Demandez à un responsable combien d'heures supplémentaires il a autorisées le mois dernier et vous obtiendrez généralement une réponse assurée et précise. Comparez-la à la paie et les deux chiffres coïncident rarement.
L'écart n'est pas de la malhonnêteté. C'est que la plupart des heures supplémentaires n'ont jamais été une décision. Elles se sont accumulées.
Les trois espèces, dont une seule est une décision
Les heures supplémentaires planifiées sont une décision. Il manque quelqu'un, vous prolongez un poste ou vous en ajoutez un, et une personne ayant autorité pour dépenser a dépensé en connaissance de cause. C'est l'espèce à laquelle tout le monde pense, et c'est généralement la plus petite des trois.
La dérive, ce sont les quinze minutes de fin de poste, quatre fois par semaine, sur trente personnes. Personne ne les a validées parce que personne n'a été consulté. Elle n'existe dans la représentation mentale de personne, et à toute échelle sérieuse elle dépasse l'espèce planifiée.
Le remplacement, c'est ce qui arrive quand quelqu'un se déclare malade et que la personne déjà en poste reste. Celui-là est validé, généralement de vive voix, généralement par qui se trouve là, et généralement sans autre trace que les heures qui en résultent.
Réduire les heures supplémentaires signifie presque toujours réduire la deuxième et la troisième, et presque toutes les tentatives de réduction visent la première.
Le moment où elles commencent n'est pas un détail
Qu'une heure compte comme supplémentaire dépend du seuil, et le seuil est rarement simplement « au-delà des heures contractuelles ». Il peut être quotidien ou hebdomadaire. Il peut être lissé sur une période de référence. Il peut être fixé par une convention collective et non par vous.
Deux conséquences à rendre concrètes.
D'abord, une heure en plus le mardi peut n'être pas une heure supplémentaire du tout si la semaine s'équilibre, et la traiter comme telle revient à trop payer. Ensuite, et c'est plus coûteux, une heure qui est bien supplémentaire peut ne pas en avoir l'air dans un système qui ne compare qu'à un chiffre hebdomadaire contractuel.
Si la définition du seuil est fausse, tout chiffre en aval est faux dans le même sens, en silence, jusqu'à ce que quelqu'un vérifie.
Ce que vous devez pouvoir montrer
Quelle que soit la juridiction, l'exigence pratique est la même : les heures réellement faites, imputables à une personne, distinguables entre normales et supplémentaires, et non modifiables ensuite sans trace.
Ce dernier point compte davantage pour les heures supplémentaires que pour quoi que ce soit d'autre, car c'est le chiffre le plus susceptible d'être ajusté après coup : « on avait convenu qu'il les prendrait en repos », « c'était une erreur, retire-les ». Ce sont des ajustements légitimes. Un ajustement sans trace de son auteur et de ce qu'il remplace ne l'est pas.
Le moyen le moins cher qui les réduit réellement
Pas une consigne. Une comparaison hebdomadaire.
Mettez les heures prévues à côté des heures réelles, par personne, chaque semaine. La dérive est invisible dans un total mensuel et évidente dans un total hebdomadaire, parce que cinq minutes par jour font vingt-cinq minutes par semaine et apparaissent comme un schéma et non comme un arrondi.
Regardez ensuite le sens de l'écart. Systématiquement au-dessus signifie que vos postes sont plus longs que vous ne le pensez. Systématiquement au-dessous est pire : cela signifie généralement que les gens pointent la sortie puis terminent, ce qui est du travail non payé et un problème plus gros que les heures supplémentaires que vous examiniez.
Une courte liste
- Connaissez-vous votre seuil réel - quotidien, hebdomadaire, lissé, et issu de quel texte ?
- Voyez-vous la dérive ? Prévu contre réel, chaque semaine, par personne.
- Le remplacement est-il enregistré au moment où il est convenu, ou reconstitué ensuite à partir des heures ?
- Les ajustements postérieurs sont-ils traçables ? Qui a modifié, depuis quelle valeur, et quand.
- Quelqu'un regarde-t-il les sous-réalisations ? Ce sont elles qui deviennent des réclamations.