C'è una domanda che spiega un piano turni in difficoltà meglio di qualunque altra, e risponderle come si deve richiede circa un'ora.

Per ogni cosa che deve essere vera in ogni turno, quante persone possono renderla vera?

Non quante sono in turno. Quante potrebbero essere.

Le cose che devono essere vere

Ogni attività le ha, e raramente sono scritte in un unico posto:

  • Un infermiere in servizio
  • Un addetto al primo soccorso in sede
  • Una persona con le chiavi per aprire e chiudere
  • Qualcuno che sappia fare la chiusura notturna
  • Una persona designata per i prodotti chimici
  • Un patentino per il carrello valido nel turno
  • Un responsabile della sicurezza alimentare
  • La persona a cui è intestata la licenza
  • Qualcuno che possa autorizzare un reso, una dimissione, una spedizione

Ciascuna di queste è una capacità e non una persona, e il piano turni è in realtà un rompicapo di capacità che si dà il caso venga espresso in nomi.

Contare la profondità

Per ogni capacità scriva due numeri.

Quante persone la possiedono oggi. Formate, abilitate, in corso di validità, ed effettivamente in forza qui.

Quante sono realisticamente disponibili per un dato turno. Sottragga chi lavora solo di giorno, chi è in malattia lunga, chi ha già dato le dimissioni.

Quel secondo numero è la sua profondità di copertura, e di solito è più piccolo di quanto chiunque si aspetti.

Profondità uno non è un piano turni. È una dipendenza dal fatto che una sola persona non si ammali mai, non prenda mai ferie e non si dimetta mai. Significa che non può approvare onestamente una richiesta di ferie, e lo sanno tutti.

Profondità due sembra sicura e non lo è. Due persone che coprono una capacità richiesta su sette giorni ne portano ciascuna più di quanto il piano ammetta, non possono essere assenti insieme, e una sola dimissione la riporta a uno - di solito nella stessa settimana in cui lo scopre.

Profondità tre è più o meno il punto in cui una capacità smette di comandare il piano e comincia a starci dentro. È il numero a cui mirare per tutto ciò che serve in ogni singolo turno.

Verifichi la distribuzione, non solo il totale

Sei persone formate non significano nulla se cinque lavorano dal lunedì al venerdì.

Distenda la capacità sullo schema dei turni - mattino, pomeriggio, notte, fine settimana - e cerchi la casella con un uno. La notte di domenica con una sola persona qualificata è il punto in cui il suo piano si rompe davvero, e un dato complessivo tipo «di addetti al primo soccorso ne abbiamo in abbondanza» lo nasconderà del tutto.

Le abilitazioni scadono, e una scadenza è un dirupo

È la versione del problema del tutto evitabile e che frega comunque.

Una licenza, un attestato o un rinnovo di formazione obbligatoria ha una data. In quella data la sua profondità scende di uno, e lo fa in silenzio a meno che qualcuno la stia seguendo. Poiché le abilitazioni si prendono spesso a gruppi - tre persone formate insieme all'apertura della sede -, scadono anche a gruppi, e questo trasforma un rinnovo gestibile in un'emergenza di copertura.

Due cose lo risolvono: un elenco di ogni abilitazione richiesta con una data di scadenza legata a una persona, e l'abitudine a sfalsare deliberatamente i rinnovi perché smettano di addensarsi.

Il punto di rottura che nessuno ha abilitato

Il più difficile non è in nessun elenco, perché è sapere e non qualifica.

La persona che conosce il trucco per la macchina che si blocca. Quella che sa quale ospite non accetta i farmaci da uno sconosciuto. Quella che ha il cellulare del tecnico dell'allarme, o sa quale cliente abituale vuole il tavolo alla finestra, o perché la consegna del martedì arriva sempre scarsa.

Quel sapere è capacità reale ed è invisibile a qualunque matrice delle competenze. La verifica è semplice: che cosa accade a questo turno se questa persona non arriva? Se la risposta è «peggiora notevolmente, in un modo che non sappiamo spiegare a un sostituto», ne ha trovato uno.

Il rimedio è lo stesso delle abilitazioni - farlo passare in una seconda testa - ma deve essere deliberato, perché nessuno pianifica il passaggio di qualcosa di cui non sa di essere l'unico depositario.

Quanto costa e quanto rende

La polivalenza costa qualche turno in affiancamento e un po' di carte. È tutta la fattura.

Quello che rende:

  • Richieste di ferie che può approvare senza negoziare
  • Assenze che copre dall'interno invece che con un'agenzia all'ultimo momento
  • Un piano che può adattarsi alla curva della domanda invece che a chi si dà il caso sia abilitato
  • Una dimissione che è un posto vacante e non una crisi

Ed è sulla dimissione che il rendimento si vede davvero. In un'attività con profondità uno su tre capacità, perdere la persona sbagliata è una vera emergenza. Con profondità tre è un'attività di ricerca del personale.

Le varianti per settore

Sanità e assistenza - il più vincolato, perché l'organico richiesto è regolamentato e non negoziabile. La profondità sui ruoli titolati determina più di ogni altra cosa se una struttura scrive il proprio piano o se lo scrive un'agenzia per lei.

Logistica - patentini e abilitazioni alle attrezzature, concentrati su turni specifici. Il guasto classico è una notte con un solo abilitato per una macchina da cui dipende tutto il turno.

Commercio e alberghi - chiavi, autorizzazione di cassa, apertura e chiusura. Capacità senza prestigio che decidono in silenzio chi può assentarsi, e che spesso appartengono proprio alle persone a cui vorrebbe più dare un fine settimana.

Pulizie - accessi e formazioni specifiche di cantiere, che si comportano come un'abilitazione: la sostituzione che manda deve essere qualcuno che il cantiere lascerà effettivamente entrare.

Inizi da un numero

Se non fa nient'altro: elenchi le capacità che devono essere presenti in ogni turno, e ci metta accanto il numero di persone disponibili.

Ogni riga con un uno è il suo prossimo problema, e ora lo sa prima che accada invece che alle 6 di una domenica mattina.