Quasi tutte le norme europee sull'orario chiedono di tenere registrazioni e lasciano libera la forma. L'Italia chiede un documento preciso, con una scadenza, e lo tratta come il resoconto ufficiale di ciò che è accaduto.
Quel documento è il Libro Unico del Lavoro, e se ha personale in Italia non è facoltativo. Ogni datore di lavoro privato lo tiene, con la sola eccezione dei datori di lavoro domestici.
Cosa contiene, ed entro quando
Per ciascun lavoratore il LUL riporta le ore di lavoro prestate, le assenze, le ferie, i permessi e gli straordinari, insieme ai dati identificativi e contrattuali.
La tempistica è ciò su cui si inciampa: il LUL va compilato con i dati di ogni mese entro il 16 del mese successivo. Non entro fine mese. Non quando chiude il cedolino. Il sedici.
È per questa scadenza che «i dati ci sono tutti nel gestionale» non equivale a essere in regola. Che il dato esista da qualche parte e che il LUL sia compilato nei termini sono due stati diversi, e solo uno dei due è l'obbligo.
Cinque anni, e dove si trova
Il LUL si conserva cinque anni dalla data dell'ultima registrazione. Può essere tenuto presso la sede legale del datore di lavoro oppure presso lo studio di un consulente del lavoro o altro professionista abilitato - che è come fa la maggior parte delle piccole imprese, ed è corretto.
Quello che conta è sapere quale delle due cose vale per lei. «Ce l'ha il consulente» è una risposta perfettamente valida finché è vera e finché il documento è esibibile. Smette di esserlo se nessuno lo verifica da tre anni.
Perché la posta è più alta delle sanzioni
Le sanzioni dirette sono contenute: da 100 a 600 euro per la mancata conservazione per l'intero quinquennio, e da 200 a 2.000 euro per la mancata esibizione agli organi di vigilanza.
Il rischio vero è probatorio. In un accesso ispettivo dell'Ispettorato Nazionale del Lavoro il LUL costituisce la prova ufficiale delle ore lavorate e delle assenze. Qualunque altra cosa lei abbia - turni, estrazioni delle timbrature, email - è il LUL che parla. Se contraddice la realtà, la versione a verbale è quella del LUL. Se manca, si discute di ore senza avere nulla di autorevole da indicare.
È un rischio molto più grande di duemila euro, ed è la ragione per cui il LUL merita un'attenzione sproporzionata rispetto al suo apparato sanzionatorio.
Dove si sbaglia di solito
- Le timbrature e il LUL divergono. A febbraio qualcuno corregge una presenza; il LUL di gennaio è stato chiuso a metà febbraio e nessuno ci torna.
- Lo straordinario è in busta paga ma non distinto nel LUL.
- Il 16 slitta in un mese con una festività o con l'amministrazione assente, e nessuno lo tratta come una scadenza mancata perché non si rompe nulla di visibile.
Nessuna di queste sembra un problema fino all'ispezione, che è esattamente la modalità di guasto da cui conviene difendersi.
Una lista breve
- Sa chi compila il suo LUL ed entro quale data? Se la risposta è un nome e non un processo, è un punto singolo di rottura.
- Riconcilia con i dati di presenza, comprese le correzioni fatte a posteriori?
- Lo straordinario è distinguibile?
- Riuscirebbe a esibire cinque anni? Compresi gli anni gestiti da un consulente precedente.
Le fonti sono l'articolo 39 del D.L. 112/2008 e il decreto ministeriale del 9 luglio 2008, e il suo consulente del lavoro li conosce meglio di qualunque articolo.