Le Code du travail range les employeurs en deux catégories, et presque toutes les entreprises en travail posté relèvent de la seconde sans avoir eu le sentiment de choisir.

Si tout un atelier, un service ou une équipe travaille selon le même horaire collectif affiché, cet horaire tient largement lieu de décompte. On l'affiche, on l'applique, c'est réglé.

Dès que ce n'est plus le cas - prises de poste décalées, roulement, planning qui change chaque semaine - c'est l'article D3171-8 qui s'applique, et il demande autre chose.

Ce que demande réellement le D3171-8

Deux choses, et c'est la seconde qui manque le plus souvent.

Chaque jour, vous enregistrez soit les heures de début et de fin de chaque période de travail, soit le nombre d'heures accomplies. Par tout moyen : badgeuse, application, feuille papier. Le texte est volontairement souple sur la méthode.

Chaque semaine, vous établissez un récapitulatif du nombre d'heures accomplies par chaque salarié. Pas un total que vous pourriez calculer si on vous le demandait : un récapitulatif qui existe.

C'est ce récapitulatif hebdomadaire qui manque le plus souvent dans des entreprises qui suivent pourtant très correctement leurs heures. Les données quotidiennes sont là, personne ne les a jamais consolidées, et c'est la consolidation que le texte demande.

Combien de temps le conserver

Les documents permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié doivent être tenus à la disposition de l'inspection du travail pendant un an (D3171-16).

Un an, c'est court à l'échelle européenne, et c'est un piège pour une autre raison : l'action en paiement du salaire se prescrit par trois ans. Un document détruit au bout de douze mois en parfaite conformité avec le D3171-16 est un document que vous n'avez plus quand une demande de rappel de salaire arrive deux ans plus tard - et dans ce litige, l'absence de preuve ne joue pas en votre faveur. C'est précisément pour cela que beaucoup de conseils recommandent trois ans. Conformité et protection ne sont pas la même échéance.

La méthode est libre, les qualités ne le sont pas

Le texte ne désigne aucune technologie, ce qui est une bonne chose. Ce qui compte, c'est que le décompte soit fiable, vérifiable et non modifiable a posteriori.

C'est sur ce dernier point que les tableurs échouent. Un fichier dans lequel les heures de mardi dernier se corrigent sans que rien n'en garde trace n'est vérifiable dans aucun sens acceptable pour un inspecteur. Et un planning n'est pas un décompte : il montre ce qui était prévu, quand le D3171-8 demande ce qui a eu lieu.

Où s'appliquent vraiment les exceptions

Le D3171-8 ne s'applique pas aux salariés couverts par une convention de forfait en heures qui fixe elle-même les modalités de contrôle de la durée du travail, ni à ceux relevant d'un accord collectif étendu prévoyant une quantification préalable du temps de travail selon des critères objectifs et fixant ses propres modalités de contrôle.

Vérifiez votre convention collective plutôt que de trancher d'instinct. Mais notez la forme de ces deux exceptions : elles ne vous exonèrent que lorsqu'un autre instrument impose déjà une méthode de contrôle. Aucune n'est une dispense de décompter.

Une courte liste de contrôle

  1. Quelqu'un dans l'entreprise ne suit-il pas l'horaire collectif affiché ? Si oui, votre régime est le D3171-8, et cela concerne probablement tout le monde.
  2. Le récapitulatif hebdomadaire par salarié existe-t-il ? Pas « pourrait être produit » : existe.
  3. Une journée passée peut-elle être modifiée sans trace ? Si oui, le problème est la fiabilité, pas la paperasse.
  4. Combien de temps conservez-vous réellement ? Un an satisfait l'inspection. Trois vous protègent en cas de litige salarial.

Votre convention collective peut être plus exigeante que le Code sur tous ces points, et elle l'est souvent. Mais le D3171-8 et le D3171-16 sont deux articles courts, et les lire prend moins de temps que la première réunion à leur sujet.