Kijk naar vrijwel elk rooster dat de klok rond gaat en u vindt diensten die naadloos op elkaar sluiten. De vroege dienst eindigt om 15:00, de late begint om 15:00. De nacht begint wanneer de late eindigt.

Vraag u nu af hoe de inkomende dienst te weten komt wat er in de uitgaande is gebeurd.

Het antwoord is een overdracht, die duurt tien tot twintig minuten, gebeurt elke dag - en behoort op dat rooster tot geen van beide diensten.

Waarom dit meer is dan een afrondingsfout

Er gaan twee dingen mis, en ze gaan in tegengestelde richting mis.

Of de uitgaande dienst blijft. Dan werkt iedereen in elke dienst tien tot vijftien minuten na de eigen eindtijd door, elke dag, niet vastgelegd. In een zorginstelling met drie diensten is dat ruim een uur per dag niet vastgelegd werk, vijf tot zeven dagen per week. Het is onbetaald werk als het onbetaald blijft, en in elk geval niet meegetelde arbeidstijd - en het is het meest betrouwbare wat u zult vinden op de dag dat iemand uitklokttijden vergelijkt met de geplande eindtijden.

Of de overdracht gebeurt niet echt. In een magazijn betekent dat dat de volgende dienst een probleem opnieuw ontdekt. In de zorg betekent het dat klinisch relevante informatie niet meebeweegt: een bewoner die niet heeft gegeten, een gedragsverandering, een gesprek met familie dat vervolg nodig heeft. In de gereguleerde zorg is de overdracht geen administratieve hoffelijkheid, maar onderdeel van hoe continuïteit van zorg wordt aangetoond.

De meeste bedrijven hebben van beide iets, ongelijk verdeeld, afhankelijk van wie er staat.

De roosterfout eronder

Het rooster spreekt een aanname uit die onjuist is: dat een dienst een blok tijd is waarin iemand het werk doet, en niets anders.

In werkelijkheid heeft een dienst voor bijna elke functie drie delen - opstarten, werken, afsluiten - en het rooster beschrijft alleen het middelste. Afsluiten is de overdracht, de kasafsluiting, de controle van materiaal, de rapportage, het opruimen. Opstarten is hetzelfde omgekeerd.

De oplossing is niet ingewikkeld. Laat de diensten bewust overlappen, en zet die overlap in het rooster.

  • Vroeg 7:00 - 15:15, laat 14:45 - 23:00
  • Nacht 22:45 - 7:15

Nu zit de overdracht binnen twee betaalde, geplande, vastgelegde diensten. Zij heeft een begin en een eind. Zij komt terug in uw loonkosten, en dat is precies de bedoeling: u betaalde haar toch al op een of andere manier, zonder haar te kunnen zien.

«Dat kost ons een half uur per dag»

Het kost u een half uur per dag dat u al uitgeeft. De vraag is of u het bewust of per ongeluk uitgeeft.

En er is een echte opbrengst in het bewust doen. Een overdracht met een eigen tijdvak wordt meestal een overdracht met structuur - een korte lijst van wat werkelijk over moet - en dat gaat sneller dan de informele versie die zij vervangt. Verschillende zorgorganisaties die dit hebben geformaliseerd, merken dat de geplande overlap uiteindelijk korter is dan het ongeplande uitlopen dat zij verving, omdat «hier zijn we voor in dienst» de manier van doen verandert.

Zo weet u wat de uwe vandaag kost

Hebt u tijdregistratie, dan hebt u de gegevens vrijwel zeker.

Neem een maand en vergelijk per functie de werkelijke uitkloktijd met de geplande eindtijd. Groepeer dat vervolgens.

U zoekt niet het gemiddelde, maar de regelmaat. Een functie waarin vrijwel iedereen vrijwel elke dag acht tot vijftien minuten te laat uitklokt, heeft geen disciplineprobleem, en het is in geen zinnige zin overwerk. Het is ongeplande overdracht, en de vorm ervan leest u direct uit het rapport.

Doe hetzelfde aan het begin van de dienst. In veel bedrijven klokken mensen eerder in en geldt dat als hun eigen zaak - maar moet het opstartwerk gebeuren om de dienst te laten lopen, dan geldt hetzelfde argument.

De varianten per branche

Zorg - hier staat het meeste op het spel, omdat de inhoud van de overdracht zorginhoudelijk is en omdat een inspectie daar juist bewijs van wil zien. De overlap is doorgaans 15 tot 30 minuten en wordt steeds vaker als niet-onderhandelbaar behandeld.

Logistiek en magazijn - de overdracht gaat over wat halverwege staat: een onderbroken order, een geblokkeerd dock, een machine die hapert. Zij is kort, maar zij bepaalt of de volgende dienst begint of eerst uitzoekt waar de dingen staan.

Hotels - receptie en nachtafsluiting zijn het duidelijke geval, en housekeeping heeft een stillere variant: geweigerde kamers, een kamer met een technische melding, een gastverzoek dat de dag overspant. Afdelingen dragen over op verschillende klokken, en daarom valt de overdracht in een hotel zo makkelijk in het gat tussen twee roosters in plaats van binnen een van beide.

De korte versie

Komt een taak elke dag terug, duurt zij een voorspelbare tijd en moet zij gebeuren om het bedrijf te laten werken, dan hoort zij in het rooster. De overdracht voldoet aan alle drie en staat er vrijwel nooit in.