Fragen Sie zehn Führungskräfte, wie sie den Dienstplan bauen, und Sie bekommen zehn Varianten derselben Antwort: den Plan der Vorwoche öffnen, ihn kopieren, die Löcher stopfen. Das funktioniert in dem Sinn, dass am Donnerstag ein Plan existiert. Es garantiert außerdem, dass jeder Fehler der Vorwoche in die nächste eingebacken ist.

Ein Dienstplan ist ein Planungsproblem mit drei Bedingungen - Bedarf, Verfügbarkeit und Kosten - und die Reihenfolge, in der Sie sie anwenden, entscheidet über die Qualität des Ergebnisses. Stimmt die Reihenfolge nicht, verbringen Sie die Woche mit Löschen.

Fangen Sie beim Bedarf an, nicht bei den Menschen

Der erste Durchgang hat nichts damit zu tun, wer bei Ihnen arbeitet. Schreiben Sie auf, stundenweise oder in Blöcken, wie viel Arbeit anfällt. Ein Café braucht um 7:00, um 11:00 und um 16:00 Uhr nicht dieselbe Besetzung. Ein Lager braucht an einem Dienstag nicht dieselbe Besetzung wie am Tag nach einem Feiertag.

Wenn Sie historische Daten haben - servierte Gäste, kommissionierte Aufträge, geschlossene Tickets, Kundenfrequenz -, nutzen Sie sie. Wenn nicht, nehmen Sie Ihre eigene Schätzung und schreiben Sie sie trotzdem auf. Eine aufgeschriebene falsche Schätzung ist enorm viel nützlicher als eine nicht aufgeschriebene richtige, weil Sie sie im nächsten Monat mit dem vergleichen können, was tatsächlich passiert ist.

Das Ergebnis dieses Durchgangs ist ein Besetzungsbedarf: für jeden Block der Woche, wie viele Personen Sie brauchen und welche Funktionen sie ausüben können müssen. Keine Namen. Zahlen und Funktionen.

Zweiter Durchgang: harte Bedingungen

Jetzt kommt hinzu, was nicht verhandelbar ist:

  • Vertragliche Stunden. Wer 16 Stunden pro Woche hat, bekommt 16 Stunden.
  • Förmlich vereinbarte Verfügbarkeit - ein fester Studientag, eine Betreuungsverpflichtung.
  • Genehmigter Urlaub.
  • Gesetzliche Grenzen: Ruhezeit zwischen Schichten, Höchstzahl aufeinanderfolgender Tage, Beschränkungen für Jugendliche.
  • Qualifikationen: Wenn nur drei Personen als Ersthelfer ausgebildet sind, braucht jede Schicht eine dieser drei.

Diese Punkte sind nicht verhandelbar. Sie zuerst zu setzen bedeutet, dass Sie nie einen fast fertigen Plan wieder aufdröseln müssen, weil Sie vergessen hatten, dass Amira im Urlaub ist.

Dritter Durchgang: Wünsche

Alles Übrige ist Wunsch - wer lieber früh arbeitet, wer samstags frei möchte, wer für etwas spart und jede Zusatzstunde mitnimmt. Wünsche sind der Ort, an dem ein Dienstplan Wohlwollen erwirbt, und zugleich der Ort, an dem Führungskräfte in Schwierigkeiten geraten, weil Wünsche kollidieren und jemand verlieren muss.

Zwei Regeln halten das fair:

  1. Merken Sie sich, wer zuletzt verzichtet hat. Wenn Jamie in Woche eins den freien Samstag abgegeben hat, hat Jamie in Woche zwei den ersten Zugriff. Den Verzicht rotieren zu lassen ist die ganze Kunst.
  2. Sagen Sie die Regel offen. „Wer zuerst fragt" und „wer am lautesten fragt" sind beides Regeln; sie sind nur schlechte. Sagen Sie, welche gilt, und wenden Sie sie sichtbar an.

Vierter Durchgang: Kosten

Erst jetzt sehen Sie auf das Geld. Summieren Sie die Stunden, multiplizieren Sie mit den Sätzen, vergleichen Sie mit Ihrem Budget für den Zeitraum.

Wenn Sie darüber liegen, widerstehen Sie dem Reflex, die längste Schicht zu kürzen. Suchen Sie stattdessen nach:

  • Unbeabsichtigten Überschneidungen. Zwei Personen decken dieselbe ruhige Stunde ab, weil beide Schichten zufällig darüberliegen.
  • Schichten, die um eine Spitze herum statt durch sie hindurch geplant sind. Eine Fünf-Stunden-Schicht, die eine Stunde vor dem Andrang beginnt und eine Stunde danach endet, ist oft wirtschaftlicher als zwei Drei-Stunden-Schichten davor und danach.
  • Überstunden, die Sie still normalisiert haben. Wer bei einem 40-Stunden-Vertrag die meisten Wochen 44 Stunden arbeitet, macht keine Überstunden, sondern arbeitet in einem unterbesetzten Plan mit Zuschlag.

Früh veröffentlichen, und nur einmal

Der mit Abstand größte Treiber von Unmut rund um den Dienstplan ist die späte Veröffentlichung. Menschen organisieren Kinderbetreuung, Zweitjobs und ihr Leben um Ihren Plan herum; zwei Tage Vorlauf verlagert Ihr Planungsproblem auf sie.

Zwei Wochen sind ein vernünftiges Ziel und in manchen Rechtsordnungen zunehmend eine gesetzliche Untergrenze. Was Sie auch wählen: Legen Sie einen Tag fest und halten Sie ihn. „Der Plan kommt mittwochs" ist ein Versprechen, das Sie halten können. „Der Plan kommt, wenn er fertig ist" ist überhaupt kein Versprechen.

Und wenn er draußen ist, behandeln Sie Änderungen als Ausnahme, die ein Gespräch braucht, nicht als normalen Teil des Verfahrens. Ein Plan, der sich nach der Veröffentlichung sechsmal ändert, war ein Entwurf, der versehentlich veröffentlicht wurde.

Sehen Sie die Vorwoche an, bevor Sie die nächste bauen

Zehn Minuten, jede Woche:

  • Wo waren wir überbesetzt? Wo zu knapp?
  • Welche Schichten liefen über, und warum?
  • Welche Tauschanfragen kamen, und sagt uns das etwas über das Muster?

Das ist die Schleife, die aus einem Dienstplan statt einer wöchentlichen Pflicht ein System macht, das besser wird. Ohne sie machen Sie in einem Jahr dieselben drei Fehler.

Die kurze Fassung

Bedarf zuerst. Harte Bedingungen als Zweites. Wünsche als Drittes, mit einer sichtbaren Fairnessregel. Kosten zuletzt. An einem festen Tag mit echtem Vorlauf veröffentlichen, und zehn Minuten Rückblick, bevor Sie neu beginnen.

Die ersten zwei Male dauert es länger. Danach dauert es kürzer als das Flicken der Vorwoche, und die Woche ist ruhiger.