Chieda a un responsabile quanti straordinari ha autorizzato il mese scorso e di solito otterrà una risposta sicura e precisa. La confronti con la busta paga e i due numeri raramente coincidono.
La differenza non è disonestà. È che la maggior parte degli straordinari non è mai stata una decisione. Si è accumulata.
Le tre specie, e una sola è una decisione
Gli straordinari pianificati sono una decisione. Manca qualcuno, lei allunga un turno o ne aggiunge uno, e una persona con potere di spesa ha speso consapevolmente. È la specie a cui pensano tutti, e di solito è la più piccola delle tre.
La deriva sono i quindici minuti a fine turno, quattro volte a settimana, su trenta persone. Nessuno li ha autorizzati perché nessuno è stato interpellato. Non figura nell'idea di straordinario di nessuno e, a qualunque dimensione rilevante, supera la specie pianificata.
La sostituzione è ciò che accade quando qualcuno si dà malato e la persona già in turno resta. Questa viene autorizzata, di solito a voce, di solito da chi si trova là, e di solito senza altra traccia che le ore che ne risultano.
Ridurre gli straordinari significa quasi sempre ridurre la seconda e la terza, e quasi ogni tentativo di ridurli punta alla prima.
Quando iniziano non è un dettaglio
Che un'ora conti come straordinario dipende dalla soglia, e la soglia raramente è semplicemente «oltre le ore contrattuali». Può essere giornaliera o settimanale. Può essere mediata su un periodo di riferimento. Può essere fissata dal contratto collettivo e non da lei.
Due conseguenze da rendere concrete.
Primo: un'ora in più il martedì può non essere affatto straordinario se la settimana si compensa, e trattarla come tale significa pagare troppo. Secondo, e più costoso: un'ora che è straordinario può non sembrarlo in un sistema che confronta solo con un dato settimanale contrattuale.
Se la definizione della soglia è sbagliata, ogni numero a valle è sbagliato nella stessa direzione, in silenzio, finché qualcuno non controlla.
Che cosa deve poter mostrare
Qualunque sia l'ordinamento, il requisito pratico è lo stesso: ore realmente prestate, attribuibili a una persona, distinguibili tra ordinarie e aggiuntive, e non modificabili in seguito senza traccia.
Quest'ultimo punto conta più per gli straordinari che per qualunque altra cosa, perché sono il dato più soggetto a rettifica a posteriori: «avevamo concordato che le prendesse a riposo», «era un errore, togliile». Sono rettifiche legittime. Una rettifica senza traccia di chi l'ha fatta e di cosa ha sostituito non lo è.
La cosa più economica che li riduce davvero
Non una regola. Un confronto settimanale.
Metta le ore pianificate accanto a quelle reali, per persona, ogni settimana. La deriva è invisibile in un totale mensile ed evidente in uno settimanale, perché cinque minuti al giorno fanno venticinque minuti alla settimana e appaiono come schema, non come arrotondamento.
Poi guardi la direzione dello scostamento. Sistematicamente sopra significa che i suoi turni sono più lunghi di quanto pensi. Sistematicamente sotto è peggio: di solito significa che le persone timbrano l'uscita e poi finiscono, che è lavoro non pagato e un problema più grosso degli straordinari che stava indagando.
Una lista breve
- Conosce la sua soglia reale - giornaliera, settimanale, mediata, e da quale fonte?
- Vede la deriva? Pianificato contro reale, ogni settimana, per persona.
- La sostituzione viene registrata nel momento in cui è concordata, o ricostruita dopo dalle ore?
- Le rettifiche successive sono tracciabili? Chi ha modificato, da quale valore, e quando.
- Qualcuno guarda le ore in difetto? Sono quelle che diventano vertenze.