Suchen Sie nach „Zeitdiebstahl", und Sie finden eine Branche, die Ihnen gern Biometrie verkauft. Bevor Sie einen Fingerabdruckleser anschaffen, lohnt es sich, die drei Dinge zu trennen, die unter dieser Überschrift zusammengeworfen werden, denn sie haben verschiedene Ursachen und verschiedene Lösungen.

Die drei Probleme

Stempeln für andere heißt, dass eine Person für eine andere einstempelt. Das ist vorsätzlich, es ist eindeutig, und es ist tatsächlich Betrug.

Rundungsdrift ist die Ansammlung kleiner, überwiegend harmloser Ungenauigkeiten: täglich um 8:52 Uhr für einen Beginn um 9:00 Uhr einstempeln, oder um 17:04 Uhr ausstempeln, weil die Schlange am Terminal lang war. Niemand stiehlt etwas. In der Menge bewegt es aber echtes Geld.

Nicht erfasste Arbeit ist das umgekehrte Problem und dasjenige, das am ehesten vor dem Arbeitsgericht endet: Menschen arbeiten, bevor sie einstempeln, oder nachdem sie ausgestempelt haben. Vorbereiten, abrechnen, von zu Hause auf eine Nachricht antworten. Das ist unbezahlte Arbeit, und dass sie außerhalb der Zeiterfassung stattfand, macht sie nicht rechtmäßig.

Behandeln Sie alle drei als „Zeitdiebstahl", und Sie wenden eine Betrugsreaktion auf zwei Probleme an, die kein Betrug sind. Das beschädigt Vertrauen und löst das Geldproblem nicht.

Was das Stempeln für andere wirklich beendet

Stempeln für andere braucht ein geteiltes Zugangsmittel. Nehmen Sie das geteilte Zugangsmittel weg, und es hört auf.

  • Ein persönliches Gerät schlägt ein gemeinsames Terminal. Wenn Menschen vom eigenen Telefon aus stempeln, gibt es nichts weiterzureichen. Das ist meist günstiger als ein biometrisches Terminal und rechtlich einfacher.
  • Ortsbindung. Zu verlangen, dass die Erfassung innerhalb eines festgelegten Umkreises des Standorts stattfindet, beseitigt den Fall „stempel mich ein, ich bin in zehn Minuten da" vollständig. Binden Sie an den Standort, nicht an den fortlaufenden Aufenthalt der Person - es geht darum, Anwesenheit in einem Moment zu belegen, nicht darum, jemandes Tag zu verfolgen.
  • Ein Foto beim Einstempeln ist die mildere Alternative zur Biometrie und in den meisten Rechtsordnungen ein deutlich einfacheres Einwilligungsgespräch.

Beachten Sie, was nicht auf dieser Liste steht: Fingerabdruck- und Gesichtserkennung. Sie funktionieren, aber biometrische Daten sind nach der DSGVO eine besondere Kategorie mit hohen Anforderungen an die Rechtfertigung, und „es ist bequemer als die Alternativen" genügt dafür nicht. Wenn eine Erfassung per Telefon mit Ortsbindung das Problem löst, wird eine Aufsichtsbehörde zu Recht fragen, warum Sie stattdessen Fingerabdrücke erhoben haben.

Was die Rundungsdrift wirklich beendet

Rundungsdrift ist ein Prozessproblem. Die Lösungen sind unglamourös:

  • Runden Sie nicht nur in eine Richtung. Wenn Ihr System auf 15 Minuten rundet, muss es in beide Richtungen runden. Beim Kommen abzurunden und beim Gehen aufzurunden ist eine Regel, weniger als die geleisteten Stunden zu bezahlen, und genau danach sucht eine Prüfung.
  • Beseitigen Sie die Schlange. Wenn acht Personen um 8:58 Uhr am selben Terminal stempeln, ist das Terminal das Problem. Mehr Erfassungspunkte oder Erfassung per Telefon nehmen die Schlange weg und die Drift mit ihr.
  • Vergleichen Sie geplant und tatsächlich wöchentlich, nicht monatlich. Eine tägliche Abweichung von fünf Minuten ist in einer Monatssumme unsichtbar und in einem Wochenvergleich offensichtlich.

Was nicht erfasste Arbeit wirklich beendet

Diese hier ist kulturell, und sie ist am teuersten, wenn man sie falsch angeht.

  • Machen Sie das Einstempeln zur ersten und das Ausstempeln zur letzten Handlung der Schicht. Findet die Übergabe nach dem Ausstempeln statt, ist die Übergabe unbezahlte Arbeit.
  • Achten Sie auf das Muster, dass die tatsächlichen Stunden regelmäßig unter den geplanten liegen. Das ist keine Effizienz. Meist bedeutet es, dass Menschen ausstempeln und danach fertig machen.
  • Fragen Sie. „Gibt es etwas, das Sie regelmäßig tun, das nicht in der Zeiterfassung steht?" ist eine Frage, die die meisten Führungskräfte nie gestellt haben, und die Antworten sind durchweg überraschend.

Die Grundanforderung an die Aufzeichnung

Was auch immer Sie einführen: Die Aufzeichnung muss drei Dinge erfüllen.

  1. Richtigkeit - sie bildet tatsächlich geleistete Stunden ab, nicht geplante.
  2. Zurechenbarkeit - jeder Eintrag gehört zu einer bestimmten Person.
  3. Unveränderbarkeit der Spur - Korrekturen sind zulässig, aber der ursprüngliche Eintrag und die Person, die ihn geändert hat, müssen erhalten bleiben. Ein System, in dem eine Führungskraft die gestrige Ausstempelzeit unbemerkt auf 17:00 Uhr setzen kann, hat überhaupt keinen Beweiswert.

Sind diese drei erfüllt, haben Sie eine Aufzeichnung, die Betrieb und Beschäftigte gleichermaßen schützt. Das ist der eigentliche Punkt. Zeiterfassung ist kein Überwachungssystem, das nebenbei Abrechnungsdaten erzeugt; sie ist eine Abrechnungsgrundlage, die nebenbei genaue Zeiten erfordert.

Die Reihenfolge

  1. Rundungsrichtung korrigieren. Kostet nichts und ist das, was Ihnen am ehesten vorgehalten wird.
  2. Geteilte Zugangsmittel abschaffen. Erfassung per persönlichem Gerät mit Standortbindung deckt den größten Teil ab.
  3. Geplant gegen tatsächlich wöchentlich vergleichen und beide Richtungen der Differenz ansehen.
  4. Erst danach über Biometrie nachdenken - und wenn Sie bei Schritt vier ankommen, fragen Sie ehrlich, was die Schritte eins bis drei nicht gelöst haben.