A regra portuguesa sobre registo de tempos de trabalho é curta, e há dois pormenores que decidem se cumpre ou não.
O artigo 202.º do Código do Trabalho obriga o empregador a manter o registo dos tempos de trabalho de todos os trabalhadores, incluindo os isentos de horário, com indicação das horas de início e de termo do trabalho e das interrupções ou intervalos que nele não se compreendam, de modo a apurar o número de horas prestadas por dia e por semana.
Aplica-se independentemente do tipo de contrato, da dimensão da empresa e do sector. Não há isenção para pequenas empresas.
Os dois pormenores que decidem
Interrupções, não apenas entrada e saída. O registo tem de distinguir os intervalos que não são tempo de trabalho. Duas marcações, uma em cada extremo do dia, não fazem isso - e a diferença não é académica: sem elas, tudo o que fica entre a primeira e a última marcação lê-se como tempo de trabalho, o que talvez não seja o que quer afirmar sobre um período de dez horas com duas de intervalo pelo meio.
Local que permita a consulta imediata. É esta a expressão que apanha as empresas. O registo tem de estar acessível de forma a poder ser consultado de imediato. Não recuperado de um arquivo. Não pedido ao contabilista e enviado na segunda-feira. A ACT pode fiscalizar a qualquer momento, e o padrão que o texto fixa é a imediatez.
Se o registo vive numa folha de cálculo no portátil de um responsável, ou numa pasta na sede enquanto a fiscalização decorre no restaurante, tem um problema de cumprimento que nada tem a ver com a qualidade dos dados.
Cinco anos
O registo conserva-se cinco anos - dos prazos mais longos da Europa, e vale mais projetá-lo do que descobri-lo. Cinco anos de registos diários de todos os trabalhadores é um volume que compensa decidir cedo onde fica e como se extrai o mês de uma pessoa há três anos.
Duas consequências práticas. Primeira: o que usar tem de continuar legível daqui a cinco anos, o que desaconselha formatos presos a um único programa ou a uma conta de uma única pessoa. Segunda: pelo RGPD também não deve guardar mais do que a obrigação exige - cinco anos é tanto um teto como um piso.
Os isentos de horário também se registam
A isenção de horário de trabalho é muitas vezes lida como isenção de registo. Não é. O trabalhador está isento de horário fixo; o empregador não está isento do registo. O artigo 202.º di-lo diretamente, e é a falha mais comum em empresas que de resto fazem isto bem: são os quadros que ficam sem registo.
Uma lista curta
- O registo mostra interrupções, ou só os dois extremos do dia?
- Alguém no local de trabalho conseguiria apresentá-lo agora? É esse o padrão do texto.
- Consegue recuperar cinco anos atrás, por trabalhador?
- Os isentos de horário estão no registo? Deviam estar.
O artigo 202.º tem cerca de uma página, e lê-lo diretamente é mais rápido do que ler sobre ele.