Fast jeder kleine Betrieb hat eine. Eine Gruppe mit allen darin, in der donnerstags der Dienstplan als Foto landet, Schichttausche verabredet werden und jemand um 23 Uhr fragt, ob wer den Samstag übernehmen kann.

Es lohnt sich, zunächst zu sagen, warum: Es ist kostenlos, alle haben die App schon, und Nachrichten werden gelesen. Das sind echte Vorteile, und die meisten Alternativen waren historisch schlechter. Niemand hat sich das aus Nachlässigkeit ausgesucht.

Es gibt aber vier Probleme damit, und über eines davon hat eine Aufsichtsbehörde bereits entschieden.

1. Sie können nicht belegen, was wem gesagt wurde

Das ist das betriebliche Problem, und es beißt lange vor allen anderen.

Eine Nachricht in einer Gruppe hält nicht fest, wer sie gelesen hat. Nachrichten lassen sich für alle löschen, bearbeiten oder privat senden, ohne dass in der Gruppe eine Spur bleibt. Sechs Wochen später ist „ich habe nie gesehen, dass ich am Samstag eingeteilt war" nicht zu beantworten - nicht weil jemand lügt, sondern weil das Medium es wirklich nicht sagen kann.

Dieselbe Lücke wiegt schwerer, wenn es um einen in einem Nebenchat vereinbarten Tausch geht, um eine Änderung der Stundenzahl oder um eine Anweisung, die sich als sicherheitsrelevant herausstellt. Was Sie brauchen, ist der Nachweis, dass einer bestimmten Person zu einem bestimmten Zeitpunkt etwas Bestimmtes gesagt wurde. Ein Chatverlauf leistet das nicht, und das Foto einer Tabelle darüber ist auch kein Nachweis von irgendetwas.

2. Personenbezogene Daten auf privaten Telefonen

Das ist der Punkt mit einer Entscheidung dahinter.

Die finnische Datenschutzbehörde hat den Fall eines Reinigungsunternehmens geprüft, das seinem Personal die Einsätze per WhatsApp schickte. Die Einsätze enthielten, was Einsätze enthalten: Kundennamen, Adressen, Telefonnummern - und in manchen Fällen die Alarmcodes ihrer Wohnungen.

Die Behörde erklärte das Vorgehen aus Gründen der Datensicherheit für rechtswidrig; das Unternehmen erhielt eine Verwarnung und die Auflage, ein geeignetes System einzuführen.

Mitzunehmen ist daraus nicht „WhatsApp ist verboten", denn das ist es nicht, und es zu behaupten wäre übertrieben. Gescheitert ist die Kombination: sensible Einsatzdaten, verteilt auf private Geräte, die der Arbeitgeber nicht kontrolliert, ohne Risikobewertung und ohne Möglichkeit, die Information danach zurückzuziehen. Wer Arbeit an Kundenadressen disponiert - Reinigung, ambulante Pflege, Instandhaltung, Zustellung -, fährt dasselbe Muster.

Zwei Dinge folgen unmittelbar. Informationen über Kunden und Patienten gehören überhaupt nicht in eine Chatgruppe. Und ein Telefon, das mit einer ausscheidenden Person das Haus verlässt, trägt alles mit sich, was je darauf veröffentlicht wurde.

3. Die Gruppe selbst offenbart etwas

Jemanden in eine Gruppe aufzunehmen teilt dessen Telefonnummer mit allen anderen darin. Für eine Arbeitsgruppe, in der sich Menschen befinden, die einander nie begegnet sind, und für alle, die Gründe haben, ihre private Nummer nicht kursieren zu lassen - und das sind mehr, als man vermutet, und sie werden Ihnen selten sagen warum -, ist das eine Offenlegung, die sie nicht gewählt haben.

Sie lässt sich auch nicht rückgängig machen. Aus einer Gruppe gesammelte Nummern bleiben, wenn jemand geht.

4. Es hört nicht auf

Eine Gruppe, über die der Dienstplan läuft, ist eine Gruppe, die um 23:00 Uhr piept. Mehrere der Märkte, über die dieses Blog schreibt, haben Regeln zur Erreichbarkeit außerhalb der Arbeitszeit eingeführt oder führen sie ein - und jenseits jeder Rechtsfrage gibt es eine einfachere: Ein Team, dessen Planung in derselben App liegt wie die Familienfotos, beendet nie ganz eine Schicht.

Das absehbare Ergebnis ist, dass Menschen die Gruppe stummschalten. Und dann ist der Hinweis, den Sie gegeben zu haben glaubten, nicht angekommen.

Was stattdessen zu tun ist, nach Aufwand geordnet

Nehmen Sie noch heute Kunden- und Patientendaten heraus. Das kostet nichts und entfernt die schärfste Kante. Einsätze, die eine Auftragsnummer statt Name und Alarmcode nennen, sind für sich schon eine große Verbesserung.

Trennen Sie den Dienstplan vom Gespräch. Der Plan muss dort liegen, wo er veröffentlicht, versioniert und eingesehen werden kann - wo „veröffentlicht" und „gelesen" zwei verschiedene, beide festgehaltene Dinge sind. Der Chat darf weiter Chat sein.

Führen Sie Tausche und Vertretungsanfragen über denselben Ort. Das sind die Änderungen, über die am ehesten gestritten wird, und die, die heute am häufigsten in einem Nebengespräch verabredet werden.

Schreiben Sie auf, was nicht in die Gruppe darf, und sagen Sie es den Leuten. Die meisten Verstöße hier sind Hilfsbereitschaft und keine Nachlässigkeit: Jemand schickt den Alarmcode, weil die Vertretung ihn wirklich braucht.

Und entscheiden Sie dann, wofür die Gruppe da ist. Bewusst als sozialer Kanal und für kurze Fragen gehalten, ohne all das oben, ist sie völlig in Ordnung und die Leute mögen sie. Das Problem war nie die App. Es war, dass die App still zum Nachweissystem für Dinge wurde, die eines brauchen.