Si tienes personal en España ya estás obligado a registrar la hora de entrada y de salida de cada jornada, conservarlo cuatro años y enseñarlo cuando lo pida la persona trabajadora, su representación legal o la Inspección de Trabajo. Eso es así desde 2019.
Lo que cambia es cómo, y el cambio tiene más recorrido del que parece.
Las tres cosas que de verdad cambian
El registro tendrá que ser digital y a prueba de manipulaciones. Hoy el papel vale si es fiable y no se puede alterar a posteriori. La reforma elimina esa vía y exige un registro digital con trazabilidad: no solo lo que se registró, sino la prueba de que no se ha tocado desde entonces.
La Inspección accede en remoto y en tiempo real. Hoy la Inspección pide y tú enseñas. Con la reforma puede mirar sin pedir, desde su propia oficina. No hay ventana para ordenar nada, que es justamente la intención.
Las horas ordinarias y las extraordinarias tendrán que distinguirse en el propio registro. No deducibles por alguien con una calculadora y tus contratos. Visibles.
Y la que cambia la aritmética entera: las sanciones pasan de ser por centro de trabajo a ser por persona afectada. Una multa por centro es un coste más. El mismo incumplimiento multiplicado por cuarenta personas, no.
Si vas con papel o con una hoja de cálculo
El papel es el caso honesto: hoy es legal y dejará de serlo, así que es una migración con fecha.
Lo de la hoja de cálculo conviene decirlo claro, porque suele dar más tranquilidad de la que merece. Una hoja de cálculo ya falla hoy la prueba de inalterabilidad, no después de la reforma. Cualquiera con el fichero puede cambiar el fichaje del martes pasado y nada deja constancia de que lo hizo. Si tu defensa ante una inspección es un archivo que se pudo editar cinco minutos antes de enviarlo, no tienes una defensa: tienes un documento.
Si ya ficháis en digital
Vas por delante, y los huecos suelen ser estos:
- ¿Puede un administrador editar un fichaje pasado sin dejar rastro? Si la respuesta es sí, ese es el hueco. Las correcciones tienen que poder hacerse - la gente se olvida de fichar la salida - pero el valor original y quién lo cambió tienen que sobrevivir.
- ¿Puede la persona trabajadora consultar su propio registro sin pedírselo a nadie? Aquí la ley es especialmente firme: el deber de mantenerlo a disposición no puede condicionarse en ningún caso.
- ¿Las horas extra se distinguen, o se sobreentienden?
- ¿Puedes sacar cuatro años? No «tenemos una política de cuatro años»: si puedes recuperar el mayo de hace tres años de una persona concreta, en minutos.
Lo que no hay que hacer
No te lances a la biometría porque en una norma aparezca la palabra «digital». La huella y el reconocimiento facial son categorías especiales de datos bajo el RGPD y exigen una justificación que la comodidad no da. La reforma pide registros que no se puedan alterar. No pide huellas dactilares, y leerlo así convierte un proyecto de registro en un problema de protección de datos.
Tampoco montes un ritual de firmas mensuales y lo des por hecho. Las hojas firmadas son un instrumento legítimo y la práctica española las espera, pero un mes firmado de una sentada no acredita que se registrara nada a diario. Firma e integridad son problemas distintos, y la reforma va del segundo.
Un orden razonable
- Averigua si se pueden cambiar fichajes pasados sin dejar rastro. Es la reforma entera en una pregunta. Si la respuesta es sí, lo demás es decoración.
- Comprueba que cada persona puede ver sus horas sin pasar por su responsable.
- Comprueba que puedes recuperar cuatro años atrás, por persona y en minutos.
- Y solo entonces, el formato de la exportación. Es la parte más fácil y es por donde empieza casi todo el mundo.
Esto es un resumen, y lo que acabe obligando será el texto final del decreto. Pero la dirección lleva tiempo clara, y todo lo de esa lista merece la pena tanto si el decreto llega en enero como si llega al enero siguiente.