É assim que se fazem a maioria das escalas. Abrir a da semana passada. Copiar. Ajustar para quem está de férias e para o que se lembra da semana que vem. Publicar.
Funciona, no sentido em que os turnos ficam preenchidos. O que não consegue fazer é dizer-lhe se o número de pessoas num determinado dia é o certo, porque não contém informação nenhuma sobre a semana para a qual está efetivamente a fazer a escala. É uma previsão do passado.
A solução não é um sistema de previsão. É saber qual é a sua unidade de procura, e derivar a escala dela.
A unidade de procura raramente é o número de pessoas
Todas as operações têm uma coisa que determina realmente quanto trabalho existe. Normalmente não é o número de pessoas que estavam na terça passada, e normalmente também não é o volume de negócios: o volume de negócios é o resultado do trabalho, pelo que fazer escalas contra ele significa descobrir depois que errou.
Hotelaria - quartos ocupados, separando saídas de continuações. É aqui que a unidade errada custa mais, porque «14 quartos por pessoa» é um número que ignora a única distinção que importa. Uma saída é desfazer, limpar a fundo e montar por completo. Uma continuação é uma fração disso. Dois dias com ocupação idêntica podem diferir em horas de trabalho nos andares dependendo da proporção de saídas, e a escala que os trata igual está folgada num dia e curta no outro. A receção tem ainda outra unidade: chegadas por hora, não quartos vendidos.
Saúde e cuidados - o grau de dependência, não o número de camas. A dotação necessária resulta do estado das pessoas cuidadas e das funções que têm de estar presentes de qualquer forma. Uma unidade cheia com três utentes de elevada dependência e outra com a mesma ocupação sem nenhum não são a mesma escala, e fazer escalas para ambas contra camas torna uma insegura e a outra cara.
Logística e armazéns - unidades preparadas ou linhas expedidas, por hora. Não encomendas, porque variam enormemente de tamanho, e não pessoas, porque quantas são necessárias é justamente a pergunta. O número útil é o débito por hora trabalhada e por tarefa - receção, preparação, embalagem, expedição - porque cada uma segue uma curva diferente ao longo do dia e são normalmente escaladas como se seguissem a mesma.
Retalho - a afluência, com a conversão como controlo. As vendas dizem-lhe o que vendeu; a afluência diz-lhe quem entrou. Fazer escalas contra vendas garante que nunca vê os clientes que perdeu, e esse é todo o custo de estar com pessoal a menos.
Restauração - refeições por quarto de hora. Por serviço é demasiado grosseiro. Duzentas refeições distribuídas por quatro horas e duzentas que chegam em noventa minutos exigem escalas diferentes, e só uma das duas é uma noite má.
Limpeza - caderno de encargos e frequência por local, mais as deslocações. O trabalho é definido pelo contrato, pelo que é conhecido com uma antecedência invulgar. A variável são as deslocações entre locais, as substituições e os acessos - pelo que o que vale prever não é a limpeza mas o movimento entre uma e outra.
Dois modos de falha que isto revela
Fazer médias sobre uma unidade não homogénea. O caso do hotel acima é o mais claro, mas a mesma forma aparece em todo o lado: um armazém que faz escalas contra unidades totais sem separar uma palete de uma referência de cem unidades soltas, ou uma escala de cuidados construída sobre o número de pessoas quando o grau de dependência mudou desde a última avaliação.
Fazer escalas contra uma unidade que vem atrasada. Volume de negócios, vendas, intervenções concluídas. Todas lhe dizem quanto trabalho conseguiu fazer, o que num dia em que estava curto é menos do que a procura que apareceu - os dados confirmam-lhe assim, em silêncio, que estar curto estava certo.
Como começar sem comprar nada
Não precisa de um produto de previsão. Precisa de quatro semanas de dois números.
- Escolha a sua unidade. Uma das acima, ou o equivalente na sua operação. Se hesitar, escolha aquilo por que perguntaria primeiro se entrasse e alguém lhe dissesse que o dia foi duro.
- Obtenha-a por hora e por dia da semana, ao longo de quatro semanas. A maior parte já está na caixa, no PMS, no sistema de armazém ou no software de cuidados.
- Ponha ao lado as horas realmente trabalhadas, nos mesmos blocos.
- Calcule unidades por hora trabalhada para cada bloco, e veja onde fica muito acima e muito abaixo da média.
Essa razão é todo o exercício. Onde dispara, estava curto. Onde colapsa, pagou horas de que o dia não precisava. Nenhuma das duas é visível no total do dia, e é por isso que uma escala copiada para a frente pode estar errada todos os dias e parecer razoável todas as semanas.
Depois use-o para dimensionar o turno, não só para o contar
O resultado não é «na quinta precisamos de uma pessoa a mais». É uma forma: quanta cobertura o dia pede, hora a hora. Os padrões de turno são depois construídos para essa forma - e é normalmente o momento em que alguém descobre que os seus blocos padrão de oito horas não a conseguem expressar, e que dois turnos mais curtos colocados sobre a ponta fazem o mesmo trabalho com menos horas pagas.
É a mesma conclusão a que a investigação sobre pessoal a menos no retalho chega pelo outro lado. A previsão e o padrão de turno são um só problema, não dois. Acertar a previsão e depois entornar-la em formas de turno incapazes de a conter só muda o erro de lugar.