„Wir hatten letzte Woche 13.000 € Lohnaufwand" ist eine Zahl ohne Bedeutung. Sie kann hervorragend oder katastrophal sein, je nachdem, was zur Tür hereinkam.

Die Personalkostenquote - Lohnaufwand geteilt durch Umsatz derselben Periode - ist die Fassung mit Bedeutung, und sie ist die eine Kennzahl, um die sich eine wöchentliche Routine am meisten lohnt.

Bringen Sie den Zähler in Ordnung

Der häufigste Fehler ist, nur den Grundlohn zu nehmen. Gebraucht wird der Gesamtaufwand für Beschäftigung in der Periode:

  • Grundlöhne für tatsächlich geleistete Stunden
  • Überstunden und alle Zuschläge
  • Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
  • Beiträge zur Altersvorsorge
  • Zurückgestellter Urlaubsentgeltaufwand
  • Ausgaben für Zeitarbeit oder Dienstleister, die dieselbe Arbeit abdecken

Der letzte Punkt zählt mehr, als man erwartet. Ein Betrieb, der in der Lohnabrechnung effizient aussieht und stark für Zeitarbeit ausgibt, ist nicht effizient; er hat die Kosten in eine andere Zeile verschoben.

Je nach Rechtsordnung kommen durch Arbeitgeberaufwendungen typischerweise 15 bis 30 % auf das Bruttoentgelt obendrauf. Eine Quote allein auf Grundlöhne ist nicht um einen Rundungsfehler falsch, sondern um etwa ein Fünftel.

Halten Sie den Nenner einheitlich

Nehmen Sie den Nettoumsatz (ohne Umsatzsteuer) oder den Bruttoumsatz und wechseln Sie nie. Vergleichen Sie gleiche Zeiträume - eine Woche gegen eine Woche, an denselben Tagesgrenzen ausgerichtet. Läuft Ihre Umsatzerfassung in einem anderen Zyklus als Ihre Abrechnung, richten Sie beide vorher aus und nicht, wenn Sie sechs Monate Daten haben, die sich nicht vergleichen lassen.

Kennen Sie Ihr Ziel, bevor Sie messen

Die üblichen Bandbreiten unterscheiden sich stark nach Branche:

Branche Übliche Personalkostenquote
Restaurant mit vollem Service 28-35 %
Schnellgastronomie 25-30 %
Einzelhandel 10-20 %
Hotellerie 30-40 %
Pflege 55-70 %

Nehmen Sie das als Orientierung, nicht als Ziel. Ihr Ziel hängt von Ihrer Miete, Ihren Margen und Ihrem Modell ab - ein Betrieb mit niedrigen Raumkosten kann sich eine höhere Personalquote leisten und trotzdem profitabler sein als ein Wettbewerber mit einer niedrigeren.

Wichtig ist, dass Sie eine Zahl bewusst wählen, sie aufschreiben und dagegen messen. Ein Ziel aus einem Branchenartikel ist immer noch besser als kein Ziel, aber nur knapp.

Wöchentlich, nicht monatlich

Monatlich ist zu langsam. Bis eine Monatszahl Ihnen sagt, dass die Quote abgedriftet ist, sind bereits fünf Wochen Dienstpläne unter der Annahme gebaut worden, dass sie es nicht ist.

Wöchentlich gibt Ihnen ein Korrekturfenster. Es glättet außerdem weniger, wodurch Sie die Form sehen - den Dienstag, der immer überbesetzt ist, die Woche nach einem Feiertag, in der der Umsatz einbricht und der Plan nicht.

Lesen Sie die Bewegung, nicht das Niveau

Eine einzelne Wochenzahl ist verrauscht. Sie achten auf Richtung und Ursache:

Quote hoch, Umsatz gleich - Sie haben für dieselbe Arbeit mehr Stunden geplant. Sehen Sie sich den Besetzungsbedarf an.

Quote hoch, Umsatz runter - der Plan hat auf den Rückgang nicht reagiert. Das ist das häufigste und das am leichtesten korrigierbare Muster: Die Nachfrage fiel, die Stunden nicht.

Quote runter, Umsatz hoch - gut, aber prüfen Sie die Servicekennzahlen, bevor Sie feiern. Unterbesetzung erscheint in der Personalquote als Erfolg und drei Monate später in den Kundenzahlen als Verlust.

Quote runter, Umsatz gleich - echte Effizienz, oder Sie haben Stunden still in eine nicht erfasste Kategorie verschoben. Prüfen Sie die Differenz zwischen geplant und tatsächlich.

Wo der Hebel wirklich liegt

Wenn die Quote nicht stimmt, ist der Reflex, Stunden zu streichen. Das ist selten der beste verfügbare Hebel.

Der Schnitt der Schicht schlägt meist die Kopfzahl. Einen Schichtbeginn um eine Stunde zu verschieben, damit die Schicht durch die Spitze läuft statt daneben, kann mehr Kosten herausnehmen als eine Person zu streichen, ohne die Besetzung dann zu schwächen, wenn es darauf ankommt.

Überschneidung ist die leiseste Verschwendung. Zwei Schichten über derselben ruhigen Stunde sind eine bezahlte Stunde ohne Inhalt, an fünf Tagen in der Woche, in fünfzig Wochen im Jahr.

Normalisierte Überstunden sind die teuerste. Regelmäßige Überstunden mit Zuschlag, um eine strukturelle Lücke zu decken, kosten mehr, als für diese Lücke einzustellen. Wenn dieselben vier Überstunden jede Woche auftauchen, sind es keine Überstunden.

Qualifikationsabdeckung ist die überraschende. Unterbesetzung bei den Fähigkeiten erzwingt Überbesetzung bei den Köpfen, weil Sie drei Personen anwesend brauchen, um sicherzugehen, dass eine davon die Lage beherrscht.

Die Fünf-Minuten-Fassung für jede Woche

  • Gesamtaufwand für Beschäftigung der Woche, inklusive Arbeitgeberaufwendungen
  • Umsatz derselben Woche
  • Quote und Abstand zu Ihrem Ziel
  • Quote der Vorwoche und die Richtung
  • Ein Satz dazu, warum sie sich bewegt hat

Fünf Zeilen, einmal pro Woche. Es ist der Unterschied zwischen Personalkosten steuern und von ihnen erfahren.