Guardi quasi qualunque piano turni su ventiquattr'ore e troverà turni che si toccano perfettamente. Il mattino finisce alle 15:00, il pomeriggio inizia alle 15:00. La notte inizia quando finisce il pomeriggio.

Ora si chieda come il turno che entra scopre che cosa è successo in quello che esce.

La risposta è un passaggio di consegne, dura dai dieci ai venti minuti, avviene ogni singolo giorno - e in quel piano non appartiene a nessuno dei due turni.

Perché non è un errore di arrotondamento

Due cose vanno male, e vanno male in direzioni opposte.

O il turno che esce resta. Il che significa che ogni persona di ogni turno lavora dieci o quindici minuti oltre il proprio orario, ogni giorno, senza registrazione. In una struttura con tre turni si superano l'ora al giorno di lavoro non registrato, cinque o sette giorni a settimana. È lavoro non pagato se non viene pagato, ed è comunque orario di lavoro non conteggiato - ed è la cosa più affidabile che troverà il giorno in cui qualcuno confronta le timbrature di uscita con la fine turno prevista.

O il passaggio di consegne non avviene davvero. In un magazzino significa che il turno successivo riscopre un problema. In una struttura assistenziale significa che informazioni clinicamente rilevanti non si muovono: una residente che non ha mangiato, un cambio di comportamento, un colloquio con i familiari da riprendere. Nell'assistenza regolata il passaggio di consegne non è cortesia amministrativa: fa parte del modo in cui si documenta la continuità dell'assistenza.

La maggior parte delle attività ha un po' di entrambe le cose, in modo disuguale, a seconda di chi è in turno.

L'errore di pianificazione che c'è sotto

Il piano esprime un'ipotesi falsa: che un turno sia un blocco di tempo in cui qualcuno fa il lavoro, e nient'altro.

In realtà, per quasi ogni ruolo, un turno ha tre parti - avvio, lavoro, chiusura - e il piano descrive solo quella centrale. La chiusura è il passaggio di consegne, la cassa, il controllo delle attrezzature, il registro, il riordino. L'avvio è la stessa cosa al contrario.

La soluzione non è complicata. Faccia sovrapporre i turni deliberatamente, e metta la sovrapposizione nel piano.

  • Mattino 7:00 - 15:15, pomeriggio 14:45 - 23:00
  • Notte 22:45 - 7:15

Ora il passaggio di consegne è dentro due turni pagati, pianificati, registrati. Ha un inizio e una fine. Compare nel suo costo del lavoro, ed è esattamente il punto: lo stava già pagando in un modo o nell'altro, senza poterlo vedere.

«Ci costa mezz'ora al giorno»

Le costa mezz'ora al giorno che sta già spendendo. La domanda è se la spende deliberatamente o per caso.

E farlo deliberatamente ha un ritorno reale. Un passaggio di consegne con una sua fascia tende a diventare un passaggio con una struttura - un elenco breve di ciò che deve davvero passare - e questo è più rapido della versione informale che sostituisce. Diverse strutture assistenziali che l'hanno formalizzato riscontrano che la sovrapposizione pianificata finisce per essere più corta dello sforamento non pianificato che ha sostituito, perché «siamo in turno per questo» cambia il modo in cui si fa.

Come sapere quanto le costa oggi

Se ha la rilevazione presenze, i dati li ha quasi certamente.

Prenda un mese e confronti, per ruolo, l'orario reale di uscita con la fine turno prevista. Poi raggruppi.

Non cerca la media, ma la regolarità. Un ruolo in cui quasi tutti timbrano l'uscita con otto a quindici minuti di ritardo quasi ogni giorno non ha un problema di disciplina, e non sono straordinari in alcun senso utile. È passaggio di consegne non pianificato, e la sua forma si legge direttamente nel report.

Faccia lo stesso a inizio turno. In molte attività le persone timbrano in anticipo e la cosa passa per affare loro - ma se il lavoro di avvio deve avvenire perché il turno funzioni, vale lo stesso argomento.

Le varianti per settore

Sanità e assistenza - qui la posta è più alta, perché il contenuto del passaggio è clinico e perché è proprio ciò di cui un'ispezione vorrà evidenza. La sovrapposizione è di norma di 15-30 minuti e viene trattata sempre più come non negoziabile.

Logistica e magazzini - il passaggio riguarda ciò che è a metà: una preparazione interrotta, una baia bloccata, una macchina che fa i capricci. È breve, ma è la differenza tra un turno successivo che inizia e un turno successivo che cerca dove sono le cose.

Alberghi - ricevimento e chiusura notturna sono il caso evidente, e le pulizie ne hanno una versione più silenziosa: camere rifiutate, una camera con una segnalazione tecnica, una richiesta di un ospite che attraversa la giornata. I reparti si passano le consegne su orologi diversi, ed è per questo che in un albergo il passaggio cade così facilmente nell'interstizio tra due piani invece di stare dentro uno dei due.

La versione breve

Se un'attività si presenta ogni giorno, dura un tempo prevedibile e deve avvenire perché l'operatività funzioni, allora appartiene al piano turni. Il passaggio di consegne soddisfa tutte tre le condizioni e quasi mai c'è.