Eén locatie is een rooster. Twee locaties zijn twee roosters. Ergens bij de derde of vierde stopt het werk met lineair groeien en begint het slecht te groeien - en de reden is vrijwel nooit het roosteren zelf.

De reden is dat niemand ooit heeft besloten waar beslissingen vallen.

De vraag onder alle andere

Voor elke roosterbeslissing bestaat er precies één goed antwoord op «wie beslist dit», en de problemen beginnen wanneer het antwoord afhangt van wie u het vraagt.

Drie punten verdienen het expliciet te zijn, want dat zijn de punten die stil twee keer worden beantwoord:

  • Wie mag een rooster voor een locatie publiceren? De locatiemanager of het hoofdkantoor?
  • Wie keurt een wissel goed die binnen één locatie blijft? Vrijwel altijd de locatie. Vrijwel altijd, in de praktijk, wie het snelst antwoordt.
  • Wie keurt alles goed wat locaties overschrijdt? Dat moet het hoofdkantoor zijn, en het is het punt dat het vaakst impliciet blijft.

Bij de eerste twee kunt u elk antwoord kiezen. Wat u niet kunt doen, is ze open laten, want een open vraag wordt elke keer anders beantwoord, en de kosten daarvan zijn het dubbele werk dat iedereen toeschrijft aan het «meerdere locaties hebben».

Medewerkers die op meer dan één locatie werken

Hier wordt roosteren over locaties werkelijk moeilijk, en het is een veel kleinere groep dan de inspanning suggereert: doorgaans de vaste invalkrachten, de teamleiders en een handvol flexibele parttimers.

Er gaan drie dingen mis bij hen, en alle drie zijn onzichtbaar vanuit het rooster van één locatie:

Dubbele inzet. Twee locaties zetten dezelfde persoon op zaterdag in, elk kijkend naar het eigen raster. Geen van beide deed iets verkeerd.

Rusttijden over locaties. Iemand sluit op locatie A en opent op locatie B. Elk rooster is op zichzelf toegestaan. De persoon niet.

Urentotalen. Weekmaxima, overwerkgrenzen en contracturen zijn eigenschappen van de persoon, niet van de locatie. Twee locaties die elk 20 uur plannen, hebben samen 40 gepland, en maar één van de twee komt daar achter.

De oplossing is niet meer communicatie. Het is dat iedereen die op meer dan één locatie werkt, een beeld van de eigen week nodig heeft dat locaties overstijgt, en dat wie hem roostert hetzelfde ziet.

Wat werkelijk lokaal moet blijven

Een veelvoorkomende overcorrectie is alles centraliseren, wat dubbel werk inruilt voor een knelpunt en het rooster slechter maakt: het hoofdkantoor weet niet dat de dinsdag in de ene vestiging rustig is en in de andere bruut.

Lokaal hoort: wie welke dienst werkt, de dagelijkse vervanging, en wissels binnen de locatie. Bij het hoofdkantoor hoort: het budget, alles wat locaties overschrijdt, en de definities - wat als overwerk telt, hoeveel de minimumrust is, hoe een dienstsjabloon eruitziet. Definities horen bij het hoofdkantoor juist om overal gelijk te zijn; roosters horen lokaal juist om dat niet te zijn.

De rapportagevalkuil

Rapportage over meerdere locaties komt doorgaans als uitsplitsing per locatie, wat nuttig is en niet is wat problemen betrapt.

Wat problemen betrapt, is de vergelijking. Hetzelfde cijfer over locaties heen - loonkostenpercentage, gepland tegen werkelijk, overwerk als aandeel van de uren - verandert «locatie vier geeft veel uit» in «locatie vier geeft veel uit ten opzichte van zijn omzet, en dat al zes weken». De cijfers van één locatie hebben geen referentie. Vier locaties zijn elkaars referentie, en dat is het werkelijke voordeel van er meer dan één runnen.

Een korte checklist

  1. Kunt u zonder aarzelen zeggen wie het rooster van elke locatie publiceert?
  2. Hebt u een lijst van mensen die op meer dan één locatie werken? Zo niet, begin daar.
  3. Kan iemand de hele week van één persoon over locaties heen zien?
  4. Zijn uw definities centraal en uw roosters lokaal, of zijn die twee omgekeerd geëindigd?
  5. Vergelijkt u locaties, of rapporteert u ze alleen?