Um local é uma escala. Dois locais são duas escalas. Em algum ponto ao terceiro ou quarto, o trabalho deixa de crescer de forma linear e começa a crescer mal - e a razão quase nunca é o planeamento em si.

A razão é que ninguém nunca decidiu onde se tomam as decisões.

A pergunta por baixo de todas as outras

Para cada decisão de escala existe exatamente uma boa resposta a «quem decide isto», e os problemas começam quando a resposta depende de a quem se pergunta.

Três pontos merecem ser explícitos, porque são aqueles a que se responde duas vezes em silêncio:

  • Quem pode publicar uma escala para um local? O responsável do local ou a sede?
  • Quem aprova uma troca que fica dentro de um local? Quase sempre o local. Quase sempre, na prática, quem responde mais depressa.
  • Quem aprova tudo o que atravessa locais? Este tem de ser a sede, e é o ponto mais vezes deixado implícito.

Nos dois primeiros pode escolher qualquer resposta. O que não pode é deixá-los em aberto, porque uma pergunta em aberto recebe uma resposta diferente de cada vez, e o custo disso é a duplicação de trabalho que todos atribuem ao facto de «ter vários locais».

Trabalhadores que trabalham em mais de um local

É aqui que fazer escalas para vários locais se torna realmente difícil, e é um grupo muito menor do que o esforço sugere: tipicamente os substitutos, os responsáveis de turno e um punhado de trabalhadores a tempo parcial flexíveis.

Três coisas correm mal com eles, e as três são invisíveis a partir da escala de um único local:

Dupla marcação. Dois locais marcam a mesma pessoa no sábado, cada um a olhar para a sua grelha. Nenhum fez nada de errado.

Descansos entre locais. Alguém fecha no local A e abre no local B. Cada escala está conforme isoladamente. A pessoa não.

Totais de horas. Os máximos semanais, os limiares de trabalho suplementar e as horas contratadas são propriedades da pessoa, não do local. Dois locais que marcam 20 horas cada marcaram 40 em conjunto, e só um dos dois vai saber.

A solução não é mais comunicação. É que quem trabalha em mais de um local precisa de uma vista da própria semana que atravesse locais, e quem faz a escala precisa de ver o mesmo.

O que deve realmente ficar local

Uma correção excessiva frequente é centralizar tudo, o que troca duplicação por um estrangulamento e piora a escala: a sede não sabe que a terça é calma numa loja e brutal noutra.

Ao local pertence: quem faz que turno, a substituição do dia a dia, e as trocas dentro do local. À sede pertence: o orçamento, tudo o que atravessa locais, e as definições - o que conta como trabalho suplementar, qual é o descanso mínimo, como é um modelo de turno. As definições pertencem à sede precisamente para serem iguais em todo o lado; as escalas pertencem ao local precisamente para não serem.

A armadilha dos relatórios

Os relatórios de vários locais chegam normalmente como decomposição por local, o que é útil e não é o que apanha problemas.

O que apanha problemas é a comparação. O mesmo indicador entre locais - peso dos custos com pessoal, planeado contra real, trabalho suplementar como parcela das horas - transforma «o local quatro gasta muito» em «o local quatro gasta muito em relação ao seu volume de negócios, e há seis semanas». Os números de um único local não têm referência. Quatro locais são a referência uns dos outros, e é esse o verdadeiro benefício de gerir mais do que um.

Uma lista curta

  1. Consegue dizer sem hesitar quem publica a escala de cada local?
  2. Tem a lista das pessoas que trabalham em mais de um local? Se não, comece por aí.
  3. Alguém consegue ver a semana inteira de uma pessoa através dos locais?
  4. As suas definições são centrais e as escalas locais, ou os dois acabaram ao contrário?
  5. Compara locais, ou limita-se a reportá-los?