Regardez à peu près n'importe quel planning en continu et vous trouverez des postes qui se touchent parfaitement. Le matin finit à 15 h 00, l'après-midi commence à 15 h 00. La nuit commence quand l'après-midi finit.

Demandez maintenant comment le poste qui arrive apprend ce qui s'est passé sur celui qui part.

La réponse est une transmission, elle dure de dix à vingt minutes, elle a lieu chaque jour - et sur ce planning elle n'appartient à aucun des deux postes.

Pourquoi ce n'est pas une erreur d'arrondi

Deux choses tournent mal, et dans des directions opposées.

Soit le poste qui part reste. Chaque personne, sur chaque poste, travaille alors dix à quinze minutes au-delà de son heure, tous les jours, sans que ce soit enregistré. Dans un établissement médico-social à trois postes, cela dépasse une heure de travail non enregistré par jour, cinq à sept jours par semaine. C'est du travail non payé s'il n'est pas payé, et du temps de travail non compté dans tous les cas - et c'est la chose la plus sûre à trouver le jour où quelqu'un compare les heures de sortie de pointage aux fins de poste prévues.

Soit la transmission n'a pas vraiment lieu. Dans un entrepôt, cela veut dire que le poste suivant redécouvre un problème. En établissement de soins, cela veut dire qu'une information cliniquement significative ne circule pas : une résidente qui n'a pas mangé, un changement de comportement, un échange avec la famille à reprendre. Dans le soin réglementé, la transmission n'est pas une politesse administrative : elle fait partie de la manière dont la continuité des soins est établie.

La plupart des exploitations ont un peu des deux, de façon inégale, selon qui est en poste.

L'erreur de planification en dessous

Le planning exprime une hypothèse fausse : qu'un poste est un bloc de temps pendant lequel quelqu'un fait le travail, et rien d'autre.

En réalité, pour la plupart des fonctions, un poste a trois parties - le démarrage, le travail, la clôture - et le planning ne décrit que celle du milieu. La clôture, c'est la transmission, la caisse, le contrôle du matériel, le registre, le rangement. Le démarrage, c'est la même chose à l'envers.

La solution n'est pas compliquée. Faites chevaucher les postes délibérément, et mettez le chevauchement dans le planning.

  • Matin 7 h 00 - 15 h 15, après-midi 14 h 45 - 23 h 00
  • Nuit 22 h 45 - 7 h 15

La transmission est désormais à l'intérieur de deux postes payés, planifiés, enregistrés. Elle a un début et une fin. Elle apparaît dans vos frais de personnel, et c'est précisément le but : vous la payiez déjà d'une manière ou d'une autre, sans pouvoir la voir.

« Cela nous coûte une demi-heure par jour »

Cela vous coûte une demi-heure par jour que vous dépensez déjà. La question est de savoir si vous la dépensez délibérément ou par accident.

Et il y a un retour réel à le faire délibérément. Une transmission qui a son créneau devient généralement une transmission structurée - une courte liste de ce qui doit réellement passer - et cela va plus vite que la version informelle qu'elle remplace. Plusieurs structures de soins qui l'ont formalisée constatent que le chevauchement planifié finit plus court que le dépassement non planifié qu'il a remplacé, parce que « nous sommes en poste pour cela » change la manière de le faire.

Comment savoir ce que la vôtre coûte aujourd'hui

Si vous avez du pointage, vous avez presque certainement les données.

Prenez un mois et comparez, par fonction, l'heure réelle de sortie et la fin de poste prévue. Regroupez ensuite.

Vous ne cherchez pas la moyenne, mais la régularité. Une fonction où presque tout le monde sort avec huit à quinze minutes de retard presque chaque jour n'a pas un problème de discipline, et ce ne sont pas des heures supplémentaires dans un sens utile. C'est une transmission non planifiée, et sa forme se lit directement dans le rapport.

Faites de même en début de poste. Dans beaucoup d'exploitations, les gens pointent en avance et cela passe pour leur affaire - mais si le travail de démarrage doit avoir lieu pour que le poste tourne, le même argument s'applique.

Les variantes par secteur

Santé et soins - c'est là que l'enjeu est le plus fort, parce que le contenu de la transmission est clinique et parce que c'est précisément ce dont une inspection voudra la trace. Le chevauchement est habituellement de 15 à 30 minutes et devient de plus en plus non négociable.

Logistique et entrepôts - la transmission porte sur ce qui est à moitié fait : une préparation interrompue, un quai bloqué, une machine capricieuse. Elle est courte, mais elle fait la différence entre un poste suivant qui commence et un poste suivant qui cherche où en sont les choses.

Hôtellerie - la réception et la clôture de nuit sont le cas évident, et les étages en ont une version plus discrète : chambres refusées, chambre avec une intervention technique, demande d'un client qui court sur la journée. Les services se transmettent selon des horloges différentes, et c'est pourquoi, dans un hôtel, la transmission tombe si facilement dans l'interstice entre deux plannings au lieu de tenir dans l'un des deux.

La version courte

Si une tâche revient chaque jour, prend un temps prévisible et doit avoir lieu pour que l'exploitation fonctionne, alors elle appartient au planning. La transmission remplit les trois conditions et n'y figure presque jamais.