Jeder Betrieb mit Dienstplan und Zeiterfassung hat für dieselbe Woche zwei Zahlen: die geplanten Stunden und die tatsächlich bezahlten. Die meisten sehen sich die zweite an, einmal im Monat, bei der Abrechnung. Die interessante Information steckt in der Differenz, und sie verdirbt schnell - eine Abweichung, die Sie am Montag bemerken, ist ein Gespräch; dieselbe Abweichung sechs Wochen später ist ein Streit darüber, was damals war.

Lesen Sie zuerst das Vorzeichen

Tatsächlich dauerhaft höher als geplant ist der Normalfall. Schichten laufen über. Lesen Sie es als eines von vier Dingen:

  • Die Arbeitsmenge übersteigt den Plan wirklich, und Ihr Besetzungsbedarf ist falsch.
  • Die Übergabe ist nicht in der Schicht eingeplant, also endet jede Schicht zehn Minuten zu spät.
  • Ein oder zwei Personen bleiben gewohnheitsmäßig, entweder weil sie die Stunden wollen oder weil sie nicht Nein sagen können.
  • Die Abschlussarbeiten dauern länger, als der Plan unterstellt - oft weil sie gemessen wurden, als der Betrieb kleiner war.

Jede Ursache hat eine andere Lösung, und die Lösung ist fast nie „sagt den Leuten, sie sollen pünktlich gehen".

Tatsächlich dauerhaft niedriger als geplant sieht nach guter Nachricht aus und ist meist keine. Entweder ist die Schicht wirklich überbesetzt - dann passen Sie den Plan an und nehmen die Ersparnis mit - oder Menschen stempeln aus und machen danach fertig, und das ist unbezahlte Arbeit und ein Risiko.

Tatsächlich ungefähr gleich geplant, jede Woche, auf die Minute ist das Muster, dem Sie am meisten misstrauen sollten. Echte Arbeit schwankt. Eine völlig flache Abweichung bedeutet meist, dass die Zeiterfassung aus dem Dienstplan gefüllt wird statt aus der Wirklichkeit - Ihre Zeitaufzeichnung ist dann eine Kopie Ihres Plans und belegt nichts.

Zerlegen Sie die Zahl in vier Richtungen

Eine einzige Abweichung für den ganzen Standort verbirgt alles. Dieselbe Summe kann aus sehr verschiedenen Ecken kommen, also schneiden Sie sie auf:

Nach Person. Wenn ein Name den größten Teil des Überhangs ausmacht, ist das ein Gespräch über Arbeitsmenge oder Grenzen und keine Planänderung. Achten Sie besonders auf die Person, deren tatsächliche Stunden jede einzelne Woche über den geplanten liegen - das ist das Muster „sagt immer ja", wie es in der Abrechnung erscheint.

Nach Wochentag. Überhang, der sich auf Freitag und Samstag konzentriert, heißt, dass Ihre Spitzenbesetzung falsch ist. Gleichmäßig verteilter Überhang heißt, dass Ihre Schichtlängen falsch sind.

Nach Schichtart. Wenn Spätschichten überziehen und Frühschichten pünktlich enden, ist das ein Problem der Abschlussarbeiten mit einer konkreten, behebbaren Ursache.

Nach Beginn. Wenn jede Schicht acht Minuten früher startet, haben Sie eine Schlange am Terminal oder eine Kultur, in der pünktlich als zu spät gilt.

Rechnen Sie es in Geld um

Eine Abweichung in Stunden ist abstrakt. Multiplizieren Sie sie mit dem passenden Satz, und sie hört auf, abstrakt zu sein.

Zwölf Personen mit durchschnittlich fünfzehn Minuten ungeplantem Überhang je Schicht, an fünf Schichten pro Woche, sind fünfzehn Stunden in der Woche. Bei 15 € je Stunde sind das rund 11.500 € im Jahr - genug, um einen nennenswerten Teil einer weiteren Stelle zu finanzieren, stattdessen ausgegeben für die unproduktivste Stunde im Tag aller Beteiligten.

Machen Sie diese Rechnung einmal, und der wöchentliche Rückblick fühlt sich nicht mehr nach Verwaltung an.

Was Sie mit dem Fund anfangen

Die Versuchung ist, die Abweichung zu kontrollieren. Widerstehen Sie ihr. Die Abweichung misst den Unterschied zwischen Ihrem Plan und der Wirklichkeit, und wenn die beiden nicht übereinstimmen, ist es meist nicht die Wirklichkeit, die falsch liegt.

Die produktive Reihenfolge lautet:

  1. Finden Sie das Muster. Eine Person, ein Tag, eine Schichtart, ein Standort.
  2. Fragen Sie, was die Schicht in dem Überhangfenster tatsächlich tut. In neun von zehn Fällen ist es eine echte Aufgabe, die der Plan nicht berücksichtigt.
  3. Nehmen Sie sie in den Plan auf oder ändern Sie den Ablauf so, dass sie entfällt.
  4. Messen Sie nächste Woche erneut.

Wenn die Abweichung danach bei einer einzelnen Person bestehen bleibt und nicht in derselben Schicht bei anderen, dann ist es ein persönliches Gespräch. Aber das ist der vierte Schritt und nicht der erste.

Machen Sie zehn Minuten daraus

Einmal pro Woche, immer im selben Zeitfenster, bevor Sie den nächsten Plan bauen:

  • Geplante Stunden gesamt, tatsächliche Stunden gesamt, Abweichung in Stunden und in Geld.
  • Die drei größten Abweichungen einzelner Personen.
  • Was sich gegenüber der Vorwoche verändert hat.

Zehn Minuten. Es sind die wirkungsvollsten zehn Minuten der Betriebswoche, weil es die einzige Routine ist, die den Plan, den Sie machen, mit dem Geld verbindet, das Sie ausgeben.