Toute entreprise avec un planning et un pointage a deux chiffres pour la même semaine : les heures planifiées et les heures réellement payées. La plupart regardent le second, à la paie, une fois par mois. L'information intéressante est dans la différence, et elle se périme vite : un écart repéré le lundi est une conversation, le même écart repéré six semaines plus tard est une dispute sur ce qui s'est passé.

Lisez d'abord le signe

Réel systématiquement supérieur au prévu est le cas courant. Les postes débordent. Lisez-le comme l'une de quatre choses :

  • La charge dépasse réellement le plan et votre besoin de couverture est faux.
  • La transmission n'est pas intégrée au poste, donc chaque poste finit dix minutes trop tard.
  • Une ou deux personnes restent par habitude, soit parce qu'elles veulent les heures, soit parce qu'elles ne savent pas dire non.
  • Les opérations de clôture prennent plus longtemps que le planning ne le suppose - souvent parce qu'elles ont été chronométrées quand l'exploitation était plus petite.

Chaque cause a un remède différent, et le remède n'est presque jamais « dites aux gens de partir à l'heure ».

Réel systématiquement inférieur au prévu ressemble à une bonne nouvelle et n'en est généralement pas une. Soit le poste est réellement en sur-effectif - très bien, ajustez le plan et prenez l'économie -, soit les gens pointent la sortie puis terminent, et c'est du travail non payé et un risque.

Réel à peu près égal au prévu, chaque semaine, à la minute est le schéma dont il faut se méfier le plus. Le vrai travail varie. Un écart parfaitement plat signifie généralement que le pointage est rempli depuis le planning et non depuis la réalité, ce qui fait de votre enregistrement du temps une copie de votre planning, ne prouvant rien.

Découpez le chiffre en quatre

Un écart unique pour tout le site cache tout. Le même total peut venir d'endroits très différents, donc tranchez :

Par personne. Un nom qui représente l'essentiel du débordement est une conversation sur la charge ou sur les limites, pas un changement de planning. Cherchez en particulier la personne dont les heures réelles dépassent les prévues chaque semaine sans exception : c'est le schéma « dit toujours oui » tel qu'il apparaît à la paie.

Par jour de la semaine. Un débordement concentré le vendredi et le samedi signifie que votre couverture de pointe est fausse. Un débordement réparti uniformément signifie que vos durées de poste sont fausses.

Par type de poste. Des postes de fermeture qui débordent quand les postes d'ouverture finissent à l'heure est un problème de procédure de clôture, avec une cause précise et corrigeable.

Par heure de début. Si chaque poste commence huit minutes en avance, vous avez une file au terminal ou une culture où arriver à l'heure compte comme du retard.

Traduisez-le en argent

Un écart en heures est abstrait. Multipliez-le par le taux pertinent et il cesse de l'être.

Douze personnes avec en moyenne quinze minutes de débordement non planifié par poste, cinq postes par semaine, cela fait quinze heures par semaine. À 15 € l'heure, environ 11 500 € par an - de quoi financer une part significative d'une personne de plus, dépensés à la place sur l'heure la moins efficace de la journée de tout le monde.

Faites ce calcul une fois et le bilan hebdomadaire cesse de ressembler à de l'administratif.

Que faire de ce que vous trouvez

La tentation est de policer l'écart. Résistez-y. L'écart mesure la différence entre votre plan et la réalité, et quand les deux divergent, ce n'est généralement pas la réalité qui a tort.

L'enchaînement productif est :

  1. Trouvez le schéma. Une personne, un jour, un type de poste, un site.
  2. Demandez ce que le poste fait réellement pendant la fenêtre de débordement. Neuf fois sur dix, c'est une tâche réelle que le planning n'intègre pas.
  3. Intégrez-la au plan, ou modifiez le processus pour qu'elle devienne inutile.
  4. Remesurez la semaine suivante.

Si après cela l'écart persiste chez une personne et pas dans le même poste tenu par d'autres, alors c'est une conversation individuelle. Mais c'est la quatrième étape, pas la première.

Faites-en une habitude de dix minutes

Une fois par semaine, au même créneau, avant de construire le planning suivant :

  • Total prévu, total réel, écart en heures et en euros.
  • Les trois plus gros écarts individuels.
  • Ce qui a changé par rapport à la semaine dernière.

Dix minutes. Ce sont les dix minutes les plus rentables de la semaine, parce que c'est la seule routine qui relie le plan que vous faites à l'argent que vous dépensez.