Dos semanas de agosto. La quincena de Navidad. La semana blanca. Sea cual sea la punta donde estés, las solicitudes llegan juntas, y en una operación que no puede cerrar le vas a decir que no a alguien.

Lo incómodo es que casi nadie tiene un método. Tienen una bandeja de entrada por orden de llegada, que sí es un método: solo que no lo eligió nadie, y favorece sistemáticamente a los organizados, a los que se atreven a pedir y a aquellos cuya pareja cerró el viaje en enero.

La restricción no son las personas

El instinto es poner un tope: no más de tres personas de vacaciones por semana y departamento.

Es mejor que nada y suele estar mal, porque cuenta cuerpos y el cuadrante necesita capacidades. Tres fuera no pasa nada, salvo que dos sean tus únicos responsables de llaves, o tu única enfermera de ese turno, o los dos únicos carnés de carretilla de la noche.

Así que el tope tiene que salir de la cobertura, no de un porcentaje:

  • Qué perfiles tienen que estar en cada turno sí o sí
  • Cuánta gente puede hacer hoy cada uno de esos perfiles
  • Qué queda, semana a semana, como realmente concedible

Haz esto una vez y el número sale solo. Y además, sin falta, te dice algo que no querías saber sobre lo fina que es tu cobertura, que es otro problema y más importante.

Elige un método y di cuál es

Todos los métodos son injustos en alguna dirección. La cuestión es elegir la injusticia a propósito y publicarla, porque una regla no dicha se vive como favoritismo, lo sea o no.

Por orden de llegada. Sencillo, transparente, parece justo en abstracto. En la práctica premia a quien pide antes, que se correlaciona con la seguridad en uno mismo, la antigüedad y no tener que cuadrar con la empresa de tu pareja. Además provoca una carrera en cuanto se abre el plazo.

Rotación. Quien se quedó sin ello el año pasado tiene prioridad este. Lo más justo a lo largo de una carrera, y lo único que sobrevive entero a la conversación de «tú libraste las Navidades pasadas». Exige haber registrado el resultado, que es justo por lo que casi nadie lo usa.

Antigüedad. Predecible y fácil de administrar. Desmotivador para los nuevos y, en un sector con mucha rotación, significa que quien más probabilidades tiene de irse se lleva lo peor.

Sorteo. Todo el mundo presenta antes de una fecha y las semanas disputadas se sortean. Parece arbitrario pero es genuinamente imparcial y elimina la carrera del todo. Funciona mejor de lo que la gente espera si se combina con la rotación como desempate.

Partir la punta. Nadie se lleva la quincena entera; todo el mundo se lleva una semana. Es antipático de anunciar y a menudo es la única respuesta honesta cuando la demanda es alta y la cobertura es fina.

Casi todos los esquemas que funcionan son una combinación: un plazo con fecha límite, un tope derivado de la cobertura y la rotación como desempate.

La mecánica que lo hace funcionar

Abre un plazo y decide todo a la vez. Este cambio por sí solo quita casi todo el resentimiento. Se recogen solicitudes hasta una fecha y luego se deciden juntas contra el tope. Nadie sale perjudicado por estar trabajando cuando salió el correo.

Publica las reglas antes de abrir el plazo, incluidos el tope, el desempate y la fecha en que responderás.

Contesta a todo el mundo el mismo día. Ir soltando aprobaciones hace que quien recibe un no se entere el último, y se entere por deducción.

Registra el resultado, no solo las vacaciones. Quién pidió, a quién se le denegó y para qué semana. Sin eso, el año que viene la rotación es imposible y estarás rediscutiendo el verano pasado de memoria.

Decide a la vez lo del arrastre. Si la gente no puede coger vacaciones en la punta, las cogerá después, y si tus reglas lo complican tendrás la carrera de diciembre, con medio equipo con una semana pendiente y un cuadrante que no la absorbe.

La realidad de cada sector

Hoteles y logística tienen la versión más cruel, porque la demanda hace punta justo cuando el personal más quiere librar. Aquí es donde más importa partir la punta y ser explícito pronto, y donde el personal de temporada ayuda de verdad.

Sanidad y cuidados no hace punta igual, pero no puede bajar de la cobertura obligatoria ni un turno, así que la restricción es dura en vez de estacional. La rotación encaja especialmente bien aquí porque los equipos son lo bastante estables como para que se perciba justa.

Comercio hace punta en Navidad, que en muchos contratos choca con el cierre del año de vacaciones. Merece la pena comprobar si tu año de devengo te está ayudando o creando el problema.

A quién vigilar

A quien nunca pide vacaciones en temporada alta. Parece flexibilidad y suele ser una de tres cosas: alguien que ha dejado de pedirlas, alguien que no se puede permitir ir a ningún sitio, o alguien cuya ausencia dejaría al descubierto que nadie más sabe hacer su trabajo.

Las tres merecen una conversación, y la tercera es un riesgo que deberías estar gestionando activamente en lugar de apoyarte en él en silencio.