De Bradford-factor is een klein stukje rekenwerk dat iemands verzuimhistorie in één getal verandert:

B = S² × D

waarbij S het aantal afzonderlijke verzuimperiodes is en D het totaal aantal verzuimdagen.

Het kwadraat is het hele idee. Tien afzonderlijke verzuimen van één dag geven 10² × 10 = 1.000. Één verzuim van tien dagen geeft 1² × 10 = 10. Dezelfde verzuimdagen, een verschil van honderd keer.

Het deel dat klopt

De aanname is operationeel gezond, en wie roosters maakt herkent haar direct.

Iemand die twee weken uitvalt is een planningsprobleem. U weet het maandag, u regelt vervanging, u gaat door. Tien losse dagen verspreid over een kwartaal, elk om 6:00 aangekondigd, zijn tien noodgevallen. Elk kost de ochtend van een leidinggevende, een rondje bellen, een gunst, en vaak overwerk op korte termijn - en het wordt betaald door de persoon die wél kwam, met een dienst die zij niet koos.

Een maat die frequentie zwaarder weegt dan duur meet dus iets echts. Het totaal aantal verzuimdagen, het cijfer dat de meeste organisaties werkelijk rapporteren, behandelt die twee gevallen als identiek terwijl zij in niets op elkaar lijken.

Het deel dat misgaat

De formule heeft geen idee wat zij telt. Tien losse dagen kunnen zijn:

  • Tien losse lichte aandoeningen
  • Een chronische aandoening die opspeelt
  • Een beperking
  • Migraine
  • Een vruchtbaarheidstraject
  • Een kind dat steeds van school naar huis wordt gestuurd
  • Huiselijk geweld
  • Tien keer een kater

De score is in alle gevallen dezelfde. De juiste reactie is in elk geval anders, en in verschillende ervan zou een maatregel die door een grens wordt geactiveerd verkeerd zijn en, in vrijwel elk Europees rechtsstelsel, juridisch riskant: verzuim dat samenhangt met een beperking of zwangerschap wordt anders behandeld, en een neutraal lijkende score toepassen zonder die correctie is een bekende manier om bij een discriminatiezaak uit te komen. Laat u in uw eigen rechtsstelsel adviseren voordat enige regeling van u een automatisch gevolg aan een getal hangt.

Er is ook een stiller falen. Een score die mensen begrijpen, is een score die mensen managen. Zodra medewerkers weten dat frequentie telt, is de rationele reactie op een naar gevoel op dinsdag om de rest van de week te nemen in plaats van één dag - wat het totaal aantal verzuimdagen verhoogt, de persoon schaadt, en niemands op scores gebaseerde beeld van haar verbetert. Of zij komen ziek, wat in de zorg, bij het werken met levensmiddelen en in elke functie met klantcontact aanzienlijk erger is dan het verzuim dat u voorkwam.

Hoe u hem gebruikt zonder schade aan te richten

Als aanleiding voor een gesprek, nooit als aanleiding voor een gevolg. De enige legitieme taak van het getal is u te vertellen waar u moet kijken. Wat u vindt als u kijkt, is de werkelijke informatie.

Sluit uit wat uitgesloten hoort te worden, vóór het rekenwerk. Verzuim door een beperking, zwangerschap, een bedrijfsongeval, overlijden en elk wettelijk verlof hoort helemaal niet in de berekening. Kan uw systeem verzuim niet categoriseren, dan kan het dit niet, en dan zou het geen scores moeten produceren.

Publiceer de grenzen en wat er bij elke grens gebeurt - en maak wat er bij de eerste gebeurt ondersteunend in plaats van bestraffend. Een grens die betekent «uw leidinggevende vraagt hoe het gaat» werkt heel anders dan een grens die «eerste waarschuwing» betekent, ook in wat zij doet met de eerlijkheid van meldingen.

Kijk naar de score van het team, niet alleen van personen. Een afdeling waar meerdere mensen de grens raken, vertelt u iets over de afdeling - dienstpatroon, werkdruk, een leidinggevende, een fysieke taak - en geen enkel individueel gesprek zal het vinden.

Het punt dat vrijwel iedereen mist

Vraag waarom verzuim op korte termijn duur is en het antwoord is niet werkelijk het gemiste uur. Het is dat u het niet kon opvangen.

Twee bedrijven met identiek verzuim kunnen totaal verschillende kosten hebben, afhankelijk van of er iemand is die opgeleid, beschikbaar en bereikbaar is om het gat te vullen. De een betaalt om 7:00 een toeslag aan een uitzendbureau; de ander verschuift een dienst en gaat door.

Een aanzienlijk deel van wat als verzuimprobleem wordt beheerd, is dus in werkelijkheid een bezettingsprobleem, en bezetting reageert op dingen die u wel in de hand hebt:

  • Hoeveel mensen elke rol kunnen doen, in plaats van het minimum dat op een goede dag volstaat
  • Of u weet wie beschikbaar is voordat u begint te bellen
  • Of wissels en extra diensten aan de hele in aanmerking komende groep tegelijk kunnen worden aangeboden in plaats van één voor één
  • Of het gat vroeg genoeg zichtbaar is om goedkoop te worden gevuld

Niets daarvan komt in een Bradford-score voor, en dat alles beweegt het cijfer dat telt.

Houdt u hem

Het is geen slecht instrument. Het is een slechte regeling. Houd het rekenwerk als één signaal tussen meerdere, zet het naast het terugkeergesprek en niet in de plaats ervan, en bedenk dat het is ontworpen om de verstoring van een bedrijf te beschrijven - niet om een mens te typeren.