licence
  • Quelqu'un pouvant autoriser un remboursement, une sortie, une expédition

Chacune est une capacité et non une personne, et le planning est en réalité un casse-tête de capacités qui se trouve être exprimé en noms.

Compter la profondeur

Pour chaque capacité, écrivez deux chiffres.

Combien de personnes la détiennent aujourd'hui. Formées, habilitées, à jour, et effectivement en poste chez vous.

Combien sont réalistiquement disponibles pour un poste donné. Retirez celles qui ne travaillent que de jour, celle en arrêt longue durée, celle qui a posé sa démission.

Ce second chiffre est votre profondeur de couverture, et il est généralement plus petit que quiconque ne l'imagine.

Une profondeur de un n'est pas un planning. C'est une dépendance au fait qu'une seule personne ne soit jamais malade, ne prenne jamais de congés et ne démissionne jamais. Cela signifie que vous ne pouvez pas accorder honnêtement une demande de congés, et tout le monde le sait.

Une profondeur de deux paraît sûre et ne l'est pas. Deux personnes couvrant une capacité requise sur sept jours en portent chacune plus que le planning ne l'admet, elles ne peuvent pas être absentes ensemble, et une seule démission vous ramène à un - généralement la semaine même où vous l'apprenez.

Une profondeur de trois est à peu près le point où une capacité cesse de commander le planning et commence à y tenir. C'est le chiffre à viser pour tout ce qui est exigé sur chaque poste.

Vérifiez la répartition, pas seulement le total

Six personnes formées ne veulent rien dire si cinq travaillent du lundi au vendredi.

Étalez la capacité sur le rythme de postes - matin, après-midi, nuit, week-end - et cherchez la case avec un un. La nuit du dimanche avec une seule personne qualifiée est l'endroit où votre planning casse réellement, et un chiffre global du type « nous avons largement assez de secouristes » le masquera complètement.

Les habilitations expirent, et une expiration est une falaise

C'est la version du problème entièrement évitable et qui piège quand même.

Une licence, un certificat ou un renouvellement de formation obligatoire porte une date. À cette date, votre profondeur baisse de un, et elle le fait en silence à moins que quelqu'un ne la suive. Comme les habilitations sont souvent obtenues par lots - trois personnes formées ensemble à l'ouverture du site -, elles expirent aussi par lots, ce qui transforme un renouvellement gérable en urgence de couverture.

Deux choses y remédient : une liste de chaque habilitation exigée avec une date d'expiration rattachée à une personne, et l'habitude d'échelonner délibérément les renouvellements pour qu'ils cessent de se regrouper.

Le point de défaillance que personne n'a habilité

Le plus difficile n'est sur aucune liste, car c'est du savoir et non une qualification.

La personne qui connaît l'astuce pour la machine qui se bloque. Celle qui sait quelle résidente n'acceptera pas ses médicaments d'un inconnu. Celle qui a le portable du technicien d'alarme, ou qui sait quel habitué veut la table près de la fenêtre, ou pourquoi la livraison du mardi est toujours incomplète.

Ce savoir est une capacité réelle et il est invisible pour toute matrice de compétences. Le test est simple : qu'arrive-t-il à ce poste si cette personne ne vient pas ? Si la réponse est « il se dégrade nettement, d'une façon qu'on ne peut pas expliquer à un remplaçant », vous en avez trouvé un.

Le remède est le même que pour les habilitations - le faire passer dans une seconde tête - mais il doit être délibéré, car personne ne planifie la transmission de quelque chose dont il ne sait pas être le seul détenteur.

Ce que cela coûte et ce que cela rapporte

La polyvalence coûte quelques postes en doublon et un peu de paperasse. C'est toute la facture.

Ce qu'elle rapporte :

  • Des demandes de congés que vous pouvez accorder sans négocier
  • Des absences que vous couvrez en interne au lieu de recourir à une agence au dernier moment
  • Un planning qui peut s'adapter à la courbe de demande plutôt qu'à qui se trouve habilité
  • Une démission qui est un poste vacant et non une crise

Et c'est sur la démission que le retour se voit vraiment. Dans une exploitation avec une profondeur de un sur trois capacités, perdre la mauvaise personne est une véritable urgence. Avec une profondeur de trois, c'est une tâche de recrutement.

Les variantes par secteur

Santé et soins - le plus contraint, car l'effectif requis est réglementé et non négociable. La profondeur sur les fonctions diplômées détermine plus que tout si un établissement écrit son propre planning ou si une agence l'écrit pour lui.

Logistique - licences et autorisations d'engins, concentrées sur certains postes. La défaillance classique est une nuit avec un seul titulaire pour une machine dont dépend tout le poste.

Commerce et hôtellerie - port des clés, autorisation de caisse, ouverture et fermeture. Des capacités sans prestige qui décident en silence de qui peut s'absenter, et que détiennent souvent exactement les personnes à qui vous voudriez le plus offrir un week-end.

Propreté - accès et accueil propres à chaque site, qui se comportent comme une habilitation : le remplaçant que vous envoyez doit être quelqu'un que le site laissera effectivement entrer.

Commencez par un chiffre

Si vous ne faites rien d'autre : listez les capacités qui doivent être présentes sur chaque poste, et mettez à côté le nombre de personnes disponibles.

Toute ligne avec un un est votre prochain problème, et vous le savez maintenant avant qu'il n'arrive plutôt qu'à 6 h un dimanche matin.