Ogni squadra ha qualcuno il cui profilo di assenze insospettisce. Ogni politica sulle assenze viene progettata attorno a quella persona. È per questo che la maggior parte delle politiche sulle assenze è cattiva.
La persona per cui progettare non è il caso anomalo. È il padre il cui figlio ha la varicella, la collega che si riprende da un intervento, la persona che gestisce una patologia cronica abbastanza bene perché lei non l'abbia mai notato. Progetti per loro e il caso anomalo viene comunque intercettato, perché gli anomali risaltano nitidamente su una linea di base misurata bene.
Misuri la frequenza, non la durata
L'istinto è contare i giorni persi. È la misura sbagliata. Chi resta a casa tre settimane con una gamba rotta le costa tre settimane di sostituzione, una volta, in modo prevedibile. Chi si assenta un giorno solo, undici volte l'anno, senza preavviso, è molto più destabilizzante per l'operatività e appare come un numero più piccolo.
Lo strumento consueto è il fattore di Bradford: S² × D, dove S è il numero di assenze distinte e D il totale dei giorni. Pesa deliberatamente la frammentazione.
Un'assenza di dieci giorni fa 10. Dieci assenze di un giorno fanno 1.000.
Lo usi come innesco di una conversazione, mai come soglia disciplinare automatica. La formula non sa che qualcuno ha avuto quattro appuntamenti ospedalieri distinti, e una politica che scatta automaticamente su un numero prima o poi scatterà su una persona con disabilità. Quella è una causa per discriminazione, e non sarà una causa in bilico.
Faccia un colloquio di rientro ogni volta
Dopo ogni assenza, quanto breve sia. Cinque minuti, informale, non è un colloquio disciplinare.
Tre cose che ottiene:
- Verifica che la persona sia davvero idonea a rientrare. Le persone rientrano troppo presto per senso di colpa più spesso di quanto restino a casa per pigrizia.
- Fa emergere cause che può correggere. Mal di schiena ricorrente in un ruolo di magazzino non è un problema di malattia, è un problema di ergonomia travestito da malattia.
- È il deterrente più efficace all'assenza di comodo - non perché sia minaccioso, ma perché rende l'assenza visibile e personale invece di un messaggio nel vuoto.
La coerenza conta più del contenuto. Se il colloquio avviene solo per le persone che già sospetta, è un procedimento disciplinare travestito da attenzione al benessere, e lo capiscono tutti.
Renda banale la segnalazione
Un processo che richiede di telefonare alle 6:00 a un responsabile che può non rispondere produce due esiti negativi: persone che segnalano tardi, e persone che vengono malate perché segnalare era più difficile che presentarsi.
Un canale, sempre disponibile, che arriva a chi è di riferimento. Registri l'ora della segnalazione. Quella registrazione tutela il lavoratore almeno tanto quanto lei.
Separi le tre cause prima di reagire
L'assenza non programmata ha tre radici piuttosto diverse, e richiedono risposte diverse:
Una vera malattia breve. Nulla da gestire. Organizzi la sostituzione, dia il bentornato, vada avanti. Trattarla come una questione di rendimento è il modo di costruire una squadra che viene al lavoro con la gastroenterite.
Un profilo con una causa fuori dal lavoro. Impegni di cura, una patologia, i trasporti, un secondo lavoro. La risposta è una conversazione su adattamenti: un altro schema di turni, un inizio più tardi, la formalizzazione della flessibilità che già esiste in modo informale. È qui che vive la maggior parte delle assenze cosiddette problematiche, e di solito è risolvibile.
Un profilo con una causa dentro il lavoro. Assenze concentrate su certi turni, certe mansioni, o dopo la presenza di certi colleghi nel piano non sono un problema di assenze. Sono un segnale, e puntano a qualcosa. Guardi prima di sanzionare.
Solo dopo aver escluso tutte tre è una questione di condotta - e a quel punto avrà una documentazione che mostra di aver guardato come si deve, che è esattamente ciò che le serve se la cosa diventa formale.
Osservi la forma stagionale
L'assenza ha una forma. Sale in inverno, balza dopo i ponti, e si addensa attorno alle vacanze scolastiche. Conoscere il proprio profilo permette di pianificare la sostituzione invece di rincorrerla.
Se ha dodici mesi di dati, guardi le assenze per settimana dell'anno. La maggior parte delle attività trova due o tre punte prevedibili che ha considerato sfortuna ogni anno.
Come si presenta il buono
- Ogni assenza registrata nello stesso modo, dallo stesso canale, con orario.
- Ogni rientro seguito da una conversazione breve.
- La frequenza misurata e rivista ogni mese, con soglie che avviano conversazioni e non procedimenti.
- Adattamenti proposti prima di mettere in discussione la condotta.
- Sostituzioni pianificate sulla forma stagionale invece di improvvisate.
Nulla di questo è morbido. È l'aspetto di una gestione delle assenze difendibile - e per caso è anche la versione che trattiene le persone che altrimenti se ne sarebbero andate.