Presque toute petite exploitation en a un. Un groupe avec tout le monde dedans, où le planning est publié en photo le jeudi, où les échanges de postes se règlent, et où quelqu'un demande à 23 h si quelqu'un peut prendre le samedi.

Il vaut la peine de commencer par dire pourquoi : c'est gratuit, tout le monde a déjà l'application, et les messages sont lus. Ce sont de vrais avantages, et la plupart des alternatives ont historiquement été pires. Personne n'a choisi cela par négligence.

Mais il y a quatre problèmes, et l'un d'eux a déjà été tranché par une autorité.

1. Vous ne pouvez pas prouver ce qui a été dit à qui

C'est le problème opérationnel, et il mord bien avant tous les autres.

Un message dans un groupe ne garde pas trace de qui l'a lu. Les messages peuvent être supprimés pour tous, modifiés, ou envoyés en privé sans laisser trace dans le groupe. Six semaines plus tard, « je n'ai jamais vu que j'étais du samedi » est irréfutable - non parce que quelqu'un mentirait, mais parce que le support est réellement incapable de le dire.

Le même trou pèse plus lourd quand il s'agit d'un échange convenu dans une conversation parallèle, d'une modification d'horaires, ou d'une consigne qui s'avère avoir une portée en matière de sécurité. Ce dont vous avez besoin, c'est de pouvoir établir qu'une personne précise s'est vu dire une chose précise à un moment précis. Un fil de discussion ne le fournit pas, et la photo d'un tableur publiée au-dessus n'est pas davantage la preuve de quoi que ce soit.

2. Des données personnelles sur des téléphones personnels

C'est le point qui a une décision derrière lui.

L'autorité finlandaise de protection des données a examiné le cas d'une entreprise de propreté qui utilisait WhatsApp pour transmettre à son personnel ses affectations. Celles-ci contenaient ce que contiennent des affectations : noms de clients, adresses, numéros de téléphone - et, dans certains cas, les codes d'alarme de leurs logements.

L'autorité a jugé le dispositif illicite au titre de la sécurité des données ; l'entreprise a été rappelée à l'ordre et enjointe de mettre en place un système adéquat.

Le détail à en retenir n'est pas « WhatsApp est illégal », car ce n'est pas le cas, et l'affirmer serait exagéré. Ce qui a échoué, c'est la combinaison : des données d'exploitation sensibles, diffusées sur des appareils personnels que l'employeur ne maîtrise pas, sans évaluation du risque et sans moyen de retirer l'information ensuite. Quiconque distribue du travail à des adresses de clients - propreté, aide à domicile, maintenance, livraison - reproduit le même schéma.

Deux conséquences immédiates. Les informations sur les clients et les patients n'ont pas leur place dans un groupe de discussion. Et un téléphone qui part avec un salarié qui quitte l'entreprise emporte tout ce qui y a jamais été publié.

3. Le groupe lui-même divulgue quelque chose

Ajouter quelqu'un à un groupe partage son numéro avec tous les autres. Pour un groupe de travail qui inclut des personnes qui ne se sont jamais rencontrées, et pour quiconque a des raisons de ne pas voir son numéro personnel circuler - et ils sont plus nombreux qu'on ne l'imagine, et vous diront rarement pourquoi -, c'est une divulgation qu'ils n'ont pas choisie.

Elle ne s'annule pas non plus. Les numéros recueillis dans un groupe subsistent après un départ.

4. Cela ne s'arrête pas

Un groupe qui sert au planning est un groupe qui sonne à 23 h. Plusieurs des marchés dont parle ce blog ont introduit ou introduisent des règles sur la joignabilité hors du temps de travail, et au-delà de toute question juridique il y en a une plus simple : une équipe dont la planification vit dans la même application que les photos de famille ne termine jamais complètement un poste.

Le résultat prévisible est que les gens mettent le groupe en silencieux. Et alors, l'information que vous croyiez avoir donnée n'a pas été donnée.

Quoi faire à la place, par ordre de coût

Sortez-en dès aujourd'hui les données clients et patients. Cela ne coûte rien et retire l'arête la plus vive. Des affectations qui citent un numéro d'intervention plutôt qu'un nom et un code d'alarme sont déjà une grande amélioration.

Séparez le planning de la conversation. Le planning doit se trouver là où il peut être publié, versionné et consulté - où « publié » et « lu » sont deux choses distinctes, toutes deux enregistrées. La discussion peut rester une discussion.

Faites passer les échanges et les demandes de remplacement par le même endroit. Ce sont les changements les plus susceptibles d'être contestés et ceux qui, aujourd'hui, se règlent le plus souvent dans une conversation parallèle.

Écrivez ce qui ne doit pas entrer dans le groupe, et dites-le aux gens. La plupart des manquements ici viennent de la serviabilité et non de la négligence : quelqu'un envoie le code parce que le remplaçant en a réellement besoin.

Puis décidez à quoi sert le groupe. Maintenu délibérément comme canal social et pour les questions rapides, sans rien de ce qui précède, il est très bien et les gens l'apprécient. Le problème n'a jamais été l'application. C'est que l'application est devenue en silence le registre de choses qui en exigent un.