Recourir à l'intérim n'est pas un échec. Quelqu'un se déclare malade à 6 h, le poste doit tourner, et un appel règle la question. C'est à cela que cela sert.

Le problème est ce qui arrive quand l'exception devient la méthode, et la raison pour laquelle cela s'installe insidieusement est qu'une partie seulement du coût figure sur la facture.

Ce que la facture n'inclut pas

L'accueil, à chaque poste. Quelqu'un qui connaît le site doit montrer à l'intérimaire où sont les choses, comment marche le système, quelle est la routine. C'est du temps de votre personnel permanent, chaque fois, et il est pris sur le poste même que vous cherchiez à couvrir.

La montée en puissance qui n'aboutit jamais. Un habitué met une quinzaine de jours à devenir vraiment rapide. Un intérimaire qui vient une fois démarre en bas de cette courbe et part avant de la remonter. S'il revient, il repart d'assez bas.

L'encadrement. Plus de vérifications, plus de questions, plus d'attention du responsable de poste sur une personne.

La continuité perdue. Dans le soin, c'est un indicateur de qualité et non un coût mou : pour une résidente, voir un visage inconnu pour la toilette est une moins bonne expérience et une moins bonne transmission clinique. Dans un entrepôt, cela ressort en erreurs. Dans un hôtel, cela ressort dans les petites choses que personne n'a écrites.

Ce que conclut votre personnel permanent. Il découvrira le tarif de l'intérim. Quand quelqu'un qui tient le même poste à côté de lui est visiblement mieux payé, l'effet sur les personnes que vous cherchez à garder n'est pas neutre, et il ne se règle pas en demandant qu'on n'en parle pas.

Une fois cela compté, l'intérim coûte généralement bien plus que ne le suggère l'écart de tarif - et l'écart est le plus grand précisément là où vous y recourez le plus : des postes mal connus, au dernier moment.

La dépense d'intérim est un indicateur en retard de la qualité du planning

C'est la façon la plus utile de le voir. Chaque mission existe parce qu'un trou existait. Ce qu'il faut piloter n'est donc pas la dépense, mais les trous.

Enregistrez le motif de chaque mission, dans des catégories qui mènent ailleurs :

  • Poste vacant - un problème de recrutement
  • Maladie - un problème d'absence et de couverture
  • Congés accordés - un problème de planification, et le plus agaçant, parce que vous le saviez depuis des mois
  • Pointe de demande - un problème de prévision
  • Manque de compétence - un problème de profondeur : vous aviez des personnes, pas la capacité

Quatre semaines de cela transforment un chiffre alarmant unique en quatre problèmes différents avec quatre responsables différents. Dans la plupart des exploitations, une catégorie domine, et ce n'est rarement celle que l'on suppose. Les missions liées aux congés en particulier sont fréquentes et entièrement évitables : ce trou était visible sur le planning avant même que les congés ne soient accordés.

Le piège structurel

Passé un certain point, l'intérim cesse d'être une réponse aux trous et commence à en créer.

Là où une grande part des heures est en intérim, la continuité baisse, le personnel permanent porte davantage l'accueil et l'encadrement, et le poste se dégrade - ce qui alimente le turnover qui produit les vacances qui exigent l'intérim. Cela rend aussi le recrutement de permanents plus difficile de façon très directe : si le tarif de l'intérim est plus élevé et les postes choisis, l'argument en faveur d'un contrat permanent doit se construire sur autre chose que l'argent.

Le seuil à partir duquel cela mord est plus bas qu'on ne le pense, et il se ressent longtemps avant d'apparaître dans un budget.

L'option intermédiaire sous-estimée

Entre « contrat permanent » et « intérim » se trouve un vivier - votre propre réserve d'extras ou de salariés flexibles qui connaissent vos sites, sont déjà accueillis, et ne portent aucune marge d'agence.

C'est la couverture la moins chère que vous puissiez acheter, et la plupart des exploitations en gèrent un mal, ou pas du tout. Ce qui fait qu'il fonctionne :

Un vrai accueil, une fois. Ce sont vos salariés. Formez-les correctement et ils sont utiles dès le premier poste plutôt qu'au troisième.

Un accès équitable aux postes. Les postes ouverts sont proposés à tout le vivier éligible d'un coup, et non téléphonés dans un ordre que les gens remarquent et vivent mal. Ce seul changement fait plus pour la fiabilité d'un vivier que n'importe quel autre.

Une attente claire dans les deux sens. Ce que vous proposerez, ce qu'ils accepteront, quel délai chacun donne. Le flou est la raison pour laquelle les viviers se dégradent en une liste de numéros auxquels personne ne répond.

Tenez-les à jour. Chez les extras, les habilitations expirent et la familiarité se perd. Un vivier que vous n'avez pas planifié depuis quatre mois n'est pas une couverture, c'est une liste.

Les retraités et les anciens qui reviennent sont les meilleurs membres que vous trouverez : ils connaissent le site, ils connaissent le travail, et ils veulent souvent exactement les heures dont vous manquez.

Par où commencer

Prenez la dépense d'intérim du dernier trimestre et répartissez-la par motif. Puis prenez la plus grosse catégorie et demandez ce qu'il aurait coûté de l'éviter : un poste du vivier, une personne formée de plus, trois semaines de délai sur le planning.

Dans la plupart des exploitations, la comparaison n'est pas serrée, et c'est la première fois que quelqu'un met les deux chiffres côte à côte.