Qualquer negócio com escala e registo de ponto tem dois números para a mesma semana: as horas planeadas e as horas realmente pagas. A maioria olha para o segundo, no processamento salarial, uma vez por mês. A informação interessante está na diferença, e estraga-se depressa: um desvio visto à segunda é uma conversa, o mesmo desvio visto seis semanas depois é uma discussão sobre o que aconteceu.
Leia primeiro o sinal
Real sistematicamente acima do planeado é o caso comum. Os turnos passam da hora. Leia-o como uma de quatro coisas:
- A carga excede realmente o plano e a sua necessidade de cobertura está errada.
- A passagem de turno não está dentro do turno, pelo que cada turno acaba dez minutos tarde.
- Uma ou duas pessoas ficam por hábito, ou porque querem as horas ou porque não sabem dizer não.
- As operações de fecho levam mais tempo do que a escala pressupõe - muitas vezes porque foram cronometradas quando o negócio era menor.
Cada causa tem uma solução diferente, e a solução quase nunca é «diga às pessoas para saírem à hora».
Real sistematicamente abaixo do planeado parece boa notícia e normalmente não é. Ou o turno está de facto com pessoal a mais - ótimo, ajuste o plano e leve a poupança - ou as pessoas picam a saída e depois acabam, e isso é trabalho não pago e um risco.
Real praticamente igual ao planeado, todas as semanas, ao minuto é o padrão de que mais deve desconfiar. O trabalho real varia. Um desvio perfeitamente plano significa normalmente que o registo é preenchido a partir da escala e não da realidade, o que faz do seu registo de tempos uma cópia da escala, que nada prova.
Corte o número de quatro maneiras
Um desvio único para todo o local esconde tudo. O mesmo total pode vir de sítios muito diferentes, portanto fatie-o:
Por pessoa. Um nome que explica a maior parte do excesso é uma conversa sobre carga ou limites, não uma alteração de escala. Procure em particular a pessoa cujas horas reais excedem as planeadas todas as semanas sem exceção: é o padrão «diz sempre sim» tal como aparece no processamento salarial.
Por dia da semana. Excesso concentrado à sexta e ao sábado significa que a sua cobertura de ponta está errada. Excesso distribuído por igual significa que as durações dos turnos estão erradas.
Por tipo de turno. Turnos de fecho a passar da hora enquanto os de abertura acabam a horas é um problema de procedimento de fecho, com uma causa concreta e resolúvel.
Por hora de início. Se todos os turnos começam oito minutos antes, tem uma fila no terminal ou uma cultura em que chegar à hora conta como atraso.
Converta em dinheiro
Um desvio em horas é abstrato. Multiplique-o pelo valor adequado e deixa de o ser.
Doze pessoas com em média quinze minutos de excesso não planeado por turno, cinco turnos por semana, são quinze horas por semana. A 15 euros a hora são cerca de 11.500 euros por ano - o suficiente para financiar uma parte significativa de outra pessoa, gastos em vez disso na hora menos eficiente do dia de todos.
Faça esta conta uma vez e o balanço semanal deixa de parecer burocracia.
O que fazer com o que encontra
A tentação é policiar o desvio. Resista. O desvio mede a diferença entre o seu plano e a realidade, e quando os dois divergem normalmente não é a realidade que está errada.
A sequência produtiva é:
- Encontre o padrão. Uma pessoa, um dia, um tipo de turno, um local.
- Pergunte o que o turno faz realmente na janela de excesso. Nove em cada dez vezes é uma tarefa real que a escala não contempla.
- Inclua-a no plano, ou altere o processo para deixar de ser necessária.
- Volte a medir na semana seguinte.
Se depois disso o desvio persistir numa pessoa e não no mesmo turno feito por outras, então é uma conversa individual. Mas é o quarto passo, não o primeiro.
Faça disto um hábito de dez minutos
Uma vez por semana, na mesma janela, antes de construir a escala seguinte:
- Total planeado, total real, desvio em horas e em euros.
- Os três maiores desvios individuais.
- O que mudou face à semana anterior.
Dez minutos. São os dez minutos de maior rendimento da semana operacional, porque são a única rotina que liga o plano que faz ao dinheiro que gasta.