Een uitzendkracht inzetten is geen falen. Iemand meldt zich om 6:00 ziek, de dienst moet lopen, en één telefoontje lost het op. Daar is het voor.

Het probleem is wat er gebeurt wanneer de uitzondering de methode wordt, en de reden dat dat ongemerkt gaat, is dat maar een deel van de kosten op de factuur staat.

Wat de factuur niet omvat

Inwerken, in elke dienst. Iemand die de locatie kent, moet de uitzendkracht laten zien waar dingen staan, hoe het systeem werkt, wat de routine is. Dat is tijd van uw vaste personeel, elke keer, en die komt uit precies de dienst die u probeerde te dekken.

De leercurve die nooit afkomt. Wie er vaker staat, heeft twee weken nodig om echt snel te worden. Een uitzendkracht die er één keer is, begint onderaan die curve en gaat weg voordat hij hem beklimt. Komt hij terug, dan begint hij een flink stuk lager opnieuw.

Begeleiding. Meer controleren, meer vragen, meer aandacht van de dienstleider voor één persoon.

Verloren continuïteit. In de zorg is dit een kwaliteitsmaat en geen zachte kostenpost: voor een bewoner is een onbekend gezicht bij de persoonlijke zorg een slechtere ervaring en een slechtere overdracht. In een magazijn komt het naar buiten als fouten. In een hotel komt het naar buiten in de kleine dingen die niemand heeft opgeschreven.

Wat uw vaste personeel concludeert. Zij zullen het uitzendtarief te weten komen. Wanneer iemand die naast hen dezelfde dienst doet zichtbaar meer krijgt, is het effect op de mensen die u probeert te houden niet neutraal, en het wordt niet opgelost door te vragen er niet over te praten.

Zijn die eenmaal meegeteld, dan kosten uitzendkrachten doorgaans een stuk meer dan het tariefverschil suggereert - en het gat is het grootst precies waar u ze het meest gebruikt: op onbekende diensten, op het laatste moment.

Uitzendkosten zijn een achterlopende maat voor de kwaliteit van het rooster

Dit is de nuttigere blik. Elke opdracht bestaat omdat er een gat was. Wat u moet beheersen zijn dus niet de kosten, maar de gaten.

Leg bij elke opdracht de reden vast, in categorieën die naar verschillende plekken leiden:

  • Vacature - een wervingsprobleem
  • Ziekte - een uitval- en bezettingsprobleem
  • Goedgekeurde vakantie - een planningsprobleem, en het meest ergerlijke, want u wist het maanden geleden
  • Vraagpiek - een voorspelprobleem
  • Ontbrekende vaardigheid - een dieptevraagstuk: u had de koppen, niet de bevoegdheid

Vier weken daarvan verandert één alarmerend cijfer in vier verschillende problemen met vier verschillende eigenaren. In de meeste bedrijven domineert één categorie, en dat is zelden de categorie die men aanneemt. Vakantiegerelateerde opdrachten zijn in het bijzonder veelvoorkomend en volledig te voorkomen: dat gat stond in het rooster voordat de vakantie zelfs was goedgekeurd.

De structurele valkuil

Voorbij een bepaald punt houdt het inzetten van uitzendkrachten op een antwoord op gaten te zijn en begint het gaten te maken.

Waar een groot deel van de uren extern is, daalt de continuïteit, draagt het vaste personeel meer inwerken en meer begeleiding, en wordt het werk slechter - wat het verloop aanjaagt dat de vacatures oplevert die de uitzendkrachten vereisen. Het maakt vaste werving ook op een heel directe manier moeilijker: is het uitzendtarief hoger en zijn de diensten te kiezen, dan moet het argument voor een vast contract op iets anders dan geld worden gebouwd.

De grens waarop dit gaat bijten ligt lager dan mensen denken, en hij wordt lang gevoeld voordat hij in een begroting opduikt.

De onderschatte tussenoptie

Tussen «vast contract» en «uitzendkracht» zit een eigen pool - uw eigen groep flexkrachten die uw locaties kennen, al ingewerkt zijn, en geen uitzendmarge dragen.

Het is de goedkoopste dekking die u kunt kopen, en de meeste bedrijven beheren er een slecht, of hebben er geen. Wat er een laat werken:

Echt inwerken, één keer. Het is uw personeel. Leid hen goed op en zij zijn vanaf de eerste dienst nuttig in plaats van vanaf de derde.

Eerlijke toegang tot diensten. Open diensten worden in één keer aan de hele in aanmerking komende pool aangeboden, en niet rondgebeld in een orde die mensen opmerken en kwalijk nemen. Deze ene wijziging doet meer voor de betrouwbaarheid van een pool dan welke andere ook.

Een heldere verwachting in twee richtingen. Wat u aanbiedt, wat zij accepteren, hoeveel voorlooptijd ieder geeft. Vaagheid hier is de reden dat zulke pools verworden tot een lijst nummers waar niemand opneemt.

Houd hen actueel. Bij flexkrachten verlopen certificaten en gaat bekendheid verloren. Een pool die u vier maanden niet hebt ingezet, is geen dekking maar een lijst.

Gepensioneerden en herintreders zijn de beste leden die u zult vinden: zij kennen de locatie, zij kennen het werk, en zij willen vaak precies de uren waarvan u te weinig hebt.

Waar u begint

Neem de uitzendkosten van het afgelopen kwartaal en splits ze naar reden. Neem dan de grootste categorie en vraag wat het had gekost die te voorkomen: een dienst uit de eigen pool, één extra opgeleide persoon, drie weken voorlooptijd in het rooster.

In de meeste bedrijven is die vergelijking niet close, en het is de eerste keer dat iemand de twee cijfers naast elkaar heeft gelegd.