Ein Standort ist ein Dienstplan. Zwei Standorte sind zwei Dienstpläne. Irgendwo beim dritten oder vierten hört die Arbeit auf, linear zu wachsen, und beginnt schlecht zu wachsen - und der Grund ist fast nie die Planung selbst.
Der Grund ist, dass nie jemand entschieden hat, wo Entscheidungen fallen.
Die Frage unter allen anderen
Für jede Planungsentscheidung gibt es genau eine gute Antwort auf „wer entscheidet das", und die Schwierigkeiten beginnen, wenn die Antwort davon abhängt, wen man fragt.
Drei Punkte lohnen die Ausdrücklichkeit, weil sie diejenigen sind, die still zweimal beantwortet werden:
- Wer darf einen Plan für einen Standort veröffentlichen? Die Standortleitung oder die Zentrale?
- Wer gibt einen Tausch frei, der innerhalb eines Standorts bleibt? Fast immer der Standort. Fast immer geht er in der Praxis an denjenigen, der am schnellsten antwortet.
- Wer gibt alles frei, was Standorte überschreitet? Das muss die Zentrale sein, und es ist der Punkt, der am häufigsten unausgesprochen bleibt.
Bei den ersten beiden können Sie sich für jede Antwort entscheiden. Was Sie nicht tun können, ist sie offenzulassen, denn eine offene Frage wird jedes Mal anders beantwortet, und die Kosten dafür sind die Doppelarbeit, die alle dem Umstand zuschreiben, „mehrere Standorte zu haben".
Beschäftigte, die an mehr als einem Standort arbeiten
Hier wird Planung über Standorte tatsächlich schwierig, und es ist eine viel kleinere Gruppe, als der Aufwand vermuten lässt - typischerweise Springer, Schichtleitungen und eine Handvoll flexibler Teilzeitkräfte.
Drei Dinge gehen bei ihnen schief, und alle drei sind aus dem Plan eines einzelnen Standorts unsichtbar:
Doppelbelegung. Zwei Standorte planen dieselbe Person am Samstag ein, jeder sieht auf sein eigenes Raster. Keiner hat etwas falsch gemacht.
Ruhezeiten über Standorte hinweg. Jemand schließt an Standort A und öffnet an Standort B. Jeder Plan für sich ist zulässig. Die Person nicht.
Stundensummen. Wochenhöchstgrenzen, Überstundenschwellen und Vertragsstunden sind Eigenschaften der Person, nicht des Standorts. Zwei Standorte, die je 20 Stunden planen, haben gemeinsam 40 geplant, und nur einer von beiden wird davon erfahren.
Die Lösung ist nicht mehr Kommunikation. Sie ist, dass jede Person, die an mehr als einem Standort arbeitet, eine standortübergreifende Sicht auf die eigene Woche braucht - und wer sie plant, dieselbe Sicht.
Was wirklich vor Ort bleiben sollte
Eine häufige Überkorrektur ist, alles zu zentralisieren. Das tauscht Doppelarbeit gegen einen Engpass und macht den Plan schlechter, denn die Zentrale weiß nicht, dass der Dienstag in einer Filiale ruhig und in einer anderen brutal ist.
Vor Ort gehört: wer welche Schicht arbeitet, die tägliche Vertretung und Tausche innerhalb des Standorts. In die Zentrale gehört: das Budget, alles Standortübergreifende und die Definitionen - was als Überstunde gilt, wie hoch die Mindestruhezeit ist, wie eine Schichtvorlage aussieht. Definitionen gehören genau deshalb in die Zentrale, damit sie überall gleich sind; Dienstpläne gehören genau deshalb vor Ort, damit sie es nicht sind.
Die Falle bei der Auswertung
Auswertungen über mehrere Standorte kommen meist als Aufstellung je Standort. Das ist nützlich und ist nicht das, was Probleme findet.
Probleme findet der Vergleich. Dieselbe Kennzahl über Standorte hinweg - Personalkostenquote, geplant gegen tatsächlich, Überstunden als Anteil der Stunden - macht aus „Standort vier gibt viel aus" ein „Standort vier gibt viel aus im Verhältnis zu seinem Umsatz, und das seit sechs Wochen". Die Zahlen eines einzelnen Standorts haben keine Vergleichsbasis. Vier Standorte sind ihre eigene Vergleichsbasis, und das ist der eigentliche Vorteil daran, mehr als einen zu betreiben.
Eine kurze Liste
- Können Sie ohne Zögern sagen, wer für jeden Standort den Plan veröffentlicht?
- Haben Sie eine Liste der Personen, die an mehr als einem Standort arbeiten? Wenn nicht, fangen Sie dort an.
- Kann irgendjemand die ganze Woche einer Person über Standorte hinweg sehen?
- Sind Ihre Definitionen zentral und Ihre Pläne lokal, oder ist es andersherum gekommen?
- Vergleichen Sie Standorte, oder berichten Sie sie nur?