Ricorrere alla somministrazione non è un fallimento. Qualcuno si dà malato alle 6:00, il turno deve girare, e una telefonata risolve. È a questo che serve.

Il problema è cosa accade quando l'eccezione diventa il metodo, e il motivo per cui si insinua è che solo una parte del costo è in fattura.

Che cosa la fattura non comprende

L'affiancamento, in ogni turno. Qualcuno che conosce la sede deve mostrare al somministrato dove sono le cose, come funziona il sistema, quale è la routine. È tempo del suo personale stabile, ogni volta, e viene preso proprio dal turno che stava cercando di coprire.

La curva di apprendimento che non si completa mai. Chi è abituale mette una quindicina di giorni a diventare davvero rapido. Chi viene una volta parte dal basso di quella curva e va via prima di risalirla. Se torna, riparte abbastanza in basso.

La supervisione. Più controlli, più domande, più attenzione del responsabile di turno su una persona.

La continuità perduta. Nell'assistenza è un indicatore di qualità e non un costo morbido: per un'ospite vedere un volto sconosciuto per l'igiene personale è un'esperienza peggiore e un passaggio di consegne clinico peggiore. In un magazzino esce come errori. In un albergo esce nelle piccole cose che nessuno ha scritto.

Che cosa conclude il suo personale stabile. Scoprirà la tariffa della somministrazione. Quando chi fa lo stesso turno accanto a lui è pagato visibilmente di più, l'effetto sulle persone che sta cercando di trattenere non è neutro, e non si risolve chiedendo di non parlarne.

Contato tutto questo, la somministrazione costa di solito assai più di quanto suggerisca il differenziale di tariffa - e il divario è massimo proprio dove la usa di più: turni poco conosciuti, all'ultimo momento.

La spesa in somministrazione è un indicatore ritardato della qualità del piano

È il modo più utile di vederla. Ogni incarico esiste perché esisteva un buco. Ciò da governare non è dunque la spesa, ma i buchi.

Registri il motivo di ogni incarico, in categorie che portano in posti diversi:

  • Posto vacante - un problema di ricerca del personale
  • Malattia - un problema di assenza e copertura
  • Ferie approvate - un problema di pianificazione, e il più irritante, perché lo sapeva da mesi
  • Punta di domanda - un problema di previsione
  • Competenza mancante - un problema di profondità: aveva le persone, non la capacità

Quattro settimane di questo trasformano un unico numero allarmante in quattro problemi diversi con quattro responsabili diversi. Nella maggior parte delle attività una categoria domina, e raramente è quella che si suppone. Gli incarichi legati alle ferie in particolare sono frequenti e del tutto evitabili: quel buco era visibile nel piano prima ancora che le ferie fossero approvate.

La trappola strutturale

Oltre un certo punto la somministrazione smette di essere una risposta ai buchi e comincia a crearne.

Dove una quota ampia delle ore è esterna, la continuità cala, il personale stabile porta più affiancamento e più supervisione, e il lavoro peggiora - il che alimenta il turnover che produce i posti vacanti che richiedono la somministrazione. Rende anche più difficile assumere stabilmente in modo molto diretto: se la tariffa della somministrazione è più alta e i turni si scelgono, l'argomento per un contratto stabile va costruito su qualcosa che non sia il denaro.

La soglia oltre la quale questo morde è più bassa di quanto si pensi, e si sente molto prima di comparire in un budget.

L'opzione intermedia sottovalutata

Tra «contratto stabile» e «somministrazione» sta una bolla propria - il suo gruppo di personale a chiamata o flessibile che conosce le sue sedi, è già affiancato, e non porta margine di agenzia.

È la copertura più economica che possa comprare, e la maggior parte delle attività ne gestisce una male, o non ne ha. Che cosa la fa funzionare:

Un affiancamento vero, una volta. È il suo personale. Lo formi come si deve e sarà utile dal primo turno invece che dal terzo.

Accesso equo ai turni. I turni liberi offerti a tutta la bolla idonea in una volta, non telefonati in un ordine che le persone notano e mal digeriscono. Questo solo cambiamento fa per l'affidabilità di una bolla più di qualunque altro.

Un'aspettativa chiara nei due sensi. Che cosa offrirà, che cosa accetteranno, quanto preavviso dà ciascuno. La vaghezza qui è il motivo per cui queste bolle degradano in un elenco di numeri a cui nessuno risponde.

Li tenga aggiornati. Al personale a chiamata scadono le abilitazioni e si perde la familiarità. Una bolla che non pianifica da quattro mesi non è copertura, è un elenco.

Pensionati e rientranti sono i membri migliori che troverà: conoscono la sede, conoscono il lavoro, e spesso vogliono esattamente le ore di cui lei è a corto.

Da dove iniziare

Prenda la spesa in somministrazione dell'ultimo trimestre e la divida per motivo. Poi prenda la categoria più grande e si chieda quanto sarebbe costato evitarla: un turno dalla bolla, una persona formata in più, tre settimane di preavviso nel piano.

Nella maggior parte delle attività il confronto non è in bilico, ed è la prima volta che qualcuno mette i due numeri uno accanto all'altro.