Le conseil standard est de publier le planning deux semaines à l'avance. C'est un bon conseil et il est presque inutile, car ceux qui en ont le plus besoin ne voient pas à deux semaines et le savent.

Prenons donc la contrainte au sérieux et arrivons à quelque chose de plus exploitable.

Pourquoi le délai mérite autant d'attention

Daniel Schneider et Kristen Harknett ont suivi un panel de salariés payés à l'heure dans le commerce et la restauration et constaté que les délais courts et les postes à la demande prédisent fortement et robustement le turnover - et que l'effet passe par le conflit entre travail et vie personnelle et par l'insatisfaction. Ce n'est donc pas mystérieux : les gens quittent les emplois qui rendent impossible l'organisation du reste de leur vie.

Économiquement, cela compte parce que remplacer quelqu'un coûte une fraction substantielle d'un salaire annuel une fois comptés le recrutement, l'intégration, le remplacement payé pendant la vacance et la productivité d'une personne en apprentissage.

Et contrairement à presque tous les autres leviers de fidélisation, le délai ne coûte rien. Il n'y a pas de ligne budgétaire. C'est une discipline, pas une dépense, et c'est précisément pourquoi on le regarde en premier.

Le mouvement : publier tôt un squelette, laisser les bords souples

La raison pour laquelle on ne publie pas tôt est qu'on essaie de publier le planning entier - chaque nom dans chaque case - et qu'une partie n'est réellement pas encore connue.

Mais un planning n'est pas uniformément incertain. Découpez-le :

Ce que vous savez déjà à quatre semaines

  • La couverture socle qui existe quelle que soit la demande : l'infirmière sur chaque poste, quelqu'un à l'accueil, celui qui ouvre
  • Les rythmes personnels fixes : la personne qui ne travaille jamais le lundi, les deux qui se partagent un poste
  • Les congés accordés, les journées de formation, les rendez-vous déjà pris
  • Les minima contractuels de ceux qui ont des horaires fixes

Ce que vous ne pouvez réellement pas savoir

  • Le renfort au-dessus du socle, qui dépend de la demande
  • Le remplacement d'une absence qui n'a pas encore eu lieu

Dans la plupart des exploitations, la première liste représente 60 à 80 % des heures. Et c'est la partie qui compte le plus pour la vie des gens, car les questions auxquelles ils ont besoin de réponses sont « est-ce que je travaille samedi prochain » et « quels jours ai-je de repos », non « mon poste est-il de 11 h à 19 h ou de 12 h à 20 h ».

Publiez-la donc. Dites clairement que le reste sera ajouté plus tard, et pour quand.

Ce que « délai » signifie pour celui qui le reçoit

La précision vaut la peine ici, car c'est là que les bonnes intentions se dissipent.

Connaître la forme vaut presque autant que connaître le détail. Savoir quatre semaines à l'avance qu'on est sur la rotation du matin cette semaine, en repos jeudi et dimanche, et probablement en poste à huit heures, permet de prendre un rendez-vous chez le dentiste, d'organiser la garde et d'accepter une invitation. Apprendre la minute exacte plus tard est bien moins lourd.

Un délai que vous reprenez vaut moins que pas de délai du tout. Un planning publié tôt puis modifié plusieurs fois apprend aux gens à ne pas s'y fier, et vous avez dépensé l'effort pour rien. Si vous ne pouvez pas le tenir, publiez-en moins plutôt que de le publier « à titre provisoire ».

Ce qui est mesuré, c'est le changement de dernière minute, pas la moyenne. Un poste déplacé avec un jour de délai abîme davantage le mois de quelqu'un qu'un planning publié une semaine en retard.

Les réalités par secteur

Santé et soins - le socle est exceptionnellement élevé, car l'effectif requis dépend des résidents et de leur niveau de dépendance et non d'une demande qui varie d'heure en heure. Les plannings de soin pourraient souvent être publiés un mois à l'avance et ne le sont pas, surtout par habitude. L'incertitude ici, ce sont les absences et les postes vacants, pas la demande.

Logistique et entrepôts - un socle stable avec une pointe par-dessus. Le socle peut sortir des semaines à l'avance. La pointe demande un autre mécanisme, et faire comme si elle appartenait au même planning est ce qui met le tout en retard.

Commerce - réellement plus difficile, car les promotions et les livraisons bougent. Mais regardez d'où vient l'instabilité : une grande partie de ce mouvement est interne, et l'heure de bouclage qui permet de publier tôt est la même qui arrête le va-et-vient.

Propreté - le planning des sites est le plus prévisible de cette liste. Ce qui bouge, ce sont les trajets, les remplacements et les accès. Publiez l'affectation tôt et traitez les changements séparément.

Restauration et hôtellerie - le socle est plus prévisible qu'il n'y paraît. Quelqu'un doit ouvrir, quelqu'un doit fermer, le petit-déjeuner est tous les jours. Ce qui est incertain, c'est le renfort sur la pointe du week-end, et c'est une minorité des heures.

Une règle pratique

Choisissez un horizon que vous pouvez réellement tenir et publiez à cet horizon la partie engagée, chaque semaine, sans exception. Ajoutez la partie souple à mesure qu'elle se fixe.

Quatre semaines d'un planning que vous respectez valent mieux que deux semaines d'un planning que vous réécrivez. Le chiffre que tout le monde cite est deux semaines ; ce dont les gens ont réellement besoin, c'est que ce que vous leur avez dit soit encore vrai.