So entstehen die meisten Dienstpläne. Den der Vorwoche öffnen. Kopieren. Anpassen, wer frei hat, und alles, woran man sich für die kommende Woche zufällig erinnert. Veröffentlichen.

Das funktioniert in dem Sinn, dass die Schichten besetzt werden. Was es nicht kann, ist Ihnen zu sagen, ob die Personenzahl an einem bestimmten Tag richtig ist, denn es enthält keine Information über die Woche, für die Sie tatsächlich planen. Es ist eine Prognose der Vergangenheit.

Die Lösung ist kein Prognosesystem. Sie ist, Ihre Bedarfsgröße zu kennen und den Plan daraus abzuleiten.

Die Bedarfsgröße ist selten die Kopfzahl

Jeder Betrieb hat eine Sache, die wirklich bestimmt, wie viel Arbeit anfällt. Meist ist es nicht die Zahl der Leute, die letzten Dienstag da waren, und meist ist es auch nicht der Umsatz - der Umsatz ist das Ergebnis der Arbeit, gegen ihn zu planen heißt also, hinterher zu erfahren, dass man falsch lag.

Hotellerie - belegte Zimmer, getrennt nach Abreisen und Bleibern. Hier kostet die falsche Größe am meisten, denn „14 Zimmer je Kraft" ignoriert die einzige Unterscheidung, auf die es ankommt. Eine Abreise heißt abziehen, gründlich reinigen und komplett neu herrichten. Ein Bleiber ist ein Bruchteil davon. Zwei Tage mit identischer Belegung können sich um Stunden an Arbeit unterscheiden, je nach Anteil der Abreisen, und der Plan, der sie gleich behandelt, ist an einem Tag zu üppig und am anderen zu knapp. Die Rezeption hat wieder eine andere Größe: Anreisen je Stunde, nicht verkaufte Zimmer.

Pflege und Gesundheit - Pflegebedarf, nicht Bettenzahl. Die notwendige Besetzung ergibt sich aus dem Zustand der betreuten Menschen und aus den Qualifikationen, die ohnehin anwesend sein müssen. Ein voll belegtes Haus mit drei Menschen hoher Pflegebedürftigkeit und eines mit gleicher Belegung ohne solche sind nicht derselbe Dienstplan, und beide gegen Betten zu planen macht das eine unsicher und das andere teuer.

Logistik und Lager - kommissionierte Einheiten oder versandte Positionen, je Stunde. Nicht Aufträge, denn Aufträge schwanken enorm in der Größe, und nicht Personen, denn genau deren Zahl ist ja die Frage. Die brauchbare Größe ist der Durchsatz je Arbeitsstunde und je Tätigkeit - Wareneingang, Kommissionierung, Packen, Versand -, denn jede folgt im Tagesverlauf einer eigenen Kurve, und geplant werden sie meist, als folgten sie derselben.

Einzelhandel - Kundenfrequenz, mit der Conversion als Kontrolle. Bons sagen Ihnen, was Sie verkauft haben; die Frequenz sagt Ihnen, wer hereinkam. Gegen Bons zu planen garantiert, dass Sie die verlorenen Kunden nie sehen, und das ist der gesamte Preis der Unterbesetzung.

Gastronomie - Gedecke je Viertelstunde. Je Service ist zu grob. Zweihundert Gedecke gleichmäßig über vier Stunden und zweihundert innerhalb von neunzig Minuten brauchen verschiedene Pläne, und nur eines von beidem ist ein schlechter Abend.

Reinigung - Leistungsverzeichnis und Frequenz je Objekt, plus Fahrten. Die Arbeit definiert der Vertrag, sie ist also ungewöhnlich weit im Voraus bekannt. Variabel sind Fahrten zwischen Objekten, Vertretungen und Zugänge - prognostizieren lohnt sich also nicht für die Reinigung, sondern für die Bewegung dazwischen.

Zwei Fehler, die das sichtbar macht

Über eine uneinheitliche Größe mitteln. Der Hotelfall oben ist der klarste, aber dieselbe Form gibt es überall: ein Lager, das gegen Gesamteinheiten plant, ohne eine Palette einer Artikelnummer von hundert Einzelstücken zu trennen, oder ein Pflegeplan auf Basis der Kopfzahl, während sich der Pflegebedarf seit der letzten Überprüfung verändert hat.

Gegen eine nachlaufende Größe planen. Umsatz, Bons, erledigte Aufträge. Alle sagen Ihnen, wie viel Arbeit Sie geschafft haben, und an einem Tag mit Unterbesetzung ist das weniger als die Nachfrage, die kam - die Daten bestätigen Ihnen also still, dass die Unterbesetzung richtig war.

Wie Sie anfangen, ohne etwas zu kaufen

Sie brauchen dafür kein Prognoseprodukt. Sie brauchen vier Wochen von zwei Zahlen.

  1. Wählen Sie Ihre Größe. Eine der obigen oder die Entsprechung für Ihren Betrieb. Wenn Sie unsicher sind, nehmen Sie das, wonach Sie zuerst fragen würden, wenn Sie hereinkämen und jemand sagte, heute sei es hart gewesen.
  2. Holen Sie sie je Stunde und je Wochentag, über vier Wochen. Das meiste steckt schon im Kassensystem, im PMS, im Lagerverwaltungssystem oder in der Pflegesoftware.
  3. Stellen Sie die tatsächlich gearbeiteten Stunden daneben, in denselben Tranchen.
  4. Rechnen Sie Einheiten je Arbeitsstunde für jede Tranche und sehen Sie, wo der Wert weit über und weit unter dem Mittel liegt.

Dieses Verhältnis ist die ganze Übung. Wo es ausschlägt, waren Sie zu knapp. Wo es einbricht, haben Sie Stunden bezahlt, die der Tag nicht brauchte. Beides ist im Tagesgesamtwert unsichtbar, und deshalb kann ein fortgeschriebener Plan jeden einzelnen Tag falsch sein und jede einzelne Woche vernünftig aussehen.

Und dann damit die Schicht zuschneiden, nicht nur zählen

Das Ergebnis ist nicht „am Donnerstag brauchen wir eine Person mehr". Es ist eine Form: wie viel Besetzung der Tag braucht, Stunde für Stunde. Die Schichtmuster werden dann für diese Form gebaut - und das ist meist der Moment, in dem jemand entdeckt, dass die üblichen Acht-Stunden-Blöcke sie nicht abbilden können und dass zwei kürzere Schichten über der Spitze dieselbe Arbeit mit weniger bezahlten Stunden erledigen.

Zu demselben Schluss kommt die Forschung zur Unterbesetzung im Einzelhandel von der anderen Seite. Prognose und Schichtmuster sind ein Problem und nicht zwei. Die Prognose richtig zu treffen und sie dann in Schichtformen zu gießen, die sie nicht fassen können, verlagert den Fehler nur.