Heel weinig mensen hebben bezwaar tegen een nee. Waar zij bezwaar tegen hebben, is een nee na drie weken stilte, op gronden die anders lijken dan die bij de persoon die eerder vroeg.

Een vakantieregeling is een beslisprocedure. Is die procedure helder, gepubliceerd en consequent toegepast, dan kunt u de hele zomer verzoeken afwijzen zonder één klacht op te roepen. Is zij dat niet, dan roept u klachten op zelfs wanneer u alles goedkeurt.

Dit staat er werkelijk in een regeling die houdt.

1. Het recht, in een eenheid die mensen herkennen

Dagen of uren: kies er één en houd die aan. Voor iedereen met wisselende diensten zijn uren de eerlijke eenheid. Een vakantie-«dag» voor iemand die dinsdag vier en zaterdag tien uur werkt betekent niets, en de onduidelijkheid valt altijd in het voordeel van de werkgever uit, wat opvalt.

Noem het recht, de opbouw, de grens van het vakantiejaar, en wat er bij die grens met een restsaldo gebeurt. Neem de behandeling van feestdagen op: dat is met afstand de grootste bron van verwarring in bedrijven met ploegendienst.

2. Aanvraagtermijnen die meeschalen met de duur

Een uniform «vier weken vooraf voor alle vakantie» is onwerkbaar. Eén dag is niet hetzelfde planningsprobleem als twee weken. Iets als:

  • Eén of twee dagen: een week vooraf
  • Drie tot vijf dagen: twee weken
  • Meer dan een week: vier weken
  • Piekperiodes: een vaste deadline, vooraf gepubliceerd

De precieze getallen doen niet ter zake. Wat ter zake doet, is dat mensen de regel zien en erop kunnen plannen.

3. Een toegezegde beslistermijn

Dit is de bepaling die de meeste regelingen weglaten en die de meeste wrijving wegneemt. Zeg een reactietermijn toe - 48 uur, vijf werkdagen, wat realistisch is - en houd die.

De waarde van de termijn is niet de snelheid. Het is dat de aanvrager weet wanneer hij bericht krijgt, en dus stopt met rappelleren, stopt met gissen en stopt met collega's vragen of zij al iets hebben gehoord.

4. Expliciete capaciteitsgrenzen

Zeg hoeveel mensen tegelijk weg kunnen, en waarop dat betrekking heeft. Per locatie is meestal te grof: twee mensen weg is geen probleem, tenzij zij de enige twee zijn die dat ene ding kunnen.

De eerlijke versie is een grens per rol of vaardigheid: één teamleider tegelijk; twee teamleden tegelijk; nooit beide BHV'ers. Dit publiceren verandert een nee van een persoonlijk oordeel in rekenwerk, en rekenwerk laat zich veel makkelijker aanvaarden.

5. Een voorrangsregel, opgeschreven voordat zij nodig is

Twee mensen willen dezelfde week. U hebt een regel nodig, en die moet vóór het conflict bestaan, niet tijdens het conflict worden verzonnen. Gangbare opties:

  • Wie het eerst komt. Eenvoudig, transparant, en het belont wie het best organiseert - wat stil nadelig is voor mensen met een minder voorspelbaar leven.
  • Rouleren. Wie de vorige keer is afgewezen, heeft voorrang. Het eerlijkst over een jaar, mits u de uitkomst hebt vastgelegd.
  • Anciënniteit. Voorspelbaar, eenvoudig toe te passen, en het betekent dat nieuwkomers nooit augustus krijgen.

Alle drie zijn verdedigbaar. Wat niet verdedigbaar is, is geen regel hebben, want dan lijkt elke beslissing op voortrekken, of zij dat was of niet.

6. Wat er geldt in een gesloten periode

Zijn er weken waarin niemand vrij kan, zeg dat aan het begin van het vakantiejaar en niet in juni. En wees eerlijk over de duur: zes weken blokkade in een bedrijf met vier weken recht is een serieuze beperking van het leven van mensen en hoort onderbouwd te worden, niet slechts aangekondigd.

7. Het saldo waar de persoon van wie het is het kan zien

De helft van alle vakantievragen is «hoeveel heb ik nog?». Vereist het antwoord een mail aan een leidinggevende, dan hebt u een proces gebouwd dat zijn eigen werk voortbrengt.

Een saldo dat mensen zelf kunnen inzien haalt dat volledig weg, en haalt ook de verrassing aan het eind van het jaar weg waarin iemand ontdekt dat er elf dagen in vijf weken moeten.

De faalwijze om tegen te ontwerpen

Vrijwel elk vakantieconflict komt neer op dezelfde klacht: de regel leek te veranderen afhankelijk van wie vroeg.

Soms veranderde zij werkelijk. Vaker was zij consequent maar onzichtbaar, en hebben mensen haar uit de uitkomsten gereconstrueerd - en uitkomsten lijken altijd willekeurig wanneer je de randvoorwaarde die ze voortbracht niet kunt zien.

Publiceer de randvoorwaarde. Publiceer de voorrangsregel. Antwoord binnen de termijn die u zelf hebt gesteld. U wijst precies zoveel verzoeken af als voorheen en hoort er veel minder over.