Zo komen de meeste roosters tot stand. Dat van vorige week openen. Kopiëren. Bijstellen voor wie vrij is, en voor wat u zich toevallig van volgende week herinnert. Publiceren.

Het werkt, in de zin dat de diensten worden gevuld. Wat het niet kan, is u vertellen of het aantal mensen op een bepaalde dag juist is, want het bevat geen enkele informatie over de week waarvoor u werkelijk roostert. Het is een voorspelling van het verleden.

De oplossing is geen voorspelsysteem. Het is weten wat uw vraageenheid is, en het rooster daaruit afleiden.

De vraageenheid is zelden het aantal mensen

Elk bedrijf heeft één ding dat werkelijk bepaalt hoeveel werk er is. Meestal is dat niet het aantal mensen dat vorige dinsdag stond, en meestal is het ook niet de omzet: omzet is het resultaat van het werk, dus ertegen roosteren betekent achteraf ontdekken dat u ernaast zat.

Hotels - bezette kamers, gesplitst in vertrekkers en blijvers. Hier kost de verkeerde eenheid het meest, want «14 kamers per medewerker» is een getal dat het enige onderscheid dat telt negeert. Een vertrek betekent afhalen, grondig schoonmaken en volledig opnieuw opmaken. Een blijver is daar een fractie van. Twee dagen met identieke bezetting kunnen uren aan housekeeping verschillen afhankelijk van het aandeel vertrekkers, en het rooster dat ze gelijk behandelt zit de ene dag te ruim en de andere te krap. De receptie heeft weer een andere eenheid: aankomsten per uur, niet verkochte kamers.

Zorg - zorgzwaarte, niet het aantal bedden. De vereiste bezetting volgt uit de toestand van de mensen die u verzorgt en uit de rollen die er ongeacht wat moeten zijn. Een locatie die vol zit met drie bewoners met hoge zorgzwaarte en een locatie met dezelfde bezetting zonder, zijn niet hetzelfde rooster, en beide tegen bedden roosteren maakt de ene onveilig en de andere duur.

Logistiek en magazijn - gepickte eenheden of verzonden regels, per uur. Niet orders, want die verschillen enorm in grootte, en niet mensen, want hoeveel er nodig zijn is juist de vraag. Het bruikbare cijfer is doorzet per gewerkt uur en per taak - ontvangst, picken, inpakken, verzenden - want elk volgt gedurende de dag een andere curve en ze worden meestal geroosterd alsof ze dezelfde volgen.

Detailhandel - bezoekersstroom, met conversie als controle. Transacties vertellen wat u hebt verkocht; de bezoekersstroom vertelt wie binnenkwam. Tegen transacties roosteren garandeert dat u de klanten die u verloor nooit ziet, en dat is de volledige prijs van te krap zitten.

Restaurants en cafés - gasten per kwartier. Per service is te grof. Tweehonderd gasten gelijkmatig over vier uur en tweehonderd die in negentig minuten komen, vragen verschillende roosters, en maar één van beide is een slechte avond.

Schoonmaak - programma van eisen en frequentie per locatie, plus reistijd. Het werk staat in het contract, dus het is ongewoon ver vooruit bekend. De variabele is reistijd tussen locaties, vervanging en toegang - dus wat het voorspellen waard is, is niet het schoonmaken maar de beweging ertussen.

Twee faalwijzen die dit blootlegt

Gemiddelden nemen over een niet-homogene eenheid. Het hotelvoorbeeld hierboven is het duidelijkst, maar dezelfde vorm komt overal terug: een magazijn dat tegen totale eenheden roostert zonder een pallet van één artikel te onderscheiden van honderd losse stuks, of een zorgrooster gebouwd op aantallen terwijl de zorgzwaarte sinds de laatste beoordeling is veranderd.

Roosteren tegen een achterlopende eenheid. Omzet, transacties, afgeronde opdrachten. Alle vertellen hoeveel werk u voor elkaar kreeg, en op een dag dat u te krap zat is dat minder dan de vraag die kwam - de gegevens bevestigen dus stil dat uw krappe bezetting juist was.

Hoe u begint zonder iets te kopen

U hebt hiervoor geen voorspelproduct nodig. U hebt vier weken van twee cijfers nodig.

  1. Kies uw eenheid. Een van de bovenstaande, of het equivalent voor uw bedrijf. Twijfelt u, neem dan het ding waar u het eerst naar zou vragen als u binnenkwam en iemand zei dat het een zware dag was.
  2. Haal die op per uur en per dag van de week, over vier weken. Het meeste zit al in de kassa, het PMS, het WMS of het zorgsysteem.
  3. Zet de werkelijk gewerkte uren ernaast, in dezelfde blokken.
  4. Bereken eenheden per gewerkt uur voor elk blok, en kijk waar dat ruim boven en ruim onder het gemiddelde ligt.

Die verhouding is de hele oefening. Waar zij uitschiet, zat u te krap. Waar zij instort, betaalde u uren die de dag niet nodig had. Geen van beide is zichtbaar in het dagtotaal, en daarom kan een doorgekopieerd rooster elke afzonderlijke dag verkeerd zijn en elke afzonderlijke week redelijk lijken.

Gebruik het daarna om de dienst te dimensioneren, niet alleen te tellen

De uitkomst is niet «we hebben donderdag één persoon meer nodig». Het is een vorm: hoeveel bezetting de dag vraagt, uur voor uur. De dienstpatronen worden daarna op die vorm gebouwd - en dat is meestal het moment waarop iemand ontdekt dat de standaardblokken van acht uur haar niet kunnen uitdrukken, en dat twee kortere diensten over de piek hetzelfde werk doen met minder betaalde uren.

Het is dezelfde conclusie waar het onderzoek naar te krappe bezetting in de detailhandel van de andere kant op uitkomt. De voorspelling en het dienstpatroon zijn één probleem, niet twee. De voorspelling goed krijgen en die dan in dienstvormen gieten die haar niet kunnen bevatten, verplaatst de fout alleen.