Ogni attività con un piano turni e una rilevazione presenze ha due numeri per la stessa settimana: le ore pianificate e le ore realmente pagate. La maggior parte guarda il secondo, in busta paga, una volta al mese. L'informazione interessante sta nella differenza, e si deteriora rapidamente: uno scostamento visto il lunedì è una conversazione, lo stesso scostamento visto sei settimane dopo è una discussione su cosa fosse successo.

Legga prima il segno

Reale sistematicamente superiore al pianificato è il caso comune. I turni sforano. Lo legga come una di quattro cose:

  • Il carico supera davvero il piano e il suo fabbisogno di copertura è sbagliato.
  • Il passaggio di consegne non è dentro il turno, quindi ogni turno finisce dieci minuti tardi.
  • Una o due persone restano per abitudine, o perché vogliono le ore o perché non sanno dire no.
  • Le operazioni di chiusura durano più di quanto il piano supponga - spesso perché erano state cronometrate quando l'attività era più piccola.

Ogni causa ha un rimedio diverso, e il rimedio non è quasi mai «dica alle persone di andare via in orario».

Reale sistematicamente inferiore al pianificato sembra una buona notizia e di solito non lo è. O il turno è davvero sopra organico - bene, corregga il piano e si prenda il risparmio - o le persone timbrano l'uscita e poi finiscono, e quello è lavoro non pagato e un rischio.

Reale più o meno uguale al pianificato, ogni settimana, al minuto è lo schema di cui diffidare di più. Il lavoro vero varia. Uno scostamento perfettamente piatto significa di solito che la rilevazione viene compilata dal piano turni e non dalla realtà, il che rende la sua registrazione del tempo una copia del piano, che non prova nulla.

Tagli il numero in quattro modi

Uno scostamento unico per tutta la sede nasconde tutto. Lo stesso totale può venire da posti molto diversi, quindi lo affetti:

Per persona. Un nome che spiega la maggior parte dello sforamento è una conversazione su carico o confini, non un cambio di piano. Cerchi in particolare la persona le cui ore reali superano le pianificate ogni singola settimana: è lo schema «dice sempre sì» come appare in busta paga.

Per giorno della settimana. Sforamento concentrato il venerdì e il sabato significa che la copertura della punta è sbagliata. Sforamento distribuito in modo uniforme significa che le durate dei turni sono sbagliate.

Per tipo di turno. Turni di chiusura che sforano mentre quelli di apertura finiscono in orario è un problema di procedura di chiusura, con una causa precisa e correggibile.

Per orario di inizio. Se ogni turno inizia otto minuti in anticipo, ha una coda al terminale o una cultura in cui arrivare in orario conta come essere in ritardo.

Lo traduca in denaro

Uno scostamento in ore è astratto. Lo moltiplichi per la tariffa pertinente e smette di esserlo.

Dodici persone con in media quindici minuti di sforamento non pianificato per turno, cinque turni a settimana, fanno quindici ore alla settimana. A 15 euro l'ora sono circa 11.500 euro l'anno - abbastanza per finanziare una parte significativa di un'altra persona, spesi invece nell'ora meno efficiente della giornata di tutti.

Faccia questo calcolo una volta e il consuntivo settimanale smette di sembrare burocrazia.

Che fare con ciò che trova

La tentazione è vigilare sullo scostamento. Resista. Lo scostamento misura la differenza tra il suo piano e la realtà, e quando i due divergono di solito non è la realtà a sbagliare.

La sequenza produttiva è:

  1. Trovi lo schema. Una persona, un giorno, un tipo di turno, una sede.
  2. Chieda che cosa fa davvero il turno nella finestra di sforamento. Nove volte su dieci è un'attività reale che il piano non considera.
  3. La inserisca nel piano, o cambi il processo perché non serva più.
  4. Rimisuri la settimana successiva.

Se dopo questo lo scostamento persiste in una persona e non nello stesso turno svolto da altri, allora è una conversazione individuale. Ma è il quarto passo, non il primo.

Ne faccia un'abitudine da dieci minuti

Una volta a settimana, nella stessa fascia, prima di costruire il piano successivo:

  • Ore pianificate totali, ore reali totali, scostamento in ore e in euro.
  • I tre scostamenti individuali più grandi.
  • Che cosa è cambiato rispetto alla settimana scorsa.

Dieci minuti. Sono i dieci minuti a più alto rendimento della settimana operativa, perché sono l'unica routine che collega il piano che fa al denaro che spende.