Olhe para praticamente qualquer escala de 24 horas e encontrará turnos que encaixam perfeitamente. A manhã termina às 15:00, a tarde começa às 15:00. A noite começa quando a tarde acaba.

Agora pergunte como é que o turno que entra fica a saber o que aconteceu no que sai.

A resposta é uma passagem de turno, dura entre dez e vinte minutos, acontece todos os dias - e nessa escala não pertence a nenhum dos dois turnos.

Porque isto é mais do que um arredondamento

Duas coisas correm mal, e correm mal em sentidos opostos.

Ou o turno que sai fica. O que significa que cada pessoa de cada turno trabalha dez a quinze minutos além da sua hora, todos os dias, sem registo. Numa estrutura com três turnos, isso passa de uma hora por dia de trabalho não registado, cinco a sete dias por semana. É trabalho não pago se não for pago, e é tempo de trabalho não contado em qualquer caso - e é a coisa mais fiável que vai encontrar no dia em que alguém comparar as horas de saída de ponto com os fins de turno previstos.

Ou a passagem de turno não acontece a sério. Num armazém isso significa que o turno seguinte redescobre um problema. Numa estrutura de cuidados significa que informação clinicamente relevante não circula: uma utente que não comeu, uma alteração de comportamento, uma conversa com a família que precisa de seguimento. Nos cuidados regulados a passagem de turno não é cortesia administrativa: faz parte da forma como se demonstra a continuidade dos cuidados.

A maioria das operações tem um pouco das duas, de forma desigual, dependendo de quem está.

O erro de planeamento por baixo

A escala afirma um pressuposto falso: que um turno é um bloco de tempo em que alguém faz o trabalho, e mais nada.

Na realidade, para quase todas as funções, um turno tem três partes - arranque, trabalho, fecho - e a escala descreve apenas a do meio. O fecho é a passagem de turno, o fecho de caixa, a verificação de equipamento, o registo, o arrumar. O arranque é o mesmo ao contrário.

A solução não é complicada. Sobreponha os turnos de propósito, e ponha a sobreposição na escala.

  • Manhã 7:00 - 15:15, tarde 14:45 - 23:00
  • Noite 22:45 - 7:15

Agora a passagem de turno está dentro de dois turnos pagos, planeados e registados. Tem início e fim. Aparece nos seus custos com pessoal, e é precisamente esse o objetivo: já a estava a pagar de uma forma ou de outra, sem a conseguir ver.

«Isso custa-nos meia hora por dia»

Custa-lhe meia hora por dia que já está a gastar. A questão é se a gasta de propósito ou por acidente.

E gastá-la de propósito tem retorno real. Uma passagem de turno com uma janela atribuída tende a tornar-se uma passagem com estrutura - uma lista curta do que tem realmente de passar - e isso é mais rápido do que a versão informal que substitui. Várias entidades de cuidados que o formalizaram verificam que a sobreposição planeada acaba por ser mais curta do que o prolongamento não planeado que substituiu, porque «estamos de serviço para isto» muda a forma de o fazer.

Como saber o que a sua custa hoje

Se tem registo de ponto, quase certamente tem os dados.

Pegue num mês e compare, por função, a hora real de saída com o fim de turno previsto. Depois agrupe.

Não procura a média, mas a regularidade. Uma função em que quase todos saem entre oito e quinze minutos depois da hora em quase todos os dias não tem um problema de disciplina, e não é trabalho suplementar em nenhum sentido útil. É passagem de turno não planeada, e a sua forma lê-se diretamente no relatório.

Faça o mesmo no início do turno. Em muitas operações as pessoas picam mais cedo e isso passa por ser assunto delas - mas se o trabalho de arranque tem de acontecer para o turno funcionar, vale o mesmo argumento.

As variantes por setor

Saúde e cuidados - é aqui que está mais em jogo, porque o conteúdo da passagem é clínico e porque é precisamente disso que uma inspeção vai querer prova. A sobreposição é habitualmente de 15 a 30 minutos e é cada vez mais tratada como não negociável.

Logística e armazéns - a passagem trata do que está a meio: uma preparação interrompida, um cais bloqueado, uma máquina com problemas. É curta, mas é a diferença entre o turno seguinte começar e o turno seguinte descobrir onde estão as coisas.

Hotelaria - a receção e o fecho da noite são o caso óbvio, e os andares têm uma versão mais discreta: quartos recusados, um quarto com uma avaria, um pedido de cliente que atravessa o dia. Os departamentos passam turno em relógios diferentes, e é por isso que num hotel a passagem cai tão facilmente na fenda entre duas escalas em vez de ficar dentro de uma delas.

A versão curta

Se uma tarefa surge todos os dias, leva um tempo previsível e tem de acontecer para a operação funcionar, então pertence à escala. A passagem de turno cumpre as três condições e quase nunca está lá.