Due settimane in agosto. La quindicina attorno a Natale. La settimana bianca. Qualunque sia la punta da lei, le richieste arrivano insieme, e in un'attività che non può chiudere dirà no a qualcuno.

La parte scomoda è che la maggior parte delle strutture non ha un metodo per questo. Ha una casella di posta in ordine di arrivo, che è pur sempre un metodo - solo che non l'ha scelto nessuno, e favorisce sistematicamente gli organizzati, i sicuri di sé, e chi ha il partner che ha sistemato le vacanze a gennaio.

Il vincolo non è il numero di persone

L'istinto è porre un tetto: non più di tre assenti per settimana per reparto.

È meglio di niente e di solito è sbagliato, perché conta corpi mentre il piano ha bisogno di capacità. Tre assenti non sono un problema, a meno che due di loro siano i suoi unici responsabili di chiave, o la sua unica infermiera per quel turno, o i soli due patentini per il carrello nella notte.

Il tetto deve dunque derivare dalla copertura, non da una percentuale:

  • Quali ruoli devono essere presenti in ogni turno, qualunque cosa accada
  • Quante persone sanno oggi coprire ciascuno di quei ruoli
  • Cosa resta, settimana per settimana, di realmente concedibile

Lo faccia una volta e il numero viene da sé. In modo affidabile le dirà anche qualcosa che non voleva sapere su quanto sia sottile la sua copertura - un problema distinto e più importante.

Scelga un metodo, e dica quale

Ogni metodo è iniquo in qualche direzione. Il punto è scegliere l'iniquità deliberatamente e pubblicarla, perché una regola non dichiarata viene vissuta come favoritismo, che lo sia o no.

Chi prima arriva. Semplice, trasparente, in astratto sembra equo. In pratica premia chi prenota prima, il che si correla con la sicurezza di sé, l'anzianità e il non doversi coordinare col datore di lavoro di un partner. Produce anche una corsa nel momento in cui la finestra si apre.

La rotazione. Chi è rimasto fuori l'anno scorso ha la precedenza quest'anno. La più equa nell'arco di una carriera, e la sola che sopravvive intatta alla conversazione «tu hai avuto Natale l'anno scorso». Richiede di aver registrato l'esito, ed è il motivo per cui la maggior parte non la usa.

L'anzianità. Prevedibile e facile da amministrare. Demotivante per i nuovi, e in un settore con alto turnover significa che i suoi ultimi arrivati - quelli con più probabilità di andarsene - prendono il peggio.

Il sorteggio. Tutti presentano entro un termine, le settimane contese si estraggono. Sembra arbitrario ed è davvero imparziale, ed elimina completamente la corsa. Funziona meglio di quanto si pensi se combinato con la rotazione come criterio di spareggio.

Dividere la punta. Nessuno prende la quindicina intera; tutti prendono una settimana. Impopolare da annunciare, e spesso la sola risposta onesta quando la domanda è alta e la copertura sottile.

La maggior parte degli schemi praticabili è una combinazione: una finestra con un termine, un tetto derivato dalla copertura, e la rotazione come spareggio.

La meccanica che lo fa funzionare

Apra una finestra e decida tutto insieme. Questo solo cambiamento toglie la maggior parte del risentimento. Le richieste si raccolgono fino a un termine, poi si decidono insieme contro il tetto. Nessuno è penalizzato per essere stato al lavoro quando è partita l'email.

Pubblichi le regole prima che la finestra si apra, incluso il tetto, lo spareggio e la data entro cui risponderà.

Risponda a tutti lo stesso giorno. Distillare le approvazioni significa che chi riceve un no lo scopre per ultimo, e lo scopre per deduzione.

Registri l'esito, non solo le ferie. Chi ha chiesto, a chi è stato rifiutato, e per quale settimana. Senza questo la rotazione l'anno prossimo è impossibile e si ridiscuterà l'estate scorsa a memoria.

Decida il riporto nello stesso momento. Se le persone non possono prendere ferie in alta stagione, le prenderanno dopo - e se le sue regole lo rendono difficile, otterrà la corsa di dicembre in cui metà squadra ha una settimana residua e il piano non riesce ad assorbirla.

Le realtà per settore

Alberghi e logistica hanno la versione più crudele, perché la domanda fa punta proprio quando il personale vorrebbe di più essere libero. È qui che dividere la punta ed essere espliciti presto conta più, e qui che il personale stagionale aiuta davvero.

Sanità e assistenza non fa punta nello stesso modo, ma non può scendere sotto l'organico necessario in un solo turno, quindi il vincolo è duro invece che stagionale. La rotazione si adatta particolarmente bene qui, perché le squadre sono abbastanza stabili perché venga percepita come giusta.

Commercio fa punta a Natale, che in molti contratti collide con la fine dell'anno di riferimento delle ferie. Vale la pena verificare se il suo anno di riferimento la aiuta o crea il problema.

Chi tenere d'occhio

La persona che non chiede mai ferie in alta stagione. Sembra flessibilità e di solito è una di tre cose: qualcuno che ha smesso di chiedere, qualcuno che non può permettersi di andare da nessuna parte, o qualcuno la cui assenza rivelerebbe che nessun altro sa fare il suo lavoro.

Tutte tre meritano una conversazione, e la terza è un rischio che dovrebbe governare attivamente invece di appoggiarvisi in silenzio.