Un site, c'est un planning. Deux sites, deux plannings. Quelque part au troisième ou quatrième, le travail cesse de croître linéairement et commence à croître mal - et la raison n'est presque jamais la planification elle-même.
C'est que personne n'a jamais décidé où se prennent les décisions.
La question sous toutes les autres
Pour chaque décision de planification, il existe exactement une bonne réponse à « qui décide de cela », et les ennuis commencent quand la réponse dépend de la personne interrogée.
Trois points méritent d'être explicités, car ce sont ceux auxquels on répond deux fois en silence :
- Qui peut publier un planning pour un site ? Le responsable de site, ou le siège ?
- Qui valide un échange qui reste à l'intérieur d'un site ? Presque toujours le site. Presque toujours, en pratique, celui qui répond le plus vite.
- Qui valide tout ce qui franchit les sites ? Cela doit être le siège, et c'est le point le plus souvent laissé implicite.
Pour les deux premiers, vous pouvez retenir l'une ou l'autre réponse. Ce que vous ne pouvez pas faire, c'est les laisser en suspens, car une question en suspens reçoit une réponse différente chaque fois, et le coût de cela est le double traitement que tout le monde attribue au fait « d'avoir plusieurs sites ».
Les salariés qui travaillent sur plus d'un site
C'est là que la planification multi-site devient réellement difficile, et c'est un groupe bien plus restreint que l'effort ne le suggère - typiquement les volants, les encadrants et une poignée de temps partiels flexibles.
Trois choses tournent mal avec eux, et toutes trois sont invisibles depuis le planning d'un site :
La double affectation. Deux sites planifient la même personne le samedi, chacun regardant sa propre grille. Aucun n'a mal fait.
Les repos entre sites. Quelqu'un ferme au site A et ouvre au site B. Chaque planning est conforme isolément. La personne, non.
Les totaux d'heures. Les maxima hebdomadaires, les seuils d'heures supplémentaires et les heures contractuelles sont des propriétés de la personne, pas du site. Deux sites qui planifient 20 heures chacun en ont planifié 40 ensemble, et un seul des deux l'apprendra.
Le remède n'est pas plus de communication. C'est que toute personne travaillant sur plus d'un site a besoin d'une vue de sa propre semaine qui traverse les sites, et que celui qui la planifie voie la même chose.
Ce qui doit vraiment rester local
Une surcorrection fréquente consiste à tout centraliser, ce qui échange le double traitement contre un goulot et dégrade le planning : le siège ne sait pas que le mardi est calme dans une agence et brutal dans une autre.
Le local doit garder : qui travaille quel poste, le remplacement au quotidien, et les échanges internes au site. Le siège doit garder : le budget, tout ce qui franchit les sites, et les définitions - ce qui compte comme heure supplémentaire, quel est le repos minimum, à quoi ressemble un modèle de poste. Les définitions appartiennent au siège précisément pour être identiques partout ; les plannings appartiennent au local précisément pour ne pas l'être.
Le piège du reporting
Le reporting multi-site arrive généralement sous forme de ventilation par site, ce qui est utile et n'est pas ce qui attrape les problèmes.
Ce qui attrape les problèmes, c'est la comparaison. Le même indicateur d'un site à l'autre - taux de frais de personnel, prévu contre réel, heures supplémentaires en part des heures - transforme « le site quatre dépense beaucoup » en « le site quatre dépense beaucoup par rapport à son chiffre d'affaires, et depuis six semaines ». Les chiffres d'un seul site n'ont pas de référence. Quatre sites sont leur propre référence, et c'est le véritable avantage d'en exploiter plus d'un.
Une courte liste de contrôle
- Pouvez-vous dire sans hésiter qui publie le planning de chaque site ?
- Avez-vous la liste des personnes travaillant sur plus d'un site ? Sinon, commencez là.
- Quelqu'un peut-il voir la semaine entière d'une personne à travers les sites ?
- Vos définitions sont-elles centrales et vos plannings locaux, ou les deux ont-ils fini à l'envers ?
- Comparez-vous les sites, ou vous contentez-vous de les reporter ?