Wie kan deze dienst nog doen?

Er is één vraag die meer over een moeizaam rooster verklaart dan welke andere ook, en haar goed beantwoorden kost ongeveer een uur.

Voor elk ding dat in elke dienst waar moet zijn: hoeveel mensen kunnen het waar maken?

Niet hoeveel er staan. Hoeveel er zouden kunnen staan.

De dingen die waar moeten zijn

Elk bedrijf heeft ze, en ze staan zelden op één plek:

• Een verpleegkundige in dienst
• Een BHV'er op locatie
• Een sleutelhouder om te openen en af te sluiten
• Iemand die de nachtafsluiting kan doen
• Een aangewezen persoon voor chemische middelen
• Een geldig heftruckcertificaat in de dienst
• Een verantwoordelijke voor levensmiddelenveiligheid
• De persoon op wiens naam de vergunning staat
• Iemand die een retour, een ontslag, een vrijgave kan goedkeuren

Elk hiervan is een vaardigheid en geen persoon, en het rooster is in werkelijkheid een puzzel over vaardigheden die nu eenmaal in namen wordt uitgedrukt.

De diepte tellen

Schrijf per vaardigheid twee getallen op.

Hoeveel mensen hem vandaag hebben. Opgeleid, gecertificeerd, geldig, en werkelijk hier in dienst.

Hoeveel er realistisch beschikbaar zijn voor een bepaalde dienst. Trek af wie alleen dagdiensten doet, wie langdurig ziek is, wie heeft opgezegd.

Dat tweede getal is uw bezettingsdiepte, en het is meestal kleiner dan iemand verwacht.

Diepte één is geen rooster. Het is een afhankelijkheid van het feit dat één persoon nooit ziek wordt, nooit vakantie neemt en nooit opzegt. Het betekent dat u een vakantieverzoek niet eerlijk kunt goedkeuren, en iedereen weet dat.

Diepte twee voelt veilig en is dat niet. Twee mensen die een vereiste vaardigheid over zeven dagen dekken, dragen er elk meer van dan het rooster toegeeft, kunnen niet samen vrij zijn, en één opzegging brengt u terug op één - meestal in dezelfde week waarin u het hoort.

Diepte drie is ongeveer het punt waarop een vaardigheid ophoudt het rooster te bepalen en erin begint te passen. Dat is het getal om op te mikken voor alles wat in elke afzonderlijke dienst nodig is.

Controleer de spreiding, niet alleen het totaal

Zes opgeleide mensen betekenen niets als er vijf van maandag tot vrijdag werken.

Leg de vaardigheid over het dienstpatroon - vroeg, laat, nacht, weekend - en zoek het vakje met een één. De zondagnacht met één gekwalificeerd persoon is waar uw rooster werkelijk breekt, en een kopcijfer als «BHV'ers hebben we ruim genoeg» verbergt dat volledig.

Certificaten verlopen, en verlopen is een klif

Dit is de volledig te vermijden variant van het probleem, die mensen toch verrast.

Een vergunning, een certificaat of een verplichte herhaling heeft een datum. Op die datum zakt uw diepte met één, en dat gebeurt stil tenzij iemand het bijhoudt. Omdat certificaten vaak in groepjes worden gehaald - drie mensen samen opgeleid toen de locatie openging - verlopen ze ook in groepjes, en dat verandert een beheersbare herhaling in een bezettingsnoodgeval.

Twee dingen verhelpen het: een lijst van elk vereist certificaat met een verloopdatum gekoppeld aan een persoon, en de gewoonte herhalingen bewust te spreiden zodat ze niet meer klonteren.

Het faalpunt dat niemand heeft gecertificeerd

Het moeilijkste staat op geen enkele lijst, want het is kennis en geen kwalificatie.

De persoon die de omweg kent voor de machine die vastloopt. Die weet welke bewoner geen medicatie van een onbekende aanneemt. Die het mobiele nummer van de alarmmonteur heeft, of weet welke vaste gast de tafel bij het raam wil, of waarom de dinsdaglevering altijd te kort komt.

Die kennis is echte vaardigheid en is onzichtbaar voor elke competentiematrix. De toets is eenvoudig: wat gebeurt er met deze dienst als deze persoon niet komt? Is het antwoord «hij wordt merkbaar slechter, op een manier die we niet aan een uitzendkracht kunnen uitleggen», dan hebt u er een gevonden.

De oplossing is dezelfde als bij de gecertificeerde soort - het in een tweede hoofd krijgen - maar zij moet bewust gebeuren, want niemand plant de overdracht van iets waarvan hij niet weet dat hij het als enige heeft.

Wat dit kost en wat het oplevert

Bredere inzetbaarheid kost een paar diensten meelopen en wat papierwerk. Dat is de hele rekening.

Wat het oplevert:

• Vakantieverzoeken die u kunt goedkeuren zonder te onderhandelen
• Uitval die u van binnenuit opvangt in plaats van met een uitzendbureau op het laatste moment
• Een rooster dat zich naar de vraagcurve kan schikken in plaats van naar wie toevallig bevoegd is
• Een opzegging die een vacature is en geen crisis

En bij de opzegging blijkt de opbrengst pas echt. In een bedrijf met diepte één op drie vaardigheden is de verkeerde persoon verliezen een echt noodgeval. Bij diepte drie is het een wervingsklus.

De varianten per branche

Zorg - het meest beperkt, want de vereiste bezetting is gereguleerd en niet onderhandelbaar. De diepte op de gediplomeerde rollen bepaalt meer dan wat ook of een locatie zijn eigen rooster maakt of dat een uitzendbureau dat voor haar doet.

Logistiek - certificaten en machinebevoegdheden, geconcentreerd op bepaalde diensten. De klassieke faalwijze is een nachtdienst met één bevoegde voor een machine waar de hele dienst van afhangt.

Detailhandel en hotels - sleutelbeheer, kasbevoegdheid, openen en sluiten. Vaardigheden zonder glamour die stil bepalen wie vrij kan zijn, en die vaak in handen zijn van precies de mensen aan wie u het liefst een weekend zou geven.

Schoonmaak - locatiegebonden toegang en instructie, die zich als een certificaat gedragen: de vervanger die u stuurt moet iemand zijn die de locatie werkelijk binnenlaat.

Begin met één getal

Doet u niets anders: maak een lijst van de vaardigheden die in elke dienst aanwezig moeten zijn, en zet het aantal beschikbare mensen ernaast.

Elke regel met een één is uw volgende probleem, en u weet er nu van voordat het gebeurt in plaats van om 6 uur op een zondagochtend.