Viele Betriebe warten darauf, dass das Gesetz zur Arbeitszeiterfassung endlich kommt, bevor sie etwas unternehmen. Das ist nach der Berichterstattung nachvollziehbar und teuer, denn die Pflicht gilt seit September 2022.

Woher die Pflicht tatsächlich kommt

Genau hier entsteht die Verwirrung, deshalb lohnt sich Präzision.

Das Arbeitszeitgesetz verlangt in § 16 Abs. 2 nur, die Arbeitszeit aufzuzeichnen, die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgeht, dazu ein Verzeichnis der Beschäftigten, die einer Verlängerung zugestimmt haben. Diese Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Wäre das alles, hätten die meisten Arbeitgeber wenig zu tun.

Es ist nicht alles. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber bereits verpflichtet sind, die gesamte Arbeitszeit ihrer Beschäftigten zu erfassen - hergeleitet aus dem Arbeitsschutzgesetz, konkret aus der Pflicht, für eine geeignete Organisation zu sorgen.

Die Pflicht ist also real, sie ist allgemein, und sie steht nicht dort, wo man sie sucht. Die erwartete Novelle würde sie ins Arbeitszeitgesetz überführen und eine elektronische Erfassung vorschreiben. Sie würde die Pflicht nicht schaffen, denn die besteht bereits.

Was zu erfassen ist

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich der Pausen. Nicht nur Überstunden. Nicht nur die Ausnahmen.

Ein bestimmtes System hat das Gericht nicht vorgeschrieben, und das ist die eigentlich gute Nachricht. Es gibt keine Pflicht, etwas Bestimmtes zu kaufen; die erwartete Novelle zielt auf elektronische Erfassung, nicht auf ein Produkt.

Die Falle bei der Vertrauensarbeitszeit

Vertrauensarbeitszeit wird oft als Ausnahme verstanden. Sie ist keine. Beschäftigte können ihre Arbeitszeit weiterhin frei einteilen; was nicht geht, ist, sie nicht mehr zu erfassen. Das sind zwei verschiedene Dinge, und Flexibilität als Grund gegen die Erfassung zu nehmen ist das häufigste Risiko in Büroorganisationen.

Im Schichtbetrieb ist die entsprechende Falle die Annahme, der Dienstplan sei die Aufzeichnung. Ein veröffentlichter Plan zeigt, was beabsichtigt war. Die Pflicht betrifft, was tatsächlich passiert ist.

Wie eine vernünftige Position heute aussieht

Man muss den endgültigen Gesetzestext nicht kennen, um vertretbar aufgestellt zu sein. Es braucht vier Dinge, und es sind dieselben vier, die die Novelle verlangen wird.

  • Beginn, Ende und Pausen jeder Person, täglich erfasst - mit welchem Mittel auch immer, das zur Arbeit passt.
  • Aufzeichnungen, die sich nicht unbemerkt nachträglich ändern lassen. Korrekturen sind normal und nötig; eine nicht nachvollziehbare Korrektur ist das Problem. Eine Tabellenkalkulation scheitert hier, und Tabellen sind nach wie vor sehr verbreitet.
  • Eine Aufbewahrungsfrist, die Sie auch einhalten können. Zwei Jahre nach dem Arbeitszeitgesetz, zehn Jahre für steuerlich relevante Unterlagen - praktisch überleben die lohnnahen Aufzeichnungen die arbeitszeitrechtlichen.
  • Beteiligung des Betriebsrats, wo es einen gibt. Einführung und Ausgestaltung eines Erfassungssystems sind mitbestimmungspflichtig. Ohne den Betriebsrat zu starten ist der übliche Weg, ein sinnvolles Projekt um ein halbes Jahr zu verzögern.

Der letzte Punkt wird am häufigsten erst bearbeitet, wenn das System schon ausgewählt ist - also genau in der falschen Reihenfolge.

Die ehrliche Zusammenfassung

Das Gesetz, auf das gewartet wird, wird im Wesentlichen eine Pflicht formalisieren, die ein Gericht bereits festgestellt hat, und ergänzen, dass die Erfassung elektronisch zu erfolgen hat. Wer die gesamte Arbeitszeit bereits in einer Form erfasst, die sich nicht still ändern lässt, für den wird die Novelle ein Verwaltungsvorgang und kein Projekt.

Wer das nicht tut, hat keine Lücke gegenüber dem künftigen Gesetz. Sondern gegenüber dem geltenden.

Für die Details wird der endgültige Text der Novelle maßgeblich sein. Die Entscheidung vom September 2022 ist aber öffentlich, kurz und deutlich klarer als die Kommentare darüber.