Elk bedrijf met een rooster en een klok heeft twee cijfers voor dezelfde week: de geplande uren en de werkelijk betaalde uren. De meeste kijken naar het tweede, bij de salarisrun, één keer per maand. De interessante informatie zit in het verschil, en die bederft snel: een afwijking die u maandag ziet is een gesprek, dezelfde afwijking zes weken later is een discussie over wat er destijds gebeurde.

Lees eerst het teken

Werkelijk stelselmatig hoger dan gepland is het gewone geval. Diensten lopen uit. Lees het als een van vier dingen:

  • Het werk overtreft het plan werkelijk en uw bezettingsbehoefte is verkeerd.
  • De overdracht zit niet in de dienst, dus elke dienst eindigt tien minuten te laat.
  • Eén of twee mensen blijven uit gewoonte, of omdat ze de uren willen of omdat ze geen nee kunnen zeggen.
  • Het afsluiten duurt langer dan het rooster veronderstelt - vaak omdat het is opgemeten toen het bedrijf kleiner was.

Elke oorzaak heeft een andere oplossing, en die oplossing is vrijwel nooit «zeg de mensen op tijd naar huis te gaan».

Werkelijk stelselmatig lager dan gepland lijkt goed nieuws en is dat meestal niet. Of de dienst is werkelijk te ruim bezet - prima, stel het plan bij en neem de besparing - of mensen klokken uit en maken daarna af, en dat is onbetaald werk en een risico.

Werkelijk ongeveer gelijk aan gepland, elke week, op de minuut is het patroon om het meest van te wantrouwen. Echt werk varieert. Een volkomen vlakke afwijking betekent meestal dat de registratie uit het rooster wordt gevuld en niet uit de werkelijkheid, waardoor uw tijdregistratie een kopie van uw rooster is en niets bewijst.

Snijd het cijfer op vier manieren

Één afwijking voor de hele locatie verbergt alles. Hetzelfde totaal kan uit heel verschillende hoeken komen, dus snijd het op:

Per persoon. Eén naam die het grootste deel van het uitlopen verklaart, is een gesprek over werkdruk of grenzen, geen roosterwijziging. Zoek in het bijzonder de persoon wier werkelijke uren elke week de geplande overtreffen: dat is het patroon «zegt altijd ja» zoals het in de salarisadministratie verschijnt.

Per dag van de week. Uitlopen dat zich op vrijdag en zaterdag concentreert, betekent dat uw piekbezetting verkeerd is. Gelijkmatig verdeeld uitlopen betekent dat uw dienstlengtes verkeerd zijn.

Per soort dienst. Sluitdiensten die uitlopen terwijl openingsdiensten op tijd eindigen, is een probleem met de afsluitprocedure, met een concrete en oplosbare oorzaak.

Per starttijd. Begint elke dienst acht minuten te vroeg, dan hebt u een rij bij de terminal of een cultuur waarin op tijd komen als te laat geldt.

Zet het om in geld

Een afwijking in uren is abstract. Vermenigvuldig haar met het bijbehorende tarief en dat is zij niet meer.

Twaalf mensen met gemiddeld vijftien minuten ongeplande uitloop per dienst, vijf diensten per week, is vijftien uur per week. Tegen 15 euro per uur is dat ongeveer 11.500 euro per jaar - genoeg om een aanzienlijk deel van nog een medewerker te financieren, in plaats daarvan besteed aan het minst efficiënte uur van ieders dag.

Maak deze rekening één keer en de weekterugblik voelt niet meer als administratie.

Wat u doet met wat u vindt

De verleiding is de afwijking te controleren. Weersta die. De afwijking meet het verschil tussen uw plan en de werkelijkheid, en wijken die van elkaar af, dan is het meestal niet de werkelijkheid die ongelijk heeft.

De productieve volgorde is:

  1. Vind het patroon. Eén persoon, één dag, één soort dienst, één locatie.
  2. Vraag wat de dienst werkelijk doet in het uitloopvenster. Negen van de tien keer is het een echte taak die het rooster niet meerekent.
  3. Neem die op in het plan, of wijzig het proces zodat zij niet meer nodig is.
  4. Meet volgende week opnieuw.

Blijft de afwijking daarna bij één persoon bestaan en niet in dezelfde dienst bij anderen, dan is het een persoonlijk gesprek. Maar dat is de vierde stap, niet de eerste.

Maak er een gewoonte van tien minuten van

Eén keer per week, in hetzelfde tijdvak, voordat u het volgende rooster bouwt:

  • Totaal gepland, totaal werkelijk, afwijking in uren en in euro's.
  • De drie grootste individuele afwijkingen.
  • Wat er is veranderd ten opzichte van vorige week.

Tien minuten. Het zijn de tien minuten met het hoogste rendement van de werkweek, want het is de enige routine die het plan dat u maakt verbindt met het geld dat u uitgeeft.