«La settimana scorsa abbiamo speso 13.000 euro di personale» è un numero senza significato. Può essere eccellente o catastrofico a seconda di che cosa è entrato dalla porta.

L'incidenza del costo del lavoro - costo del personale diviso il fatturato dello stesso periodo - è la versione che ha un significato, ed è l'indicatore per cui più vale la pena costruire un'abitudine settimanale.

Sistemi il numeratore

L'errore più frequente è usare solo la retribuzione base. Il numero che serve è il costo totale del lavoro per il periodo:

  • Retribuzioni base per le ore realmente prestate
  • Straordinari e ogni maggiorazione
  • Contributi a carico dell'azienda
  • Contributi previdenziali complementari
  • Ferie maturate accantonate
  • Spesa per somministrazione o appalti che coprono lo stesso lavoro

Quest'ultima voce conta più di quanto si pensi. Un'azienda che sembra efficiente in busta paga mentre spende molto in somministrazione non è efficiente: ha spostato il costo su un'altra riga.

A seconda dell'ordinamento, gli oneri a carico dell'azienda aggiungono tipicamente dal 15 al 30% sul lordo. Un'incidenza calcolata solo sulla retribuzione base non è sbagliata di un arrotondamento: è sbagliata di circa un quinto.

Tenga coerente il denominatore

Scelga il fatturato netto (IVA esclusa) oppure lordo e non cambi mai. Confronti periodi equivalenti - una settimana contro una settimana, allineate agli stessi confini di giornata. Se il fatturato è rilevato su un ciclo diverso dalla busta paga, li allinei prima di iniziare e non dopo sei mesi di dati non confrontabili.

Conosca il suo obiettivo prima di misurare

Le fasce usuali variano molto per settore:

Settore Incidenza usuale
Ristorante con servizio completo 28-35%
Ristorazione rapida 25-30%
Commercio al dettaglio 10-20%
Alberghi 30-40%
Sanità e assistenza 55-70%

Le prenda come orientamento, non come obiettivo. Il suo dipende dall'affitto, dai margini e dal modello: un'attività con bassi costi di occupazione può permettersi un'incidenza più alta e restare più redditizia di un concorrente con una più bassa.

Ciò che conta è scegliere un numero deliberatamente, scriverlo, e misurare contro di esso. Un obiettivo ereditato da un articolo di settore è comunque meglio di nessun obiettivo, ma di poco.

Ogni settimana, non ogni mese

Il mese è troppo lento. Quando un dato di fine mese le dice che l'incidenza è derivata, cinque settimane di piani turni sono già state costruite sull'ipotesi contraria.

Il settimanale le dà una finestra di correzione. Livella anche meno, quindi le fa vedere la forma: il martedì sempre sopra organico, la settimana dopo una festività in cui il fatturato crolla e il piano no.

Legga il movimento, non il livello

Il dato di una singola settimana è rumoroso. Ciò che osserva è direzione e causa:

Incidenza in salita, fatturato stabile - ha pianificato più ore per lo stesso lavoro. Guardi il fabbisogno di copertura.

Incidenza in salita, fatturato in calo - il piano non ha reagito al calo. È lo schema più frequente e più correggibile: la domanda è scesa, le ore no.

Incidenza in calo, fatturato in salita - bene, ma controlli gli indicatori di servizio prima di festeggiare. Il sotto organico appare nell'incidenza come una vittoria e, tre mesi dopo, nei numeri dei clienti come una perdita.

Incidenza in calo, fatturato stabile - vera efficienza, oppure ha spostato in silenzio ore in una categoria non registrata. Controlli lo scostamento tra pianificato e reale.

Dove sta davvero la leva

Quando l'incidenza non va, il riflesso è tagliare ore. È raramente la leva migliore disponibile.

Il taglio del turno batte di solito il numero di teste. Spostare un inizio di turno di un'ora per attraversare la punta invece di affiancarla può togliere più costo che eliminare una persona, senza ridurre la copertura quando conta.

La sovrapposizione è lo spreco più silenzioso. Due turni che coprono la stessa ora morta sono un'ora pagata per nulla, cinque giorni a settimana, cinquanta settimane l'anno.

Gli straordinari normalizzati sono i più costosi. Straordinari regolari e maggiorati per coprire una carenza strutturale costano più che assumere per quella carenza. Se le stesse quattro ore di straordinario ricompaiono ogni settimana, non sono straordinari.

La copertura di competenze è la leva controintuitiva. Il sotto organico sulle capacità impone il sopra organico sulle teste, perché servono tre persone presenti per garantire che una sappia gestire la situazione.

La versione da cinque minuti, ogni settimana

  • Costo totale del lavoro della settimana, oneri inclusi
  • Fatturato della stessa settimana
  • L'incidenza, e la distanza dall'obiettivo
  • L'incidenza della settimana precedente, e la direzione
  • Una frase sul perché si è mossa

Cinque righe, una volta a settimana. È la differenza tra governare il costo del lavoro e venirne informati.