Sehen Sie sich fast jeden Rund-um-die-Uhr-Dienstplan an, und Sie finden Schichten, die nahtlos aneinanderstoßen. Frühdienst bis 15:00 Uhr, Spätdienst ab 15:00 Uhr. Die Nacht beginnt, wenn der Spätdienst endet.

Fragen Sie nun, wie die ankommende Schicht erfährt, was in der abgehenden passiert ist.

Die Antwort ist eine Übergabe, sie dauert zehn bis zwanzig Minuten, sie findet jeden einzelnen Tag statt - und in diesem Dienstplan gehört sie zu keiner der beiden Schichten.

Warum das mehr ist als ein Rundungsfehler

Zwei Dinge gehen schief, und zwar in entgegengesetzte Richtungen.

Entweder bleibt die abgehende Schicht. Dann arbeitet jede Person in jeder Schicht täglich zehn bis fünfzehn Minuten über ihr Ende hinaus, unerfasst. In einer Pflegeeinrichtung mit drei Schichten ist das mehr als eine Stunde nicht erfasster Arbeit pro Tag, an fünf bis sieben Tagen die Woche. Es ist unbezahlte Zeit, wenn sie unbezahlt bleibt, in jedem Fall aber nicht gezählte Arbeitszeit - und es ist das Zuverlässigste, was Sie finden werden, sobald jemand Ausstempelzeiten mit den geplanten Schichtenden vergleicht.

Oder die Übergabe findet nicht wirklich statt. Im Lager heißt das, dass die nächste Schicht ein Problem neu entdeckt. In der Pflege heißt es, dass klinisch bedeutsame Informationen nicht weiterwandern: eine Bewohnerin, die nichts gegessen hat, eine Verhaltensänderung, ein Gespräch mit Angehörigen, das eine Fortsetzung braucht. In der regulierten Pflege ist die Übergabe keine höfliche Verwaltungsübung, sondern Teil des Nachweises, wie Versorgungskontinuität sichergestellt wird.

Die meisten Betriebe haben von beidem etwas, ungleichmäßig verteilt, je nachdem wer Dienst hat.

Der Planungsfehler dahinter

Der Dienstplan unterstellt etwas Falsches: dass eine Schicht ein Zeitblock ist, in dem jemand die Arbeit macht, und sonst nichts.

Tatsächlich hat eine Schicht in den meisten Funktionen drei Teile - Anlauf, Arbeit, Abschluss - und der Plan beschreibt nur den mittleren. Der Abschluss ist die Übergabe, der Kassenabschluss, die Gerätekontrolle, die Dokumentation, das Aufräumen. Der Anlauf ist dasselbe rückwärts.

Die Lösung ist nicht kompliziert. Überlappen Sie die Schichten bewusst und schreiben Sie die Überlappung in den Plan.

  • Frühdienst 7:00 bis 15:15 Uhr, Spätdienst 14:45 bis 23:00 Uhr
  • Nachtdienst 22:45 bis 7:15 Uhr

Jetzt liegt die Übergabe in zwei bezahlten, geplanten, erfassten Schichten. Sie hat einen Anfang und ein Ende. Sie erscheint in Ihren Personalkosten, und genau das ist der Sinn - Sie haben sie ohnehin bezahlt, nur ohne sie zu sehen.

„Das kostet uns eine halbe Stunde am Tag"

Es kostet Sie eine halbe Stunde am Tag, die Sie bereits ausgeben. Die Frage ist, ob Sie sie bewusst ausgeben oder versehentlich.

Und es gibt einen echten Ertrag darin, sie bewusst auszugeben. Eine Übergabe mit festem Zeitfenster wird meist zu einer Übergabe mit Struktur - einer kurzen Liste dessen, was wirklich weitergegeben werden muss - und das geht schneller als die informelle Variante davor. Mehrere Pflegeanbieter, die das formalisiert haben, stellen fest, dass die geplante Überlappung am Ende kürzer ausfällt als das ungeplante Überziehen, das sie ersetzt hat, weil „dafür sind wir im Dienst" die Art verändert, wie es gemacht wird.

So finden Sie heraus, was Ihre heute kostet

Wenn Sie Zeiterfassung haben, liegen die Daten fast sicher vor.

Nehmen Sie einen Monat und vergleichen Sie je Funktion die tatsächliche Ausstempelzeit mit dem geplanten Schichtende. Gruppieren Sie das anschließend.

Sie suchen nicht den Durchschnitt, sondern die Regelmäßigkeit. Eine Funktion, in der fast alle an fast jedem Tag acht bis fünfzehn Minuten zu spät ausstempeln, hat kein Disziplinproblem, und es sind in keinem sinnvollen Sinn Überstunden. Es ist ungeplante Übergabe, und ihre Form lässt sich direkt aus dem Bericht ablesen.

Machen Sie dasselbe am Schichtbeginn. In vielen Betrieben stempeln Leute früher ein, und das gilt als ihre Sache - wenn die Anlaufarbeit aber stattfinden muss, damit die Schicht läuft, gilt dasselbe Argument.

Die Varianten je Branche

Pflege und Gesundheit - hier steht am meisten auf dem Spiel, weil der Inhalt der Übergabe pflegerisch relevant ist und weil eine Prüfung genau dafür Nachweise sehen will. Die Überlappung liegt üblicherweise bei 15 bis 30 Minuten und wird zunehmend als nicht verhandelbar behandelt.

Logistik und Lager - die Übergabe betrifft das Halbfertige: eine unterbrochene Kommissionierung, ein blockiertes Tor, eine Maschine, die zickt. Sie ist kurz, aber sie entscheidet, ob die nächste Schicht anfängt oder erst herausfindet, wo alles steht.

Hotellerie - Rezeption und Nachtabschluss sind der offensichtliche Fall, und im Housekeeping gibt es eine leisere Variante: verweigerte Zimmer, ein Zimmer mit einer Technikmeldung, ein Gastwunsch, der über den Tag reicht. Die Abteilungen übergeben nach verschiedenen Uhren, und deshalb fällt die Übergabe in einem Hotel besonders leicht in die Lücke zwischen zwei Dienstplänen, statt in einem davon zu liegen.

Die kurze Fassung

Wenn eine Aufgabe täglich anfällt, eine absehbare Zeit dauert und stattfinden muss, damit der Betrieb funktioniert, dann gehört sie in den Dienstplan. Die Übergabe erfüllt alle drei Bedingungen und steht fast nie drin.