Quasi ogni piccola attività ne ha uno. Un gruppo con tutti dentro, dove il piano turni viene pubblicato in foto il giovedì, dove si sistemano i cambi, e dove qualcuno alle 23 chiede se qualcuno può prendere il sabato.

Vale la pena partire dal perché: è gratis, l'applicazione ce l'hanno già tutti, e i messaggi vengono letti. Sono vantaggi reali, e la maggior parte delle alternative è stata storicamente peggiore. Nessuno ha scelto questo per sbadataggine.

Ma ci sono quattro problemi, e su uno di essi si è già pronunciata un'autorità.

1. Non può dimostrare che cosa è stato detto a chi

È il problema operativo, e morde molto prima di tutti gli altri.

Un messaggio in un gruppo non registra chi l'ha letto. I messaggi si possono eliminare per tutti, modificare, o inviare in privato senza lasciare traccia nel gruppo. Sei settimane dopo, «non ho mai visto che ero in turno il sabato» è inconfutabile - non perché qualcuno stia mentendo, ma perché il mezzo davvero non è in grado di dirlo.

La stessa lacuna pesa di più quando si tratta di un cambio concordato in una conversazione a parte, di una modifica di orario, o di un'istruzione che si rivela rilevante per la sicurezza. Ciò che le serve è poter dimostrare che a una persona precisa è stata detta una cosa precisa in un momento preciso. Un thread di chat non lo fornisce, e la foto di un foglio di calcolo pubblicata sopra non è nemmeno essa prova di qualcosa.

2. Dati personali su telefoni personali

È il punto con una decisione dietro.

L'autorità finlandese per la protezione dei dati ha esaminato il caso di un'impresa di pulizie che usava WhatsApp per trasmettere al personale i servizi assegnati. I servizi contenevano ciò che i servizi contengono: nomi dei clienti, indirizzi, numeri di telefono - e, in alcuni casi, i codici degli allarmi delle loro abitazioni.

L'autorità ha giudicato il sistema illecito sul piano della sicurezza dei dati; l'impresa ha ricevuto un ammonimento e l'ordine di adottare un sistema adeguato.

Il dettaglio da portarsi via non è «WhatsApp è illegale», perché non lo è, e affermarlo sarebbe esagerato. Ciò che ha fallito è la combinazione: dati operativi sensibili, distribuiti su dispositivi personali che il datore di lavoro non controlla, senza valutazione del rischio e senza modo di ritirare l'informazione dopo. Chiunque smisti lavoro verso indirizzi di clienti - pulizie, assistenza domiciliare, manutenzione, consegne - ripete lo stesso schema.

Due conseguenze immediate. Le informazioni su clienti e pazienti non hanno posto in un gruppo di chat. E un telefono che esce con una persona che lascia l'azienda porta via tutto ciò che vi è mai stato pubblicato.

3. Il gruppo stesso divulga qualcosa

Aggiungere qualcuno a un gruppo condivide il suo numero con tutti gli altri. Per un gruppo di lavoro che comprende persone che non si sono mai incontrate, e per chiunque abbia motivi per non far circolare il proprio numero personale - e sono più di quanti si immagini, e raramente le diranno perché -, quella è una divulgazione che non hanno scelto.

Non si annulla nemmeno. I numeri raccolti in un gruppo restano dopo che qualcuno se ne è andato.

4. Non si spegne

Un gruppo che serve per il piano turni è un gruppo che suona alle 23:00. Diversi dei mercati di cui parla questo blog hanno introdotto o stanno introducendo regole sulla reperibilità fuori dall'orario, e al di là di ogni questione giuridica ce n'è una più semplice: una squadra la cui pianificazione vive nella stessa applicazione delle foto di famiglia non finisce mai del tutto un turno.

Il risultato prevedibile è che le persone silenziano il gruppo. E allora l'avviso che credeva di aver dato non è stato dato.

Che fare invece, in ordine di costo

Tolga oggi stesso i dati di clienti e pazienti. Non costa nulla e rimuove lo spigolo più tagliente. Servizi che citano un numero di intervento invece di un nome e di un codice di allarme sono già un grande miglioramento.

Separi il piano turni dalla conversazione. Il piano deve stare dove può essere pubblicato, versionato e consultato - dove «pubblicato» e «letto» sono due cose distinte, entrambe registrate. La chat può continuare a essere chat.

Faccia passare cambi e richieste di sostituzione dallo stesso posto. Sono le modifiche con più probabilità di essere contestate e quelle che oggi più spesso si concordano in una conversazione a parte.

Scriva che cosa non può entrare nel gruppo, e lo dica alle persone. La maggior parte delle violazioni qui nasce dalla disponibilità e non dalla negligenza: qualcuno manda il codice perché chi sostituisce ne ha davvero bisogno.

E poi decida a cosa serve il gruppo. Mantenuto deliberatamente come canale sociale e per le domande rapide, senza nulla di quanto sopra, va benissimo e alle persone piace. Il problema non è mai stato l'applicazione. È che l'applicazione è diventata in silenzio il registro di cose che ne richiedono uno.