Procure «roubo de tempo» e encontrará um setor pronto a vender-lhe biometria. Antes de comprar um leitor de impressões digitais, vale a pena separar as três coisas que vão para o mesmo saco sob esse título, porque têm causas e soluções diferentes.

Os três problemas

Picar o ponto por um colega é um trabalhador a picar em vez de outro. É intencional, é inequívoco, e é realmente fraude.

A deriva dos arredondamentos é a acumulação de pequenas imprecisões, na maioria inocentes: picar às 8:52 para um início às 9:00 todos os dias, ou sair às 17:04 porque a fila no terminal estava longa. Ninguém está a roubar nada. Mas em escala move dinheiro real.

Trabalho não registado é o problema inverso, e o que tem mais probabilidade de acabar em tribunal: pessoas a trabalhar antes de picar ou depois de picar a saída. Preparar, fechar a caixa, responder a uma mensagem de casa. É trabalho não pago, e o facto de ter acontecido fora do registo não o torna lícito.

Trate os três como «roubo de tempo» e aplicará uma resposta antifraude a dois problemas que não são fraude. Isso danifica a confiança e não resolve o dinheiro.

O que acaba realmente com picar por outros

Picar por outros exige uma credencial partilhada. Retire a credencial partilhada e acaba.

  • Um dispositivo pessoal vence um terminal comum. Se as pessoas picam do próprio telefone, não há nada para passar a ninguém. É normalmente mais barato do que um terminal biométrico e juridicamente mais simples.
  • Vinculação ao local. Exigir que o registo ocorra dentro de um raio definido do local elimina por completo o caso «pica por mim, chego dentro de dez minutos». Vincule ao local, não à posição contínua da pessoa: o objetivo é atestar presença num instante, não seguir o dia de alguém.
  • Uma fotografia no registo é a alternativa mais leve à biometria e, na maioria das jurisdições, uma conversa sobre consentimento bastante mais simples.

Note o que não está nessa lista: leitores de impressões digitais e reconhecimento facial. Funcionam, mas os dados biométricos são, no RGPD, uma categoria especial com exigências elevadas de justificação, e «é mais cómodo do que as alternativas» não as satisfaz. Se o registo por telefone com vinculação ao local resolve o problema, uma autoridade perguntará legitimamente por que recolheu impressões digitais em vez disso.

O que acaba realmente com a deriva dos arredondamentos

A deriva dos arredondamentos é um problema de processo. As soluções não têm nada de glamoroso:

  • Deixe de arredondar num só sentido. Se o seu sistema arredonda ao quarto de hora, tem de arredondar nos dois sentidos. Arredondar para baixo à entrada e para cima à saída é uma política de pagar menos do que as horas prestadas, e é exatamente o que uma inspeção procura.
  • Resolva a fila. Se oito pessoas picam no mesmo terminal às 8:58, o terminal é o problema. Mais pontos de registo, ou registo por telefone, tiram a fila e a deriva com ela.
  • Compare planeado e real todas as semanas, não todos os meses. Um desvio diário de cinco minutos é invisível num total mensal e evidente numa comparação semanal.

O que acaba realmente com o trabalho não registado

Este é cultural, e é o mais caro de tratar mal.

  • Faça do registo de entrada o primeiro ato do turno e do registo de saída o último. Se a passagem de turno acontece depois da saída, a passagem de turno é trabalho não pago.
  • Vigie o padrão em que as horas reais são sistematicamente inferiores às planeadas. Não é eficiência. Normalmente significa que as pessoas picam a saída e depois acabam o trabalho.
  • Pergunte. «Há algo que faça regularmente e que não esteja no registo?» é uma pergunta que a maioria dos responsáveis nunca fez, e as respostas são sistematicamente surpreendentes.

A base do registo

O que quer que implemente, o registo tem de satisfazer três coisas:

  1. Exatidão - reflete horas realmente prestadas, não horas planeadas.
  2. Imputabilidade - cada entrada pertence a uma pessoa identificada.
  3. Inalterabilidade do rasto - as correções são admitidas, mas a entrada original e quem a alterou têm de sobreviver. Um sistema em que um responsável pode, em silêncio, pôr a saída de ontem às 17:00 é um sistema sem qualquer valor probatório.

Cumpra estes três e tem um registo que protege a empresa e o trabalhador em igual medida. É esse o verdadeiro objetivo. O registo de tempos não é um sistema de vigilância que por acaso produz dados salariais; é um documento salarial que por acaso exige horas exatas.

A ordem por que fazer isto

  1. Corrija o sentido dos arredondamentos. Não custa nada e é o que mais provavelmente lhe será apontado.
  2. Elimine as credenciais partilhadas. O registo em dispositivo pessoal com vinculação ao local cobre a maior parte.
  3. Comece a comparar planeado e real todas as semanas, olhando o desvio nos dois sentidos.
  4. Só depois considere biometria - e se chegar ao passo quatro, pergunte honestamente o que os passos um a três não resolveram.