Chaque équipe a quelqu'un dont le profil d'absences est suspect. Chaque politique d'absence est conçue autour de cette personne. C'est pourquoi la plupart des politiques d'absence sont mauvaises.
La personne pour laquelle il faut concevoir n'est pas le cas atypique. C'est le père dont l'enfant a la varicelle, la collègue qui se remet d'une opération, la personne qui gère une maladie chronique suffisamment bien pour que vous ne l'ayez jamais remarqué. Concevez pour eux et le cas atypique est traité de toute façon, parce que les cas atypiques ressortent nettement sur une base de référence bien mesurée.
Mesurez la fréquence, pas la durée
Le réflexe est de compter les jours perdus. C'est la mauvaise mesure. Quelqu'un absent trois semaines avec une jambe cassée vous coûte trois semaines de remplacement, une fois, de façon prévisible. Quelqu'un absent un seul jour, onze fois par an, sans prévenir, est bien plus perturbant pour l'exploitation et apparaît comme un chiffre plus petit.
L'outil habituel est le facteur de Bradford : S² × D, où S est le nombre d'absences distinctes et D le total des jours. Il pondère délibérément la fragmentation.
Une absence de dix jours donne 10. Dix absences d'un jour donnent 1 000.
Utilisez-le comme déclencheur de conversation, jamais comme seuil disciplinaire automatique. La formule ne sait pas que quelqu'un a eu quatre rendez-vous hospitaliers distincts, et une politique qui se déclenche automatiquement sur un chiffre se déclenchera un jour sur une personne en situation de handicap. C'est une action pour discrimination, et elle ne sera pas serrée.
Faites un entretien de retour chaque fois
Après chaque absence, aussi courte soit-elle. Cinq minutes, informel, ce n'est pas un entretien disciplinaire.
Trois choses qu'il permet :
- Il vérifie que la personne est réellement apte à revenir. Les gens reviennent trop tôt par culpabilité plus souvent qu'ils ne s'absentent par paresse.
- Il fait remonter des causes que vous pouvez corriger. Des lombalgies récurrentes dans un poste d'entrepôt ne sont pas un problème de maladie, mais un problème d'ergonomie déguisé en maladie.
- C'est le moyen le plus efficace contre l'absence de complaisance - non parce qu'il est menaçant, mais parce qu'il rend l'absence visible et personnelle au lieu d'un message texte dans le vide.
La constance compte plus que le contenu. Si l'entretien n'a lieu que pour les personnes que vous soupçonnez déjà, c'est un processus disciplinaire déguisé en processus de bien-être, et tout le monde le voit.
Rendez la déclaration triviale
Un processus qui exige d'appeler à 6 h un responsable qui peut ne pas décrocher produit deux mauvais résultats : des gens qui déclarent tard, et des gens qui viennent malades parce que déclarer était plus difficile que venir.
Un canal, toujours disponible, qui atteint la personne d'astreinte. Enregistrez l'heure de la déclaration. Cet enregistrement protège le salarié au moins aussi souvent que vous.
Séparez les trois causes avant de réagir
L'absence imprévue a trois racines assez différentes, et elles demandent des réponses différentes :
Une vraie maladie de courte durée. Rien à gérer. Assurez le remplacement, souhaitez la bienvenue au retour, passez à autre chose. Traiter cela comme un problème de performance est la façon de construire une équipe qui vient travailler avec une gastro-entérite.
Un profil dont la cause est hors du travail. Charge d'aidant, une maladie, le transport, un second emploi. La réponse est une conversation sur des aménagements : un autre rythme de postes, un début plus tardif, la formalisation de la souplesse qui existe déjà de façon informelle. C'est là que vit l'essentiel des absences dites « problématiques », et c'est généralement soluble.
Un profil dont la cause est dans le travail. Des absences concentrées sur certains postes, certaines tâches, ou après la présence de certains collègues au planning ne sont pas un problème d'absence. C'est un signal, et il pointe quelque chose. Regardez avant de sanctionner.
Ce n'est qu'après avoir exclu les trois que la question devient comportementale - et vous aurez alors une documentation montrant que vous avez cherché correctement, ce qui est exactement ce dont vous avez besoin si la procédure se formalise.
Surveillez la forme saisonnière
L'absence a une forme. Elle monte en hiver, bondit après les longs week-ends, et se regroupe autour des vacances scolaires. Connaître votre propre profil permet de planifier le remplacement au lieu de le chercher en urgence.
Si vous avez douze mois de données, regardez l'absence par semaine de l'année. La plupart des exploitations trouvent deux ou trois pointes prévisibles qu'elles ont prises pour de la malchance chaque année.
À quoi ressemble le bon
- Chaque absence enregistrée de la même façon, par le même canal, horodatée.
- Chaque retour suivi d'une conversation courte.
- La fréquence mesurée et revue chaque mois, avec des seuils qui déclenchent des conversations et non des procédures.
- Des aménagements proposés avant de questionner le comportement.
- Le remplacement planifié selon la forme saisonnière plutôt qu'improvisé.
Rien de tout cela n'est mou. C'est à cela que ressemble un traitement défendable des absences - et il se trouve que c'est aussi la version qui garde les gens qui seraient partis autrement.