Fragen Sie eine Führungskraft, wie viele Überstunden sie im letzten Monat genehmigt hat, und Sie bekommen meist eine sichere, konkrete Antwort. Vergleichen Sie sie mit der Abrechnung, und die beiden Zahlen stimmen selten überein.

Der Unterschied ist keine Unehrlichkeit. Es ist, dass die meisten Überstunden nie eine Entscheidung waren. Sie haben sich angesammelt.

Die drei Arten, und nur eine ist eine Entscheidung

Geplante Überstunden sind eine Entscheidung. Es fehlt jemand, Sie verlängern eine Schicht oder setzen eine an, und eine Person mit Ausgabenbefugnis hat wissentlich Geld ausgegeben. An diese Art denken alle, und sie ist meist die kleinste der drei.

Die Drift sind die fünfzehn Minuten am Schichtende, viermal pro Woche, bei dreißig Personen. Niemand hat sie genehmigt, weil niemand gefragt wurde. Sie kommt in niemandes Vorstellung von Überstunden vor und ist ab jeder halbwegs relevanten Größe umfangreicher als die geplante Art.

Die Vertretung ist das, was passiert, wenn sich jemand krankmeldet und die Person, die ohnehin im Dienst ist, bleibt. Diese wird genehmigt, meist mündlich, meist von wem auch immer gerade da ist, und meist ohne anderen Beleg als die entstandenen Stunden.

Überstunden zu senken heißt fast immer, die zweite und die dritte Art zu senken, und fast jeder Versuch, sie zu senken, zielt auf die erste.

Wann sie beginnen, ist kein Detail

Ob eine Stunde als Überstunde zählt, hängt von der Schwelle ab, und die Schwelle ist selten einfach „über der vertraglichen Stundenzahl". Sie kann täglich oder wöchentlich sein. Sie kann über einen Bezugszeitraum gemittelt werden. Sie kann durch Tarifvertrag festgelegt sein und nicht durch Sie.

Zwei Folgen, die man konkret machen sollte.

Erstens: Eine Mehrstunde am Dienstag ist möglicherweise gar keine Überstunde, wenn sich die Woche ausgleicht, und sie als solche zu behandeln heißt zu viel zu zahlen. Zweitens, und teurer: Eine Stunde, die eine Überstunde ist, sieht möglicherweise nicht danach aus in einem System, das nur gegen eine wöchentliche Vertragszahl vergleicht.

Ist die Schwelle falsch definiert, ist jede nachgelagerte Zahl in derselben Richtung falsch, still, so lange, bis jemand nachsieht.

Was Sie zeigen können müssen

Unabhängig von der Rechtsordnung ist die praktische Anforderung dieselbe: tatsächlich geleistete Stunden, einer Person zurechenbar, unterscheidbar zwischen regulär und zusätzlich, und nachträglich nicht unbemerkt änderbar.

Der letzte Punkt zählt bei Überstunden mehr als bei allem anderen, weil sie die Zahl sind, die am ehesten im Nachhinein angepasst wird - „wir hatten vereinbart, dass er dafür freinimmt", „das war ein Fehler, weg damit". Das sind berechtigte Anpassungen. Eine Anpassung ohne Spur davon, wer sie vorgenommen hat und was sie ersetzt, ist es nicht.

Das Billigste, was sie tatsächlich senkt

Keine Regelung. Ein wöchentlicher Vergleich.

Stellen Sie geplante und tatsächliche Stunden nebeneinander, je Person, jede Woche. Die Drift ist in einer Monatssumme unsichtbar und in einer Wochensumme offensichtlich, weil fünf Minuten am Tag fünfundzwanzig Minuten in der Woche sind und als Muster erscheinen statt als Rundung.

Sehen Sie dann auf die Richtung der Differenz. Dauerhaft darüber heißt, dass Ihre Schichten länger sind, als Sie denken. Dauerhaft darunter ist schlimmer: Meist heißt es, dass Menschen ausstempeln und danach fertig machen, und das ist unbezahlte Arbeit und ein größeres Problem als die Überstunden, die Sie untersucht haben.

Eine kurze Liste

  1. Kennen Sie Ihre tatsächliche Schwelle - täglich, wöchentlich, gemittelt, und aus welcher Norm?
  2. Sehen Sie die Drift? Geplant gegen tatsächlich, wöchentlich, je Person.
  3. Wird die Vertretung erfasst, wenn sie vereinbart wird, oder hinterher aus den Stunden rekonstruiert?
  4. Sind nachträgliche Anpassungen nachvollziehbar? Wer hat geändert, von welchem Wert, und wann.
  5. Sieht jemand auf die Unterschreitungen? Aus denen werden die Ansprüche.